Felles studentsystemNår en søker er ferdigbehandlet med hensyn til generell studiekompetanse, spesielle fagkrav, poeng, kvotespørsmål mv. vil FS automatisk kunne trekke en rekke konklusjoner. Disse går på om søkeren er kvalifisert eller ikke for de ulike søknadsalternativene, hvilke kvotesøknader som skal opprettes for søknadsalternativer hvor søkeren er kvalifisert, og hvilke poengsummer som eventuelt skal tilordnes hver av disse kvotesøknadene.
Fullfør-knappen
Prosessen startes ved at brukeren klikker på knappen Fullfør i samlebildet. I samlebildets vindu Søknadsalternativ vil kvalifisertstatus bli oppdatert med J eller N på de ulike søknadsalternativene. De berørte forekomstene av Person-kompetansekrav og -kompetanseregelverk får en tilsvarende J/N-oppdatering (se omtale av bildet Kompetanse for Person nedenfor), sant at det beregnes poeng og kvoteplasseres. Denne beregner også kvotesvar på grunnlag av svar på søkerspørsmål. Dette gjøres kun for kvotespørsmål med verdi N for automatisk beregning (som skal beregnes av egne algoritmer).
For søknadsalternativer hvor kvalifisertstatus er J vil det også opprettes forekomster av kvotesøknader i bildet Søknad/Kvotesøknad. Man kommer til dette bildet ved å velge Kvotesøknad på overgangsknappen i samlebildet. Da hentes den aktuelle søknaden inn automatisk. Man kan også åpne bildet via menyen og hente fram forekomster ved vanlig søking.
Har man klikket på knappen Fullfør er det også generert en poengsum på de kvotesøknadene som skal ha dette. Poengdata hentes fra personens poeng (bildet Personpoeng eller samlebildets vindu Poeng), Rangeringsregelverket (poengekvivalenstabellen) og summeringsformlene (kvotesumgruppen som er tilordnet kvotetypen/eventuelt kvotene) vil styre summeringen slik at bare de riktige poengtyper blir tatt med i de enkelte summene.
Kort oppsummert gjør Fullfør-knappen følgende:
1: 'Vedlikeholder personkompetanseforekomster...' (FS157.007)
2: 'Beregner høyere utdanningsvekttall ut fra opplysninger i eksamensprotokollen...' (FS156.001)
3: 'Beregner personpoeng...' (FS156.001)
4: 'Beregner kvotesvar...' (FS156.001)
5: 'Beregner fagprofil...' (FS156.001)
6: 'Fordeler søknadsalternativene på kvoter...' (FS157.001)
7: 'Beregner dokumentasjonstatus, komplett og diagnose...' (FS157.001)
8: 'Oppdaterer søknad - ubehandlet dok, ubehandlet resultat, ubehandlet vdg-resultat - alle til N...')
9: 'Oppdaterer søknad - kan saksbehandles til J...')
Hvis fordelingen på kvoter og poengberegning ikke er foretatt når man henter fram en søker, kan dette utføres innenfra bildet. Knappen Fullfør starter de samme prosessene som den tilsvarende knappen i samlebildet, det vil si Kvalifisertstatus, Kvotesøknad og Poengsum mv. blir generert. For å se resultatet av prosessen må man hente fram søkeren på ny i bildet.
Beregne poengsum for en enkelt kvotesøknad og oppdatere poengsummene for en hel søknad
Poengsum for en enkelt kvotesøknad beregnes, eventuelt beregnes på ny, ved å klikke på knappen Beregn Sum Poeng. "Regnestykket" for den aktuelle kvotesøknaden skrives da ut i vinduet til høyre i bildet. Dette er en tekstrapport som genereres under beregningen, men som ikke lagres. Den redegjør i detalj for hvordan poengsummen framkommer som en sum av delsummer (skolepoeng og eventuelle. tilleggspoeng), og hvilke poengverdier som finnes innenfor hver av disse gruppene.
For å oppdatere poengsummene for en hel søknad, det vil si for alle kvotesøknader som denne omfatter, må man altså kjøre "regnestykket" en rekke ganger, en for hver kvotesøknad. Når prosessen startes fra samlebildet utføres beregningen for alle kvotesøknader for en enkelt søker under ett. Det er altså mest praktisk å foreta poengberegningen fra samlebildet.
I Søknad/Kvotesøknad kjører man i praksis poengberegningsrutinen bare når man ønsker å se "Regnestykket" i detalj.
Rutinen FS157.001 Beregning av kvalifisert og kvotefordeling
Det er også mulig å oppdatere kvalifisertstatus, fordele på kvoter og beregne poengsummer for alle søkere innenfor et opptak under ett. Da benytter man rutinen FS157.001 Beregning av kvalifisert og kvotefordeling.
Dette er en kraftig rutine som kan utføre alle de tre prosessene som ble omtalt ovenfor. Kvalifisertstatus kan her beregnes for alle søknader innenfor et kompetansekrav, for ett helt kompetanseregelverk (som kan omfatte flere kompetansekrav) eller bare for et enkelt søknadsalternativ. I praksis bør man markere alle disse tre alternativene når rutinen kjøres.
I tillegg kan rutinen opprette og vedlike forekomster av Personkompetanse (se omtale av bildet Kompetanse for Person nedenfor). Disse forekomstene er en nødvendig forutsetning for at automatikken som gjelder kvalifisertstatus for de ulike søknadsalternativer skal virke.
Rutinen har et valg for å vedlikeholde kompetansemangler. Denne gjennomgår personkompetansekrav-forekomstene og oppdaterer kompetansemangler med verdiene SFA, SNU eller SÆR alt etter om Tilfred-status er N på hhv Spesielle fagkrav, Spes.tillegg.kompkrav og Andre krav (se bildet Kompetanse for Person). Hvis nye data legges inn i fagprofilen slik at søkeren blir funnet kvalifisert på søknadsalternativer/kompetansekrav hvor det ligger mangler, vil dette slette disse manglene.
Kjøring av denne rutinen for et opptak med mange søkere vil ta noe tid. Det anbefales at rutinen startes på slutten av dagen eller på kveldstid, slik at man ikke må vente i arbeidstiden på at den skal gjøre seg ferdig.
De ulike beregningstypene
Valget "Vedlikehold av personkompetanseforekomster" skal det normalt ikke være nødvendig å benytte. Når søkerdata lastes inn (NOM-opptak) eller legges inn i samlebildet vil personkompetanseforekomstene normalt opprettes automatisk. Det er bare hvis noe har sviktet i denne henseende at er det nødvendig å kjøre dette alternativet, f.eks hvis det har vært nødvendig å endre kompetanseregelverk/krav etter at søknader ble lastet inn.
Hvis man i et lokalt opptak registrerer søknader før man definerer og kobler kompetansekrav til søknadsalternativene, er det nødvendig å kjøre rutinen for å opprette personkompetanseforekomstene, før saksbehandlingen starter.
De tre valgene "Beregn kvalifisert .." og valget "Beregn rangeringspoeng for kvote" kan kjøres med jevne mellomrom. Også om saksbehandleren rutinemessig oppdaterer kvalifisertstatus, fordeler på kvote og beregner poengsum (ved hjelp av knappen Fullfør) på de enkelte søknadene kan det være betryggende å kjøre rutinen med visse mellomrom, eller i det minste når all saksbehandling er fullført. Da sikrer man seg at all automatisk oppdatering er gjort før selve samordningsprogrammet for tilbud mv. kjøres.
Det siste valget "Vedlikehold dokumentasjonsstatus og komplettstatus" må tas med når et NOM-opptak nærmer seg avslutning, og de siste filene skal eksporteres til SO. For SO er disse statusene avgjørende indikatorer for at saksbehandlingen er fullført og at data er konsistente.
Alle disse valgene gjør det samme som Fullfør-knappen i Søknad samlebilde NOM. Rutinen kan kjøres med flere avkryssninger på en gang.
Bildet Kompetanse for person
I bildet Kompetanse for person får man oversikt over relevante data og konklusjoner for spørsmålet om en søker oppfyller kvalifikasjonskravene til de studieprogrammene vedkommende har søkt på.
Man kommer til dette bildet ved å velge Kompetanse på overgangsknappen i samlebildet. Søkeren som var framme i samlebildet hentes fram automatisk. Man kan selvsagt også åpne bildet fra menyen og hente fram en søker via fnr. eller søkernr. på vanlig måte.
Bildet viser data som gjelder for ett og ett rangeringsregelverk om gangen, og man kan bla mellom regelverkene ved hjelp av neste og forrige-knappene mv. Bare de kompetanseregelverkene som er aktuelle for søkeren skal finnes som forekomster her.
Registrert fagprofil (avgrenset til det aktuelle kompetanseregelverket), og søkerens søknadsalternativer under det aktuelle kompetanseregelverket, vises i egne vinduer midt i bildet.
I nederste vinduet vises et (eller flere) av kompetansekravene som hører til det aktuelle rangeringsregelverket, og som søkeren er blitt plassert under ved sitt kvalifikasjonsgrunnlag.
I feltene angis hvorvidt kravet forutsetter Gsk og om dette er oppfylt, og om det stilles spesielle fagkrav eller andre krav og hvorvidt søkeren tilfredsstiller disse. To J/N-statuser, hhv i kolonnene FAG og ANDRE, angir hvilke konklusjoner som er beregnet automatisk. Hvis disse av en eller annen grunn ikke er riktige. kan brukeren overstyre disse i de skrivbare feltene til venstre for de beregnede statusverdiene. Manuell overstyring bør bare gjøres i spesielle tilfelle. Hvis automatikken systematisk genererer gale konklusjoner bør man finne og endre årsaken til dette, og ikke bare korrigere konklusjonen.
Hvis alle krav er oppfylt, skal verdien J oppdateres i feltet "Kvalifisert" øverst til høyre i bildet. Dette er kvalifisert-konklusjonen for kompetanseregelverket samlet, og omfatter alle søknadsalternativer vedkommende har under dette regelverket. Denne kan ikke overstyres manuelt: Hvis det genereres gal konklusjon her må man finne og korrigere årsaken til dette, for eksempel på kompetansekravnivået som ble omtalt ovenfor.
Hvis status kvalifisert for kompetanseregelverket beregnes til J, slettes automatisk eventuelle mangelforekomster som måtte være knyttet til regelverket.
På de enkelte søknadsalternativene (som faller inn under regelverket) vil søkeren automatisk få oppdatert en J-eller N-verdi i feltet "Kvalifisert (beregnet-manuell)". Denne statusen finnes i samlebildets vindu Søknadsalternativ og i bildet SøkAlt.
Kompetanse for person opprettes når søknaden blir opprettet. Dersom ikke alt regelverk var på plass når søknaden ble opprettet, kan en kjøre rutinen FS157.001 Beregning av kvalifisert og kvotefordeling med kryss for de øverste 4 valgene for å oppdatere Kompetanse for person. Dette er kun aktuelt for lokale opptak.
Bildet Rangering for Person
Når en søker er ferdigbehandlet for alle aktuelle poengtyper (videregående skole, høyere utdannning, praksis mv.) får man oversikt over alle rangeringsrelaterte opplysninger i bildet Rangering for Person.
Man kommer til dette bildet fra Søknad samlebilde NOM via overgangsknappen og valget Rangering. Den aktuelle søkeren hentes fram automatisk. Man kan selvsagt også komme til bildet via menyen og hente fram en søknad via fnr. eller søkernr. på vanlig måte.
Opplysningene om poeng og søknadsalternativer presenteres her for et rangeringsregelverk om gangen. Man kan bla mellom disse ved hjelp av Forrige- og Neste-tastene.
Poengtypene som hører til et rangeringsregelverk og et kvalifikasjonsgrunnlag vises i vinduet "Poeng gitt rangeringsregelverk og rangeringsgrunnlag" nederst i bildet. Veksler man fra et grunnlag til et annet ved hjelp av pekeren i vinduet "Rangeringsgrunnlag" øverst til høyre i bildet vil mengden av aktuelle poengtyper kunne variere.
Registrert fagprofil og studiepoeng for høyere utdanning - uavhengig av rangeringsregelverk - vil alltid synes i bildet. Søknadsalternativene som faller inn under et rangeringsregelverk synes også i et eget vindu.
Et statusfelt "Ferdigbehandlet" kan oppdateres med J eller N for å markere at all saksbehandling som angår dette rangeringsregelverket er fullført.
I bildet ser man ingen poengsummer, ettersom disse tilordnes de enkelte kvotesøknadene under søknadsalternativene.
Poengsummeringer vises i bildet Søknad/Kvotesøknad (omtalt ovenfor) og i Søknadsalternativ (omtales nedenfor).
Bildet Person opptakstabeller samlebilde - Poeng
Poengtyper kan altså være aktuelle eller uaktuelle alt etter hvilket rangeringsregelverk og -grunnlag man fokuserer på for en søknad. Summen av alle poengtyper som er aktuelle (for alle rangeringsregelverk og -grunnlag søknaden er knyttet til) lagres imidlertid på personen/søkeren i bildet Person opptakstabeller samlebilde - Poeng.
Dette er den "sentrale lagerplassen" for alle poengtyper som tilordnes en person/søknad. Det er herfra de hentes når utvalget av poengtyper som hører til en bestemt kombinasjon av regelverk og grunnlag skal velges ut, og det er herfra poengverdiene hentes når en poengsum for en bestemt kvotesøknad (under et regelverk og et grunnlag) skal beregnes.
Visse poengtyper kan bli oppdatert på personen uten at de blir benyttet til noe. F.eks. vil alders- og kjønnspoeng kunne bli generert og lagret som personpoeng uten at vedkommende har noe søknadsalternativ hvor disse blir benyttet. Av praktiske grunner tar rutinen som genererer disse poengtypene på grunn av fnr. ikke hensyn til hvilke studieønsker den enkelte søker har.