Felles studentsystemGenerelt
Søknader vil ofte være mangelfulle. Manglene kan f.eks.være at bekreftede vitnemålkopier eller andre vedlegg ikke foreligger, eller at bestemte krav ikke er oppfylt. De kan gjelde GSK-søknaden, studieønskene, spesielle fagkrav i denne forbindelse osv. Mangler ved GSK-søknaden og brevløsning for dette er beskrevet i et tidligere avsnitt.
Hvor skal mangler registreres?
Mangler ved søknader som gjelder studieønsker kan registreres i vinduet Mangel i Søknad samlebilde. Mangler i forbindelse med spesielle fagkrav o.l kan registreres i en egen tabell i bildet Kompetanse for person. Innenfor hvert av disse mangelområdene benyttes egne sett av mangelkoder. Ved setting av dok-status til en mangel blir det opprettet søknadsmangel.
Søknad samlebilde, mangel
I bildet Kravelement (Opptak, Kompetanse, Kravelement) ligger definisjoner for hvilke elementer (mangelkoder) som skal benyttes i forbindelse med GSK-søknaden, søknaden som helhet og spesielle kompetansekrav. Tre separate statusverdier angir med J/N hvilken anvendelse de enkelte mangelkodeverdiene har.
Mangler ved søknaden angir generelle mangler som ikke bare gjelder for spørsmålet om studiekompetanse eller spesielle opptakskrav for bestemte studieønsker. De generelle manglene kan f.eks være at vitnemålkopier ikke er vedlagt søknaden eller ikke er attestert, at nødvendige ettersendinger ikke er mottatt osv. For søkere med utenlandsk statsborgerskap regnes manglende oppholdstillatelse, manglende bekreftelse eller oversettelse av utenlandsk vitnemål også som generelle mangler ved søknaden.
Kodeoppslaget i vinduet Mangel begrenser seg til mangelkoder som er reservert for søknaden, i henhold til statusverdiene i bildet Kravelement.
Rapporten FS120.001 Mangelbrev til søker
Når man velger Mangelbrev i overgangsknappen til høyre i samlebildet når en søknad med tilordnede mangler er framme i bildet, vil rapporten FS120.001 Mangelbrev til søker åpne seg, og den aktuelle søknaden hentes inn.
Rapporten kan produsere mangelbrev for GSK-søknad, mangelbrev for søknad eller et mangelbrev som inkluderer begge deler. To avkryssingsruter øverst til høyre angir hvilke varianter som er aktuelle. Når rapporten åpnes via overgangsknapp vil den være innstilt på mangelbrev tilsvarende de mangelforekomster som finnes registrert på søkeren.
Aktuelle mangelkoder presenteres i ett eller to vinduer (ett for GSKmangler og ett for søknadsmangler) til venstre i rapporten, med markering for mangelkoder som allerede er registrert.
Hvis søkeren har godkjent GSK vil mangelvinduet for dette ikke kunne velges. En tekst informerer om at GSK foreligger og derfor er mangler her uaktuelle. Nye mangler kan også registreres under rapportbestillingen, disse vil eventuelt bli oppdatert i vinduet Mangel (eventuet i GSK-bildets mangeltabell) når rapporten skrives ut.
Funksjonaliteten med hensyn til journalføring, merknadstekst, dato og adressevalg er ellers lik det som ble beskrevet i forbindelse med Gsk-mangelbrev i et tidligere avsnitt.
Ved utsending av epost eller brev oppdateres brevdato på mangelen.
FS111.001 Mangelliste - søkere
Registrerte mangler på søknader kan listes ut ved hjelp av rapporten FS111.001 Mangelliste - søkere.
Rapporten skriver ut en linje for hver mangel for hver søker, og angir om det gjelder søknaden eller Gsk-søknaden, og eventuelt dato for utsendt mangelbrev. En kan krysse av for om kun egne mangler skal vises
Når mangelbrev sendes ut forventer man en reaksjon fra søkeren, ved f.eks at etterlyst dokumentasjon sendes inn, eller på annen måte. Noen mangelbrev fører ikke til noen reaksjon, og saksbehandlingen kan da ikke videreføres.
Hvis dokumentasjonen bringes i orden, slettes mangelen. I brevjournalen hvor det utsendte brevet er lagret, finnes et eget felt for registrering av dato for Mottatt svar.
FS111.002 Ubesvarte mangelbrev
Rapporten skriver ut mangler og saker hvor det ikke foreligger noen reaksjon fra søkeren.
Brukeren kan velge om rapporten skal vise alle mangler for det aktuelle opptaket, eller bare dem det er knyttet et brev til.
Rapporten skriver ut søkeren med fnr, navn og registreringsnr, mangelkoden(e), om mangelen gjelder Gsk eller søknaden, dato for sendt mangelbrev og brevets journalnr.
Hvis mangelen slettes eller hvis det registreres en dato for svar på mangelbrevet, fanges forekomstene ikke opp av rapporten.
I tillegg til de to "mangelområdene" Gsk-søknad og Søknad, finnes det et mangelområde som gjelder Spesielle krav, det vil si spesielle fagkrav eller andre krav for opptak til visse studieprogrammer.
De spesielle kravene varierer fra studieprogram til studieprogram. Som regel, men ikke alltid, kommer de i tillegg til Gsk-kravet. For flertallet av de studiene gjelder bare Gsk-kravet uten tilleggskrav.
Kompetanse for Person
Når en søker til et studieprogram med spesielle krav ikke oppfyller kravet kan dette registreres som en egen mangelforekomst i bildet Kompetanse for Person.
Man kommer til dette bildet ved å velge Kompetanse på overgangsknappen i samlebildet. Bildet åpnes og søknaden som er framme i samlebildet hentes inn automatisk.
Forekomstene i dette bildet identifiseres ved kombinasjonen av Person og kompetanseregelverk. Hvis flere studieprogrammer har et felles kompetanseregelverk vil en søker som ikke oppfyller kravene til ett av studieprogrammene selvsagt heller ikke oppfylle kravene til de andre.
Mangler med hensyn til spesielle opptakskrav knyttes derfor til en slik forekomst av "Person-kompetanse". Mangelforekomsten(e) registreres i et eget vindu i bildet.
Vanligvis behøver brukeren ikke foreta manuelle oppdateringer her, mangelforekomstene genereres automatisk ut fra registrerte data i vinduet Fagprofil, når Fullfør-knappen aktiveres, eller når kvalifisert-status beregnes ved hjelp av rutinen FS157.001 Beregning av kvalifisert og kvotefordeling .
Når det er Spesielle fagkrav som ikke er oppfylt, genereres mangelkoden SFA (Spesielle fag mangler). Er det Andre spesialkrav som ikke er oppfylt, benyttes koden SÆR (Særkrav mangler).
For søkere med utenlandsk bakgrunn vil det bli benyttet egne mangelkoder hvis de ikke oppfyller de spesielle fagkravene i norsk, f.eks. SNU (Oppfyller ikke norskkrav for utlendinger).
Det er enighet om ikke å spesifisere enkeltfag som mangelforekomster. Ofte består de spesielle opptakskravet av en rekke alternative fag, slik at en mangelkode som spesifiserer hva søkeren mangler ville måtte inneholde en liste av alternative måter å oppfylle kravet på.
Flere brevløsninger kan være aktuelle for dette mangelområdet. En aktuell individuell løsning vil være å legge inn et nytt valg for "Komp.regelverk" i FS120.001 Mangelbrev søkere, slik at mangelkodene dette området filtreres inn i rapportvinduet, og ellers med samme funksjonalitet som den nåværende rapporten har. Denne løsningen er foreløpig ikke laget (mars 2001).
FS120.002 Avslagsbrev - søkere med manglende fagkrav
En løsning for masseproduksjon av mangel- og avslagsbrev pga manglende spesielle fag- og andre krav er laget, FS120.002 Avslagsbrev - søkere med manglende fagkrav. Dette er en kombinert rapport- og brevløsning som plukker ut søkere som har fått en eller flere Person-kompetansemangler av typen SFA, SNU og SÆR innenfor et opptak.
Rapporten bestilles for et opptak. Man kan velge om den skal omfatte alle søknadsalternativer, eller begrenses til noen av disse. Velger man begrensing kan opp til 5 ulike alternativer spesifiseres.
Rapporten kan begrenses til bare dem som ikke allerede har fått dette mangelbrevet, den kan altså kjøres i flere omganger ette hvert som nye mangler kommer til under saksbehandlingen.
Rapporten skriver ikke ut brev til søkere hvor søknaden er annulert, trukket eller bortfalt.
Når rapporten er prøvekjørt og de ønskede brevene kommer ut, kan man markere for oppdatering av at brev er sendt. Dato for dette registreres da i bildet Kompetansekrav, mangelvinduet.
Rutinen skriver ut alle søkerne som oppfyller utplukkskriteriet med fnr og navn (fnr kan slås av og på på vanlig måte). For hver søker oppgis hvilke av de aktuelle søknadsalternativene vedkommende har søkt på, hvilke spesielle fagkrav som stilles for disse, og hvilke resultater som er registrert på vedkommende i fagprofilen. Hvis to eller flere søknadsalternativer deler på et kompetansekrav vil begge gjengis, men kravet bare presenteres en gang.
De spesielle fagkravene presenteres i rapporten og brevet ved den teksten som er knyttet til kompetansekravet (se bildet Kompetansekrav). Det forutsettes altså at denne inneholder en korrekt beskrivelse av kravene, beregnet for tilbakemelding til søkere.
Hvis søkeren har utenlandsk bakgrunn (kvalgrunnlag NUB) og det er koblet tilleggskrav i norsk til de aktuelle kompetansekravene presenteres også teksten som beskriver tilleggskravene i norsk umiddelbart under teksten for hovedkravet. Det kan være praktisk å legge inn en innledende tekst før tilleggskravteksten, f.eks. "Tilleggskrav for søkere med utenlandsk bakgrunn:..". Dette vil gjøre presentasjonen av det samlede kravet mer leselig for mottakeren.
Alle fagprofilradene hvor det er registrert J- eller N-resultater skrives ut, også for kravelementer som ikke hører inn under de kompetansekravene som er aktualisert av de oppgitte søknadsalternativene. Hvis ingen resultater er registrert i fagprofilen vil en melding om dette skrives ut.
I menyraden finnes det for denne rapporten en ekstra trykknapp med vekselvis et brev- og rapportikon, alt etter om man har rapporten eller brevforekomstene oppe i bildet.
FS120.002 Avslagsbrev - søkere med manglende fagkrav (brevet)
En søker i rapporten er alltid markert med farve, markeringen flyttes fra søker til søker ved hjelp av skrivemarkøren. Når man klikker på knappen med brev-ikonet vil selve brevet til den markerte søkeren åpnes i rapportvinduet.
Brevet benytter brevtyper med brevmal KOMPMANG. Se dokumentasjon for brevmodul for avsnitt og innlegging av tekster.
Søkeren får altså et brev som varsler om at vedkommende ikke oppfyller de spesielle kravene som gjelder for de aktuelle studieønskene, hvilke krav dette er og hvilke egne resultater som er registrert (i fagprofilen). Søkerene må selv sammenligne krav og resultater for å finne ut hva uoverenstemmelsen består i.
For NOM-opptak vil SO (Samordna Opptak) få overført Spesielle kravmangler. SO vil også benytte disse som begrunnelse i brev når det gis avslag fordi søkeren ikke oppfyller spesielle krav.