18 Lister over søkere til studieprogram

Oversikt over mengden av søkere for et opptaksprogram, til en bestemt studietype mv., kan kjøres ut ved hjelp av ulike rapporter.

En sentral rapport blant disse er den generelle søkerlisterapporten FS101.001 Søkerliste .

Rapporten bestilles for et opptak og for alle søknadstyper som hører inn under dette, eventuelt bare for en enkelt av disse søknadstypene.


FS101.001 Søkerliste

Rapporten skriver ut søknader registrert i en bestemt periode. For å få med alle søknader til et bestemt opptak må registreringsperioden settes så vidt at alle fanges opp.

Brukeren kan begrense rapporten til bare å ta med de søknadsalternativer som hører inn under et bestemt rangeringsregelverk og/eller et bestemt kompetanseregelverk, til de som har en bestemt søknadsstatus eller dokumentasjonsstatus, eller til de hvor det finnes en bestemt kvotesøknad. Default valg er ALLE på disse fem dimensjonene.

Rapporten viser kun fram de kvalifikasjonsgrunnlag som er knyttet til gitt søknad.

Videre kan utvalget begrenses til bare de søknadene som gjelder egen institusjon, til bare de som brukeren er saksbehandler for (via FS-brukerens saksbehandlingsintitialer), til bare de søknadsalternativene som søkeren har prioritert først, til bare utenlandske eller ikke-utenlandske søkere og til bare kvalifiserte eller ikke-kvalifiserte søkere. Default valg for de to siste dimensjonene er "både-og".

Personpoeng hentes fra registrering gjort av saksbehandlende institusjon, ikke egen institusjon. Dersom saksbehandlende institusjon er annen enn egen institusjon, vil koden for opptaksorganet vises fremst i listen over personpoeng.

En kan angi hvilke grupper av søkere som skal tas med i rapporten: Tilbud, ja-svar, møtt. Ubesvart-Tilbud og Ubesvart-Alle (som betyr Tilbud og Venteliste).

Ved å markere i feltet "Kun forh.løfte" (Vis-rammen) begrenser man listen til bare de som skal vurderes for forhåndsløfte (har verdi i feltet Tidligopptak).

Rapporten kan også bestilles for søknadsdata som er overført til historikken og som ikke lenger er tilgjengelig i de ordinære skjermbildene. Dette skjer ved at man markerer i feltet "Fra historikk".

En kan velge om en vil kjøre rapporten for realkompetansesøkere eller ikke, ved å velge JA/NEI/UANSETT i feltet Realkompetansesøker.

Fnr og Journalnr kan slås av og på etter at rapporten er kjørt ved å krysse av for dette.

Adressen til søkeren kan fås med i rapporten via den generelle adressevalgfunksjonen som man aktiverer ved å klikke på brevikonet. Søkerens svaradresse som første prioritet og hjemstedsadressen som andre er det "riktige" valget i de fleste tilfelle. Hvis adressen er valgt kan denne også slås av og på etter at rapporten er kjørt, ved å krysse av for dette.

Hvis en markerer vis-valget "Kun med merknad" vil en få ut rapport over alle søkere hvor det er skrevet noe merknadsfeltet.

Hvis en markerer vis-valget "Merknad - søknadsweb", så vil rapporten vise fram den friteksten som søkeren har lagt inn på søknadsweb.

Hvis en markerer vis-valget "Studierett" så vises informasjon om søkerens aktive studierett.

Rapporten skriver ut fnr, navn, søkernr, J/N for mottatt følgeskjema, år-termin for registrert generell studiekompetanse, registrert kvalifikasjonsgrunnlag og registrerte personpoeng (atomisk poengklasse, -variant og -verdi). Poengene kan begrenses til bare de som er aktuelle for søknadsalternativene, ved å markere i feltet "Kun studieprogrammets poeng".

Videre skriver rapporten ut de aktuelle søknadsalternativene (institusjon og studietype) for hver søker, og for hvert alternativ angis opptaksorganet, prioritetsnr, søknadsstatus, komplettstatus, kvalifisertstatus, tilbudsgaranti, tilbudsstatus og opprettede kvotesøknader.

Ved hjelp av den generelle "filtrer-funksjonen" som finnes for alle FS-rapporter kan brukeren foreta en rekke spesifikke utplukk innenfor rammen av de opplysninger som er tatt med. Ved å filtrere ut f.eks. bare dem som har verdien J på kvalifisert-status får man fram bare kvalifiserte søkere, ved å filtrere ut bare dem som har verdien I eller S på tilbudsstatus får man fram de som har fått tilbud om studieplass osv.

Søkerlisterapporten FS101.001 passer ikke godt når man vil vise søkerne til et søknadsalternativ rangert, det vil si sortert etter summen av de poeng søkerne konkurrerer med i de ulike kvotene.

For dette formålet er det laget en spesiell rapport, FS101.002 Rangeringsliste søkere . Denne kjøres bare for ett oppgitt søknadsalternativ, og presenterer kvotesøknadene for det aktuelle søknadsalternativet i egne kolonner. Rapporten lister kun poeng for kvalifiserte søkere.


FS101.002 Rangeringsliste søkere

Rangeringsrekkefølgen vil kunne variere alt etter hvilken kvotesøknad man sorterer etter. En søker med mange tilleggspoeng vil f.eks. komme høyere opp på listen i kvoter hvor tilleggspoeng tas med i poengsummen, enn i en kvote hvor slike poeng ikke teller.

Brukeren må derfor velge hvilken kvotesøknad sorteringen skal gjøres etter. Søkerens poengsum i de øvrige kvotene vil alltid skrives ut i rapporten, men bare en kvote vil være sortert etter fallende poengsum til enhver tid.

Brukeren må selv velge sorteringsrekkefølge, det vil si om søkerne skal presenteres stigende eller synkende rekkefølge. Rapporten velger ikke dette selv, f.eks. i henhold til hva som er angitt på kvoten eller på kvoterang-verdien som inngår.

En annen generell oversiktsrapport over søkere til bestemte studieprogram er FS101.003 Søkerliste - Ulike utplukk .

Denne kjøres for alle eller ett enkelt studieprogram, eventuelt for en bestemt studietype (flere institusjoner) eller for et bestemt kompetanseregelverk.

Brukeren kan her spesifisere om utplukket ønskes for alle søkere, eller begrenses til å gjelde bare dem som har fått tilbud, til dem som også har takket ja, og til dem som også har møtt fram ved studiestart, Ubesvart-Tilbud og Ubesvart-Alle (som betyr Tilbud og Venteliste).

I  rapporten kan en også velge hvilken  opptaksrunde (en eller alle) den skal kjøres for.

Utplukket kan også begrenses til bare kvalifiserte søkere, eller til alle uansett kvalifisert-status.

 

FS101.003 Søkerliste - ulike utplukk
FS101.003

Videre kan utplukket avgrenses til kun å gjelde søknader til egen institusjon (aktuelt f.eks. når man kjører rapporten for alle søknadsalternativer), til kun de søknader man har B-rollen for, til kun en enkelt søknadskvote eller til kun ett enkelt kvalifikasjonsgrunnlag.

Også denne rapporten kan kjøres med utplukk fra søknadshistorikken. Dette velges ved å markere i feltet Fra historikk.

Primært hentes kontaksadresse og sekundært hentes hjemstedsadresse. Fødselsnr og journalnr kan slås av og på etter at rapporten er kjørt.

Rapporten skriver ut en rad for hvert søknadsalternativ/kvote, med søkerens navn, søkernr og ev. fnr, søknadsalternativet, kvalifisertstatus, eventuelle tilbudsgarantier fra institusjonen eller fra SO, ev. Tilbududsgaranti_T, kvalifikasjonsgrunnlaget, kvoten, poengsummen, eventuelt ventelistenr, samt GSK-grunnlag (inkl. skolebakgrunn) og studentgrunnlag.

GSK-grunnlag hentes også fra søknadsorgan.

Rapporten viser kun fram de kvalifikasjonsgrunnlag som er knyttet til gitt søknad.

Dersom en ønsker å få frem søkere med bestemte kvalgrunnlag kan en markere for kvalifikasjonsgrunnlag og da kan en angi inntil 3 kvalifikasjonsgrunnlag.

Ved å markere for Kravlement kan det angis om det ved rapportkjøring skal kontrolleres om søker har bestått et gitt kravelement. Det kommer da frem i rapporten om den enkelte søker har bestått dette eller ikke. I uttrekket kan det velges å kun få frem beståtte, ikke beståtte, eller begge deler.

Rapporten tar med kolonner for statsborgerskap (viser landkode).

En kan markere Mangler grl. for å få fram i rapporten de som mangler GSK eller studentgrunnlag.

Hvis en markerer vis-valget "Studierett" vises søkerens aktive studierett.

Rapporten FS102.001 Søkerliste - spesielle opptakskrav er laget for å liste ut søknader til studieprogrammer hvor det gjelder spesielle opptakskrav.


FS102.001 Søkerliste - spesielle opptakskrav

Det bestilles for et opptak og en enkelt studietype.

Utplukket kan begrenses til å gjelde et enkelt kompetanseregelverk, J/N med hensyn til mottatt følgeskjema (utplukk JA-svar, møtt, tilbud), kvalifisertstatus, Gsk og med/uten fagprofil-opplysninger.

Den skriver ut fnr, navn, søkernr, diverse statusverdier, kompetansekravet, eventuelt registrerte mangelkoder, fagprofilopplysninger og eventuelt Gsk-informasjon.

Rapporten FS101.004 Søkerliste - kvotesvar er laget for å gi oversikt over hvordan søkere fordeler seg med hensyn til kvotespørsmål og svar, kvoteplassering mv.

Rapporten bestilles ved at man oppgir en opptakskode og et opptaksstudieprogram.


FS101.004 Søkerliste - kvotesvar

Rappporten kan kjøres for et opptaksstudieprogram eller alle innenfor et opptak. Den tar med alle søkere en selv har B-rolle for.

Rapporten skriver ut søkernes fnr og navn (fnr kan slås av og på på vanlig måte), journalnr, (som også kan slås av og på), søkernr, poststed og kommunekode, alle kvotespørsmål med svarstatus, kvalifisertstatus og kvoteplassering med poengsum.

Ny parametre i nedtrekkslisten er Alle og Manuell. Ved å velge Manuell vil rapporten vise alle som må beregnes manuelt. En kan også velge et bestemt kvotespørsmål.

En søker med J som svar på et bestemt kvotespørsmål og J som kvalifisertstatus skal også være plassert i den tilsvarende kvoten. Dette kan inspiseres direkte på utskriften.

I rapporten FS101.010 Søkerliste - arkivinformasjon får en liste over alle søkere til ett opptak som kan arkiveres.


FS101.010 Søkerliste - arkivinformasjon

Rapporten viser navn, søkernr, om følgeskjema er motatt, dokumentasjonsstatus, kvalifikasjonsgrunnlaget, om det er kryss for REA-søker og eventuell gsk-konklusjon.

Søkere som ikke kan poengberegnes er en spesiell gruppe som må vurderes og "rangeres" pga andre kriterier enn flertallet av søkere. I NOM-opptak samles slike søkere under grunnlaget HUP (helt uten poeng).

En egen rapport FS104.002 Søkerliste - HUP'ere er laget for å fange opp slike søkere og for å presentere relevante opplysninger for denne gruppen.


FS104.002 Søkerliste - HUP'ere

Rapporten skriver ut alle søkere med grunnlaget HUP for hvert søknadsalternativ i det aktuelle opptaket, med sideskift for nytt søknadsalternativ.

En kan velge utplukk Kun søkere endret etter for kun å få søkere som er endret etter en bestemt dato.

Slike søkere vil normalt være saksbehandlet i bildet Spesiell søknad og hver være plassert i en bestemt søkerkategori. Denne gjengis i rapporten, pluss verdi for Dok.status og en J/N-indikator for søknadsmangler.

Rapporten FS101.007 Søkerliste - K-rolle gir en oversikt over alle søkere en har K-rolle for. K-rollen behandler søknader med tilleggskrav.


FS101.007 Søkerliste - K-rolle

Rapporten viser navn, søkernr., studieprogram, om tilleggskrav er oppfyllt og hvem som har B-rollen.

Emneord: fs101.001, fs101.002, fs101.003, fs102.001, fs101.004, fs101.010, fs104.002, fs101.007
Publisert 27. feb. 2014 13:15 - Sist endret 29. mars 2022 18:49