Felles studentsystemFor utenlandske søkere og for søkere som kvalifiserer seg pga nordisk utdanning, Steinerskole, IB mv, eller som søker å bli tilkjent Realkompetanse, kan man registrere en rekke data i tillegg til de "standarddata" som finnes i Søknad samlebilde/Søknad samlebilde NOM og i bildet Gskvedtak/fagprofil.
Søknad samlebilde NOM har også noen undervinduer som viser data for forekomstene i Spesiell søknad. I vinduet SV vises noen av de sentrale konkluderende data for spesielle søknader, og vinduet SpesVurd viser søknadsalternativene med de spesielle tilleggsopplysningene som hører til disse.
Om man vil benytte frittstående bilder, samlebildets vindu eller spesialbildet for å registrere de spesifikke dataene for disse søkere er et rent praktisk spørsmål.
Bildet Spesiell søknad
Det generelle bildet har en felles, øvre del og rekke undervinduer. Bildet viser fram noe søknads- og personinformasjon, i tillegg inneholder det mange datafelter.
Tekst som legges inn i Merknadsfeltet Vurdering-intern kommer med i rapporten FS.107.001 Spesialbehandlede søkere - personrapport.
I rammen Oppsummering kan man med poengverdier (ikke tekst) sammenfatte søkerens faglige nivå mv. Feltet Fagnivå overføres til SO som Rangeringstall HUP.
Her er også et statusfelt "Lag rapport". J her fører til at det kan lages brev.
I feltene Egenmeld, Spes.erkl angir man med J/N om hhv egenmelding og spesialisterklæring foreligger. I feltet Land utd. Tekst kan man angi en landkode som inneholder tekst om landets utdanningssystem i bildet Land og feltet Utdanningssystem tekst.
En egen ramme Gsk inneholder de sentrale Gsk-opplysningene, som i Søknad samlebilde.
Feltet "Studentgrunnlag" oppdateres i stedet for Gsk-data hvis søkeren blir kjent kvalifisert på annet grunnlag enn Gsk, f.eks realkompetanse.
Når man henter opp en søker hentes også alle kravelementer som personen har og relevante kravelement og kjernefag (det vil si kravelementer som er markert at de skal inn i bildet Spesiell søknad).
Undervinduene
To av undervinduene er beregnet for opplysninger som andre saksbehandlingsorganer har lagt inn, og som utveksles via SO. Dette gjelder vinduene Persontekst og BehAndre (hhv søknads- og GSK-relaterte data). Her kan dataene bare leses, ikke redigeres. Saksbehandlingen ellers skjer i bildets øvre del, og i vinduene Profil, Praksis, Steiner, Spesv (de enkelte søknadsalternativene) og Utd.
Undervinduet Persontekst
I bildet Spesiell søknad - Persontekst vises opptaksorgan, år-termin og vurderingen som opptaksorganet har gjort.
Spesielle søkere vil falle i ulike kategorier, foruten rene utlendinger vil det være en gruppe sk "fornorskede" utlendinger, og norske søkere som av ulike grunner skal gis spesiell behandling. I feltet "Søkerkat" plasserer man ulike spesielle søkere i de kategoriene de hører hjemme i.
Forekomstene i dette bildet vil i de fleste tilfelle bli opprettet automatisk. Følgende mekanismer gjelder:
Når man masseregistrerer følgeskjema ved hjelp av bildet "Mottak av følgeskjema" vil det for alle søknader med kryss X fra SO i feltene "Utenl. Utd", "Steiner" eller "Realkompetanse" genereres automatisk forekomst av Spesiell søknad, med kategori hhv UTENLANDSK, STEINER, eller REA.
Videre vil forekomster med kategori-verdi "UKJENT" opprettes automatisk når kvalifikasjons-grunnlag HUP, PRA, REL eller REA oppdateres for søkeren. (for REA vil forekomstene som regel være opprettet allerede med kategori REA pga Realkompetanse-kryss og masseregistrering av følgeskjema).
Undervinduet Profil
I vinduet Profil registreres opplysninger om enkeltfag fra videregående skole (fag med J for spesiell søknad i Kravelement. For hver rad må man som minimum oppdatere J for bestått, karakterverdier for standpunkt og eksamen kan eventuelt også angis. Hvis karakterverdier registreres, kan man også få fram et snitt av disse i bildets øvre del, både for alle enkeltfag og for de som utgjør "kjernefag". Snittverdiene beregnes automatisk ved hjelp av knappen Bsnitt. Hvis man ikke har registrert karakterer for enkeltfag, kan man likevel registrere snittverdier manuelt i de to skrivbare feltene "Alle" og "Kjerne".
Undervinduene Praksis og Utd
I vinduene Praksis og Utd registreres opplysninger om søkerens praksis og utdanning som kan ha betydning for vurderingen.
Praksis registreres med en rad for hver type praksis søkeren har, praksistype og Dato fra er påkrevde opplysninger, Dato til prosent heltid, varighet, relevant-status, inngår i Gsk-status kan registreres etter behov, pluss en merknadstekst.
Ved nyregistrering av praksis blir de generert løpenr.
Det er laget en knapp Timereg med en dialog for å beregne sum varighet ut fra de enkelte varighetene og heltidsprosenter. Varigheten blir omregnet til mnd. Normert antall timer pr. mnd må registreres første gang funksjonen brukes.
En kan registere varighet med ønsket benevning i bildet. En må da passe på at en legger inn samme benevning på alle varighetene, slik at en oppgir alt enten i uker, måneder eller år.
Dersom % av heltid overstiger 100 for en periode, kommer det et rødt utropstegn ved siden av feltet. Tooltip for feltet gir en varselmelding når musepekeren holdes over utropstegnet. Prosenttall av heltid må være mellom 0 og 100 for en rad.
Summeringen viser nå tall både for relevant praksis og all registrert praksis.
Registrere søkerens utdanning
Søkerens utdanning registreres med en rad for hver type utdanning søkeren har, utdanningstype og Dato oppnådd er påkrevde opplysninger. Karaktersnitt, vekting, varighet status for inngår i GSK og merknadstekst kan registeres etter behov.
Hvis søkeren har utdanning fra en Steinerskole kan man i undervinduet Steiner legge inn data om en rekke spesielle fag og karaktervurderinger i egne felter.
Undervinduet SpesSøk
I undervindu SpesSok kan intern og ekstern vurdering oppdateres for den enkelte søknad. Disse feltene ligger i også i Søknad samlebilde - Hele. I dette undervinduet vises også vurdering fra søknadshistorikk.
I undervinduet SpesSokAlt (vist ovenfor) registreres data om det enkelte søknadsalternativet, hvor man kan tilordne hvert alternativ et poengtall, et nivåtall, vurdering, vedtaksforslag og vedtak mv.
Oppsummerende beskrivelse, vurdering og anbefaling av spesielle søkere kan gjøres i bildets øvre del, i tekstfelter avsatt til dette. I tillegg til dette kan man i rammen Oppsummering registrere poengtall og tallmessige uttrykk for søkerens faglige og personlige nivå.
Ulike institusjoner har noe forskjellig praksis med hensyn til hvordan slike spesielle søknader skal behandles. Ved noen institusjoner behandles søknaden og de enkelte søknadsalternativene (studieønskene) under ett, av en og samme saksbehandler. Ved andre kan f.eks Gsk-delen og de enkelte søknadsalternativene behandles av ulike enheter eller saksbehandlere.
Overgangsknapper
Fra Spesiell søknad kan man bevege seg til andre bilder og rapporter ved å klikke på knapper plassert øverst til høyre i bildet:
Knappen GSK Søknad fører til bildet Behandling av generell studiekompetanse som er beskrevet ovenfor.
Knappen Fagprofil fører til undervinduet ved samme navn i Søknad samlebilde.
Knappen Søkn.alt spes fører til bildet Søknadsalternativ spesiell vurdering, som er et frittstående bilde for søknadsalternativene til en spesiell søker, tilsvarende undervinduet Spesvurd i Spesiell søknad og Spesv i Søknad samlebilde NOM. (Undervinduet SpesVurd i Søknad samlebilde NOM blir farget grønn dersom det eksisterer rader, og blå dersom minst en rad har verdi for et av spesiell-vurderingsfeltene). I dette bildet spesifiseres et opptak i det øvre vinduet, slik at man bare får fram spesielle søknadsalternativer for en person for et opptak om gangen. I bildet Spesiell søknad er det ikke en slik opptaksvariabel, slik at alle søkndsalternativer presenteres samlet, også om de skulle høre til ulike opptak.
Knappen Søknalt.tekst åpner bildet SøknadsalternativTekst, hvor det er mulig å knytte en mange-til-en tabell av tekstmerknader til de enkelte søknadsalternativ. Dette tekstfeltet kan brukes når tilbudsgaranti gis til søkere med realkompetanse, når institusjonen vil spesifisere eventuelle begrensinger knyttet til tilbudet, f.eks at det gjelder bare ett eller noen enkeltfag. Teksten formuleres som en melding til søkeren. Den vil bli eksportert til SO og tatt inn i tilbudsbrev derfra. Teksttypen må være TIL for at den skal bli tatt med av SO i tilbudsbrevet. For de søkere som ikke får tilbud kan en legge inn en tekst, og da bruke teksttype AVS i NOM-opptaket. AVSlagsteksten blir brukt enten søkeren er kvalifisert eller ikke. Begrensinger i studierett vil trolig bli vanlig for REA-søkere, når søknadsalternativet omfatter mange fag og søkerens realkompetanse kanskje ligger innenfor ett eller noen få fag. Hver tekstmerknad kan være på opptil 2000 tegn, og hver merknad identifiseres med en kode. Hvis flere merknader registreres, må det benyttes ny kode for hver.
Hvis en ønsker å bruke standard tekster kan en trykke på knappen Std.tekst og et nytt vindu Standard tekst åpner seg etter man legger inn ny rad i underbildet Tekst.
I dette vinduet dobbeltklikker en på den teksten man ønsker. Teksttypen blir ikke overført, så den må en velge separat etterpå. En kan velge flere tekster som settes sammen til den ønskede teksten.
Standardtekstene defineres og legges inn i bildet Tekstalternativ. Tekstene kan skrives på bokmål, nynorsk og samisk og hver tekst kan være på inntil 1000 tegn.
Utenlandske søkere
Søknad samlebilde har et underbildet for utenlandske søkere, Utl. Vinduet finnes også som frittstående skjermbilde, Utenlandsk person samlebilde.
I bildet og tilhørende rapporter kan man legge inn data om når utenlandske søkere ankommer Norge, både av bolig- og oppholdstillatelseshensyn.
Søkere som ber om å blir vurdert spesielt og på individuelt grunnlag
Det hender at søkere som ellers ville blitt behandlet på "normal" måte, f.eks. rangert etter skole- og tilleggspoeng, ber om å blir vurdert spesielt og på individuelt grunnlag. Det kan f.eks være at søkeren har utdanning eller bakgrunn som er spesielt relevant for bestemte studietyper, og som ikke ville gi tilstrekkelig uttelling hvis den bare ble regnet om til poeng og studiepoeng på standard måte.
Hvis opptaksenheten imøtekommer søkerens ønske om spesiell behandling og vurdering av søknaden kan den opprette en forekomst av denne i bildet Spesiell søknad, og legge inn de data som er nødvendige og relevante for saksbehandlingen i dette bildet, som vist ovenfor. Hvis ønsket om spesialbehandling gjelder bare ett eller noen av søknadsalternativer kan den relevante informasjonen oppdateres i bildet Søknadsalternativ Spesiell Vurdering, som vist ovenfor.
I bildene Søknadsalternativ (Alle opplysninger) og i Søknad samlebilde, vinduet SøkAlt finnes to felter som må oppdateres for søkeren som finnes som spesiell søknad, spesialgrunnlagsstatus (rammen Spesielt grunnlag, feltet "Status") og Tilbudsgaranti_T, (feltet "Tilbud").
Spesielt grunnlag har som lovlige verdier (kodebildet Spesieltgrunnlagstatus i kodemodulen, Opptak) Ø (søker ønsker spesiell vurdering), F (ferdig) og R (rettet).
Tilbudsgaranti_T har som lovlige verdier (kodebildet Tilbudsgaranti_T, i kodemodulen, Opptak) AVS (Avslag på opptak utenom poengreglene) og SPE (Opptak utenom opptakskonkurranse) og ANN (annullert).
Hvis opptaksenheten innstiller søkeren for tilbud på et søknadsalternativ (SPE) betyr ikke dette at søkeren nødvendigvis vil få dette tilbudet. Tilbud tildeles av SO gjennom en vanlig samordningsprosess, og et tilbud fra opptaksenheten vil falle bort hvis søkeren også får tilbud på et høyere prioritert studieønske.
Rapporten FS103.001 viser søkerliste for søkere med spesielle vilkår. Møttstatus er inkludert som parameter til rapporten, og inkludert som kolonne i bakgrunnsdataene for rapporten. En kan dermed filtrere på denne om den kjøres for ALLE møttstatuskoder.
Rapporter
FS107.001 Spesialbehandlede søkere
Knappen FS107.001 på bildet Spesiell Søknad fører til rapporten FS107.001 Spesialbehandlede søkere. Når man går fra bildet til rapporten via denne knappen kjøres rapporten automatisk for den aktuelle søkeren man hadde framme i bildet. Man kan selvsagt åpne rapporten fra menyen, fylle inn fnr og andre parametre og kjøre den på vanlig måte.
Rapporten bestilles for et bestemt opptak, og den kan kjøres for en enkelt søker eller for grupper av søkere. Den har ingen faste bestillingsparametre for slike grupper. Svært mange utplukksparametre kan være aktuelle når man ønsker utskrift for flere spesielle søkere samtidig. Derfor kan rapporten bestilles for en fnr.fil som man kan lage selv ved å søke på vilkårlige felter i f.eks Spesiell søknad og lagre utplukket som datafil.
Kjører man rapporten med inputfil vil fnr. fra filen komme til syne i det øvre vinduet som en bekreftelse på hvilket utplukk rapporten vil benytte. Også et enkelt oppgitt fnr. vil bekreftes på samme måte.
Rapporten skriver først ut søkerkategori, saksbehandler, søkernr, fnr. og navn og Gsk-grunnlag for søkeren.
En "felles" oppsummering med tekst for Bakgrunn, Vurdering og Anbefaling, pluss eventuelle Poengtall og tallindikatorer for Faglig, Personlig og Samlet nivå utgjør neste avsnitt i rapporten.
Deretter presenteres opplysninger om kjernefag og fag ut over dette i videregående skole som er registrert i søkerens "Fagprofil".
Så følger opplysninger om utdanning, oppnådde studiepoeng og praksis som ikke inngår i Gsk-vurderingen.
Summeringen av praksis gir to tall, relevant praksis og totalsum.
Til slutt gjengis eventuelle oppsummerende vurderinger som måtte være gitt for de enkelte søknadsalternativene.
I rapportvariant REA har informasjonen byttet litt på plasseringen.
FS104.001 Søkere som ønsker spesiell vurdering
Søkere som er registrert med ønske om spesiell vurdering kan listes ut ved hjelp av rapporten FS104.001 Søkere som ønsker spesiell vurdering.
Denne rapporten kan kjøres for et opptak under ett eller ev. for et søknadsalternativ. Man kan velge om alle søknader skal gjennomgås, eller om bare søknader med skolepoeng skal tas i betraktning.
Rapporten skriver ut alle som er registrert med ønske om spesiell vurdering, dvs søkere som har X i kolonnen Spesielt grunnlag/Ø. spesvurd på ett eller flere søknadsalternativer (bildet Søknad samlebilde/SøkAlt). Den tar med fnr. (kan slås av og på), navn, søkernr, (alt. journalnr.), søker-kategori (fra spesiell søknad) og forekomst av skolepoeng (J/N). Den kan også skrive ut søkerens studieønsker hvis brukeren krysser av for dette. Studieønskene skrives ut med opplysning om prioritet og kvalifisertstatus, i prioritert rekkefølge.
FS107.002 Spesielle søkere
Rapporten FS107.002 Spesielle søkere er en enkel oversiktsrapport som lister ut alle søknader som er registrert i bildet Spesiell søknad.
Rapporten bestilles for et bestemt opptak og ev. en bestem søknadstype. Den tar med fnr, navn, søkernr., søkerkategori, info om siste utskrift og GSK-opplysninger.
I og med at den tar med søkerkategorier og GSK-data egner seg den som oversiktsrapport for mengden av spesielle søkere man har innenfor et opptak. Men mangelen på spesifikke opplysninger om alle de ulike forhold som kan være registrert for spesielle søkere, gjør at den ikke egner som redskap for saksbehandling.
FS107.003 Spesielle søkere - saksbehandling
En noe mer saksbehandlingsorientert rapport for spesielle søknader er FS107.003 Spesielle søkere - saksbehandling.
Denne rapporten bestilles for et opptak og for eventuelt en bestemt søknadstype. I tillegg kan utplukket avgrenses til bare Utenlandske søkere, søkere med Steinerskole, søkere som ønsker spesiell vurdering, søkere som ønsker realkompetansevurdering, og/eller Alle spesielle søkere. Videre kan man markere for at bare T-rolle-søknadsalternativ skal presenteres på utskriften, velge Ja/Nei/Uansett for kvalifisert-status og Gsk og mottatt følgeskjema, og at bare kvalifiserte, ikke-kvalifiserte eller begge skal tas med, og at bare søkere med endret B-rolle etter en bestemt dato skal tas med. Fremvisning av alder og fagprofil er valgbar.
Rapporten skriver ut fnr, navn, søkernr, saksbehandlende organ, dokstatus, dato for siste endring, eventuelle kvoter søkeren er plassert i og J/N-statuser for egenmelding og spesialisterklæring.
En tabell over søknadsalternativer og kvalifisertstatus tas også med for hver søker. Feltet Nivå (rangeringstall HUP) er også tatt med.
Gsk-kvalifikasjons og gsk-grunnlag blir sekundært hentet fra SbehAndre.
Tekst i feltet Vurdering i bildet Spesiell søknad presenteres, hvis denne er blitt endret skrives meldingen "Endret vurd". foran teksten.
FS107.004 Personrapport - spesielle søkere - saksbehandling
Et praktisk hjelpemiddel for å vurdere spesielle søkere, særlig de som kan poengvurderes, er rapporten FS107.004 Personrapport - spesielle søkere - saksbehandling
Denne rapporten bestilles med de samme parametrene som FS107.003, og den skriver også ut stort sett de samme opplysningene.
Studieønskene arrangeres her som rader i en tabell, og hvor det i egne kolonner vises tilordnede skole- og konkurransepoeng, pluss differansen mellom disse og fjorårets poenggrenser, hvis disse opplysningene finnes i FS. I kolonnene 1, 2 .. 5 kan man angi basisdata om søkeren som ikke kommer fra FS.
Egenmelding, Spesialisterklæring og Vurdering med eventuell endringsdato gjengis i egne felter nedenfor poengtabellen.
FS149.002 Endring av spesielt grunnlag siden siste import
Det er viktig å få med seg alle endringene av de spesielle grunnlagene. En kan i rapporten FS149.002 Endring av spesielt grunnlag siden siste import få en oversikt over alle endringer siden siste import fra SO.
Rapporten bestilles ved at man oppgir dato for siste import. Alle endringer i Spesielt grunnlag Status (som leveres av SO, se Søknad samlebilde, Hele) som har endringsdato etter den oppgitte importdatoen, fanges opp av rapporten.
Den skriver ut søkeren med navn og eventuelt fnr, studieønske, behandletstatus, endringsdato verdien i feltet Spesvurd (Samlebildet Hele).
Med denne rapporten kan opptaksorganet følge med i endringer som foretas av SO med hensyn til spesiell vurdering, for søkere man har B- eller T-rollen for.