Felles studentsystemVed store læresteder mottar man som regel noen "overflødige" søknader, det vil si søknader fra personer som allerede har en gyldig studierett til det aktuelle studieprogrammet. Søkere har kanskje tidligere studert et fag ved institusjonen uten å vite at studieretten ennå er gyldig, eller studieretten gjelder et studieprogram som er så omfattende at det også dekker det nye faget søkeren ønsker opptak til.
En spesiell rutine, FS155.001 Søkere med studierett , er laget for å håndtere søknader hvor det allerede foreligger en gyldig, oppdatert studierett.
FS155.001 Søkere med studierett
Det forutsettes at den aktuelle søknadstypen refererer til et studieprogram (se bildet Opptaksstudieprogram/Kvote, feltet Studieprogram).
For at et søknadsalternativ skal regnes som "overflødig" må søkeren ha en gyldig og ubegrenset/ubetinget studierett til det aktuelle studieprogrammet, det vil si at Opphørtstatus og Begrenset/betinget-status må ikke ha noen verdier (ha nullverdi). Studieretten må være gyldig pr. 15.08. og pr. 15.01. for henholdsvis HØST- og VÅR-opptak, det vil si at datointervallet fra og med Tildelt-dato t.o.m. Gyldig-til-dato må omfatte disse tidspunktene.
Rutinen bestilles for et opptak og for et oppgitt studieprogram eller for alle studieprogram som hører inn under opptaksorganet.
Markerer man ruten "Ta med opplysninger om alle studieretter for søker" skriver rutinen ut alle søknadsalternativene for søkeren, og angir med J eller N om det enkelte alternativet antas å være "overflødig" eller ikke, og hvilken studierett søkeren allerede har ved lærestedet.
Markerer man ikke denne ruten skrives bare raden med det antatt "overflødige" alternativet ut.
Markerer man ruten "Journalnr" skrives dette ut, hvis ikke skrives søkernr ut i stedet.
Rutinen skriver ut fnr (kan slås av og på) og navn, journalnr/søkernr, studietype, prioritet, studierettstatus, gyldig periode J/N for overflødig søknadsalternativ og eventuelt andre studieretter for søkeren.
Rutinen vil også kunne "annullere" den overflødige søknaden. Dette oppnås ved å markere ruten "Annuller søknader som allerede har studierett". Søknadsstatus for det aktuelle søknadsalternativet oppdateres da med verdien ANN.
Man bør først kjøre rutinen uten annullering for å få oversikt over hvor mange og hvilke søkere det gjelder. Når man eventuelt kjører den med annullering bør man "vite hva man gjør".
Annullering i NOM-opptak oppdateres på søknadsalternativet som en egen søknadsstatus ANN. I andre opptak kan kanskje søknadsalternativet slettes.
En rapportvariant av rutinen, er FS155,002 Søkere med studierett .
Denne har ikke noe valg for å annullere overflødige søknadsalternativer, og den fanger også opp eksisterende studieretter som ikke lenger er gyldige (med opphørt-statuser som f.eks inndratt, sluttet mv.).
FS155.002 Søkere med studierett
Rapporten bestilles ved at man oppgir hvilket opptak det gjelder, og velger et enkelt eller alle søknadsalternativer. Man kan markere for at fnr og journalnr skal vises.
Den skriver ut en rad for hvert søker og søknadsalternativ, med søkerens navn, ev fnr, søkernr/journalnr, søknadsalternativet med prioritet, den aktuelle studieretten med studieprogram, studierettstatus og gyldig periode, og evt. begrensetstatus og opphørtstatus.
I mange tilfeller kan det være nyttig å få oversikt over søkere som har søkt flere opptak, da kan rapporten FS155.003 Søkere søkt flere opptak benyttes.
FS155.003 Søkere søkt flere opptak
Rapporten viser alle søknader og søknadsalternativer. Den kjøres for et gitt opptak.