Felles studentsystemVed sivilingeniørstudiene ved NTNU kunne søkere som ikke fyller bestemte krav til realfaglig fordypning tidligere tas opp på "spesielle vilkår", det vil si at de måtte ta et forkurs i fysikk eller kjemi for å kunne begynne på studiet.
Ved Universitetet i Stavanger kunne søkere til hotellfag- og reiselivsutdanningen tidligere bli tatt opp på vilkår av at de gjennomgår et "Bransjekurs" før selve studiet startet.
Dette er ikke i bruk lenger for disse studiene.
Slike spesielle vilkår registreres i bildet Søknadsalternativ eller i Søknad samlebilde, vinduet Søknadsalternativ, feltet Vilkårsstatus.
Lovlige kodeverdier må først legges inn i bildet Vilkårstatus (kodemodulen, Opptak).
Forekomstene identifiseres ved vilkårskode. Den må også gis et navn. Man kan også oppgi en begrenset/betinget-statusverdi som studieretten eventuelt skal oppdateres med for dem som blir tatt opp på slike vilkår.
Ved NTNU går kravene for å få opptak uten vilkår ut over minimumskravene til fordypning som gjelder for å bli kjent kvalifisert for opptak. Minimumskravet inneholder en rekke alternativer, søkeren må (i tillegg til visse faste fag) ha enten faget 3FY eller 2DT+3DT eller 2DB+3DB eller 2KJ+3KJ eller 2BI+3BI for å være kvalifisert. Ingen får tilbud på vilkår hvis de ikke oppfyller dette grunnkravet til realfaglig fordypning, det vil si får kvalifisert-status automatisk satt til J pga registrert fagprofil. Men for å få opptak uten vilkår må søkeren oppfylle mer enn dette, 2 av faggruppene innenfor kravet, både med hensyn til fysikk eller databehandling og med hensyn til kjemi eller biologi. Den som mangler en av disse faggruppene kan bare gis opptak på vilkår, i henholdsvis fysikk eller kjemi.
Når kvalifisert-status er J samtidig med at den registrerte fagprofilen ikke oppfyller begge "vilkårs-kravene" skal det altså registreres en "vilkårsstatus" på de aktuelle søknadsalternativene.
For UiS registreren brukeren i Fagprofil-vinduet at søkeren oppfyller kravet om relevant praksis for hotellfag- og reiselivsutdanningene (HOP, REP) ved to "erstatningskrav" (HOF og REF). Da er betingelsen for å få opptak på vilkår registrert.
FS157.002 Beregning av vilkårskoder for NTNU/UiS
En egen rutine, FS157.002 Beregning av vilkårskoder for NTNU/UiS, er laget for å oppdatere vilkårsstatusen.
FS157.002 Beregning av vilkårskoder for NTNU/UiS
I programkoden til rutinen er det spesifisert at den begrenser seg til NTNU/UiS og til de respektive studieprogrammene innenfor sivilingeniør- og reiselivsutdanningene. Det er også programmert inn hvilke verdier i fagprofilen/hvilke erstatningskrav som skal utløse de respektive vilkårskodene. Det finnes ingen parametre for dette som brukeren kan endre selv.
For NTNU begrenser rutinen seg også til søkere som kvalifiserer seg ved realfaglig fordypning fra videregående skole (grunnlag VES, VPL, PRA osv.). Søkere med teknisk fagskole eller ingeniørhøgskole (grunnlag TEK eller IH) holdes utenfor, ettersom disse utdanningene antas å oppfylle kravet til realfaglig fordypning (eventuelle opptaksvilkår for slike søkere oppdateres manuelt av opptaksenheten). Søkere som både har videregående skole og teknisk fagskole eller ingeniørhøgskole som grunnlag holdes også utenfor.
Rutinen bestilles ved at man oppgir hvilket opptak det gjelder. Den skriver ut antall kvalifiserte søknader som ble gjennomgått og hvor mange vilkårskoder som ble generert av de tre typene KJEMI, FYSIKK og FYS+KJE. KJEMI-vilkåret følger av at søkeren ikke har realfaglig fordypning i kjemi eller biologi, og FYSIKK av at søkeren ikke har realfaglig fordypning i fysikk og/eller databehandling. FYS-KJE-koden benyttes når en søker mangler realfaglig fordypning i henhold til begge kravene. Denne kombinasjonen vil i praksis ikke forekomme fordi søkeren da ikke er kvalifisert for opptak i det hele tatt.
Hvis søkeren sender inn nytt vitnemål eller karakterutskrift som dokumenterer at han/hun nå oppfyller kravene til realfaglig fordypning, slik at betingelsen for opptak på vilkår ikke lenger foreligger, kan rutinen også rette opp tidligere registrerte vilkårskoder ved å kjøres på ny (etter at de nye resultatene er lagt inn i Fagprofil-vinduet).
Generelt vil rutinen endre vilkårsstatus hvis og bare hvis denne i utgangspunktet er blank eller har en av rutinens "egne" verdier (det vil si KJEMI, FYSIKK eller FYS+KJE). Hvis vilkårsstatus i utgangspunktet har en annen lovlig verdi, f.eks. MATEMATIKK, FRITATT, vil rutinen ikke endre denne.
Et matematikk-vilkår er også aktuelt for visse søkere med bakgrunn fra teknisk fagskole. Disse vilkårene oppdateres manuelt.
Et fritak for vilkår vil altså ikke bli fjernet selv om fagprofilen tilsier dette. Brukeren må oppdatere verdien FRITATT manuelt, og eventuelt fjerne denne på samme måte.
For de to UiS-søknadsalternativene vil erstatningskravene HOF og REF i fagprofilen utløse vilkårskoden "BRAKURS" på søknadsalternativet.
FS103.001 Søkerliste - spesielle vilkår
En egen søkerliste, FS103.001 Søkerliste - spesielle vilkår, er laget for å liste ut søknader som har fått knyttet slike vilkår til seg.
Rapporten tar i utgangspunktet med alle søknader av den typen man har oppgitt.
Den skriver ut fnr og navn, reg.nr. og søknadsalternativ, kvalifisertstatus og vilkårskode. I tillegg tar den med opplysninger om studiestart, tilbud og eventuelle svar på tilbud fra søkeren.
Ønsker man å se bare dem som har fått opptak på vilkår, kan man benytte Filtrer-funksjonen (column Vilkarsstatus).