02 Rapportering

1. Rapportering til GAUS

GAUS - søketjeneste for Godkjenning Av Utenlandske Studier ble satt i produksjon i mai 2014. Basen inneholder godkjenningssaker fra alle institusjoner som er medlem av Samarbeidstiltaket FS. På noe lengre sikt vil også NOKUT sine vedtak legges inn i GAUS.

GAUS finnes på denne lenken, https://fsweb.no/gaus/login.jsf

Pålogging er mulig via Feide eller ID-porten.

En godkjenningssak i FS rapporteres til GAUS når følgende kriterier er oppfylt:

  • Status behandling må være registrert.
  • Type godkjenningssak må være registrert.
  • Verdiene for Godkjenningsakstatus og Godkjenningssakstype må begge være merket med J for overføring til GAUS i de respektive kodebildene.
  • Kun felleskoder blir overført til GAUS (ikke lokale koder)
  • Godkjenningssaken må være tilknyttet et eksternstudium fra en utenlandsk institusjon.

For at en saksbehandler skal kunne logge seg inn i GAUS må vedkommende ha brukerrollen FS_GAUS og være registrert med e-postadresse i FS.

For mer informasjon om GAUS henvises det til brukerdokumentasjonen.

2. Rapportering av godkjenningssaker til Lånekassen

Det er kun godkjenningssaker som er opprettet på grunnlag av et utvekslingsopphold i utlandet innenfor et studieprogram, som skal rapporteres til Lånekassen.

Både godkjenningssaker av typen FORHÅND og av typen INNPASS kan rapporteres, men rapporteringen foregår på forskjellige måter. Studiepoengene som rapporteres registreres i et eget felt i underbildet Omfang i Godkjenningssak samlebilde.

Opplysninger om utvekslingsopphold og tilhørende forhåndsgodkjenning kan hentes av Lånekassen via en webservice. Lånekassen søker i FS-basen ved lærestedet studenten tilhører, etter at studenten selv har opprettet en søknad om støtte til utvekslings-/praksis-/feltarbeidsopphold i nettsøknad på Lånekassens nettsider.

Lærestedet vil få et varsel, dersom Lånekassen har søkt etter informasjon uten å finne noe i FS-basen.

Godkjenningssaker/innpassinger som registreres på bakgrunn av fullførte delstudier i utlandet rapporteres via FS031.001 Opplysninger til Lånekassen – Eksamensbase i FSSYSTEM. Databasejobben er satt opp til å sende filer til Lånekassen hver 14. dag.

FS031.001 er beskrevet i brukerdokumentasjonen for Rapportering, https://www.fellesstudentsystem.no/dokumentasjon/brukerdok/

2.1 Utvekslingsopphold og forhåndsgodkjenninger

Lånekassen kan innhente data når følgende kriterier er oppfylt:

Bildet Utvekslingsperson i modul Utveksling:

  • Alle påkrevde felt (gule) felt må være utfylt
  • Feltet Inn-/utreisende må ha verdi UT
  • Feltet Utvekslingsprogram må være utfylt
  • Feltet Studieprogram må være utfylt
  • Feltet Eksternt sted må være fylt ut med et utenlandsk sted
  • Feltet Kategori må ha verdi STUDENT
  • Oppholdstype må ha en av verdiene STUDIER, PRAKSIS eller FELTARBEID

Bildet Godkjenningssak samlebilde i modul Godkjenning:

  • Type sak må være FORHÅND og
  • Status behandling BEHANDLET og felt Ferdigbehandlet må ha dato
  • Feltet Omfang totalt må være fylt ut med en verdi større enn 0
  • Feltet Omfang Lånekassen må være fylt ut med en verdi større enn 0, men mindre enn eller lik verdien satt i feltet Omfang totalt.
  • Feltet Terminangivelse Lånekassen må ha verdi som ikke er tidligere enn startterminen for studieprogrammet
  • Godkjenningssaken må være tilknyttet et eksternstudium med landnr. større enn 0
  • Personen må være opprettet som utvekslingsperson tilknyttet en ekstern institusjon som er sammenfallende med institusjonen registrert i eksternstudiet tilknyttet saken
  • Personen må være opprettet som utvekslingsperson tilknyttet utvekslingsavtalen registrert i godkjenningssaken (felt Utvekslingsavtale: og Dato fra:)

Dersom en forhåndsgodkjenning ikke er klar for rapportering til Lånekassen, vil den blå teksten Ikke klar for rapportering Lånekassen vises i Godkjenningssak samlebilde. Ved å klikke på teksten vil det åpnes et eget vindu med oversikt over hvilken informasjon som mangler.

Merk: Det er lagt inn mye automatikk i FS knyttet til disse registreringene. Forhåndsgodkjenningssak koblet til en utvekslingsperson opprettes automatisk og er forhåndsutfylt med en rekke verdier hentet fra det som er registrert på utvekslingspersonen.

For en utreisende utvekslingsperson med oppholdstype STUDIER vil det normalt kun være behov for å registrere forventet omfang for oppholdet og sette saken som BEHANDLET for at saken skal være klar for henting av Lånekassen.

For utvekslingspersoner med oppholdstype PRAKSIS og FELTARBEID vil det normalt ikke være nødvendig med ytterligere registreringer i forhåndsgodkjenningen siden utvekslingspersoner med slik oppholdstype genererer en ferdigbehandlet forhåndsgodkjenning med et omfang på 0 studiepoeng som er ferdigbehandlet. Skal det avlegges studiepoeng eksternt under oppholdet må dette registreres (omfanget endres fra 0 sp).

2.2 Innpassingssaker

  • Type sak må være INNPASS og Status behandling BEHANDLET
  • Feltet Omfang totalt må være fylt ut med en verdi større enn 0
  • Feltet Omfang Lånekassen må være fylt ut med en verdi større enn 0, men mindre enn eller lik verdien satt i feltet Omfang totalt.
  • Feltet Terminangivelse Lånekassen må ha verdi som ikke er tidligere enn startterminen for studieprogrammet
  • Godkjenningssaken må være tilknyttet et eksternstudium med landnr. større enn 0
  • Personen må være opprettet som utvekslingsperson tilknyttet en ekstern institusjon som er sammenfallende med institusjonen registrert i eksternstudiet tilknyttet saken
  • Personen må være opprettet som utvekslingsperson tilknyttet utvekslingsavtalen registrert i på godkjenningssaken (felt Utvekslingsavtale: og Dato fra:)

Når et resultat er rapportert til Lånekassen, fungerer rapportering av endringer på samme måte som endringer i vurderingsprotokollen. Skal de rapporterte resultatene endres, kreves det en egen rolle for å utføre endringen (FS_GODKJ3). En slik endring må også begrunnes, på samme måte som ved endring i vurderingsprotokoll.

Registrering av endringer i feltet Omfang totalt etter at saken har fått Status behandling BEHANDLET har også restriksjoner, og det kreves en egen rolle for å utføre slike endringer (FS_GODKJ2).

Dersom en godkjenningssak ikke er klar for rapportering til Lånekassen, vil den blå teksten Ikke klar for rapportering Lånekassen vises i Godkjenningssak samlebilde. Ved å klikke på lenken vil det åpnes et eget vindu med oversikt over hvilken informasjon som mangler.

For mer informasjon om rapportering til Lånekassen henvises det til brukerdokumentasjon Godkjenning av ekstern utdanning og Rapportering.

Publisert 24. nov. 2014 11:08 - Sist endret 29. mars 2022 13:11