Godkjenningssaktype

Innholdsfortegnelse

  1. Godkjenningssaktype
    1. Innstillingsfelter
    2. Beskrivelse
    3. Arkivering
    4. Godkjenningssakspørsmål
  2. Godkjenningsakstatus
  3. Felles sakstyper
    1. Forhåndsgodkjenning
    2. Innpass av ekstern utdanning
    3. Annen type sak

Godkjenningssaktype

Bildet godkjenningssaktype er et kodebilde hvor du kan redigere informasjon om felles sakstyper eller opprette nye sakstyper. 

Innstillingsfelter

Innstillingsfeltene brukes for å fastsette innstillingene for hvordan sakstypen skal brukes.

  • Kan søkes via Studentweb: J/N for om studentene kan levere denne søknadstypen i Studentweb..
  • Vises i liste i Studentweb: J/N for om søknadstypen kan velges fra meny i søknadsmodulen.

Disse to valgene kan kombineres slik at man f.eks. tillater levering av søknad i Studentweb uten at søknadstypen blir synlig i Studentweb. Det er mulig å dyplenke til søknadstypen på denne måten:

https://fsweb.no/studentweb/soknadNy.jsf?sakstype=GODKJENNINGSAKTYPE-KODE&inst=FSBASE

Eksempel for institusjon Unit og godkjeningsaktype INNPASS

https://fsweb.no/studentweb/soknadNy.jsf?sakstype=INNPASS&inst=FSUNIT

 

  • Dokumentopplasting: J/N for om steget dokumentopplasting skal inngå i søknadssekvensen i Studentweb.
  • EMREX: J/N for om import av resultater fra utlandet skal inngå i søknadssekvensen i Studentweb.
  • Flyt: J/N for om søknader av denne typen skal overføres til Flyt for saksbehandling.
  • Overføres GAUS: J/N for om sakstypen skal overføres til GAUS.
  • Arkiv: J/N for om søknadstypen er i bruk
  • Verditype: Om sakstypen er en felles sakstype (F) eller en lokal sakstype (L).

Beskrivelse

Det finnes tre felter for å beskrive sakstypen, en for hver målform og en for engelsk. Feltene er ment for at du skal kunne skrive en kort beskrivelsestekst av hva sakstypen skal brukes til. Teksten vil vises i Studentweb når studenten skal sende inn en søknad av denne typen. 

Arkivering

Metadata for arkivering av godkjenningssaker til P360 via saksflytsystemet Flyt. Per 11.02.2020 benyttes ikke alle felt i Flyt-applikasjonen.

Verdiene som kan settes må først opprettes i de bakenforliggende kodebildene for hver av arkivmetadatatypene, og kodeverdiene som registreres og velges må være de samme kodene som brukes i institusjonenes arkivsystem. Når kodeverdiene opprettes og legges på en sak, anbefaler vi at dette gjøres i tett samarbeid med dokumentforvaltningen/arkivadministrasjonen ved institusjonen. 

Sak:

  • Tilgangskode: U=Ugradert eller UO=Unntatt offentlighet
    Flyt støtter foreløpig kun arkivering av saker som har tilgangskode U.
  • Hjemmel: Lovhjemmel for skjerming av sak, benyttes når Tilgangskode=UO
    Foreløpig ikke støttet i Flyt
  • Tilgangsgruppe: Koden for hvilken tilgangsgruppe saken skal registreres med.
  • Arkivdel: Koden for hvilken arkivdel saken skal arkiveres i.
  • Arkivkode: Hvilken arkivkode saken skal registreres med. 

Dokument:

Flyt støtter foreløpig ikke disse feltene og arkiverer dokumentene med samme arkivmetadata som saken.

  • Hjemmel: Lovhjemmel for skjerming av dokumentene
  • Tilgangskode: U=Ugradert eller UO=Unntatt offentlighet
  • Tilgangsgruppe: Koden for hvilken tilgangsgruppe dokumentene skal registreres med
  • Arkivstatus: Kode for dokumentenes arkivstatus

Spørsmål

Du kan knytte egendefinerte spørsmål til en sakstype. Spørsmålene kan enten være Ja/Nei-spørsmål eller spørsmål med fritekstsvar. Spørsmålene som er knyttet til en sak vil vises i søknadssekvensen i Studentweb. Du bestemmer rekkefølgen på spørsmålene ved å sette verdier i feltet Nr. 

Spørsmålene som kan knyttes til en søknadstype må først opprettes i det bakenforliggende kodebildet Godkjenningssakspørsmål. Deretter kan spørsmål derfra knyttes til en godkjenningssaktype.

Godkjenningsakstatus

En godkjenningssak må til enhver tid ha en verdi for Status behandling i øvre del av Godkjenningssak samlebilde. Disse beskriver hvordan saken ligger an. Mulige verdier finnes i kodebildet Godkjenningsakstatus. Verdiene som bør benyttes, og som det kan knytte seg funksjonalitet til er kodene med verditype F, selv om også andre koder med verditype L kan befinne seg i den enkelte institusjons database.

  • Overføres GAUS: Beskriver hvorvidt saker med denne saksstatusen skal bli overført til GAUS (Godkjenning av utenlandske studier). Det kreves J for både sakstype og sakstatus for at saken skal overføres til GAUS.
  • Gjelder sak under behandling: Feltet angir om saksstatusen gjelder saker under behandling. Verdien i feltet har konsekvenser for søkefiltre, se Godkjenningssak samlebilde (-> Søk).
  • Status BEHANDLES – Under behandling: Statusen brukes når saken er under behandling og den ikke har mangler.
  • Status BEHANDLET – Behandlet: Alle avsluttede godkjenningssaker som ikke har blitt TRUKKET eller satt til UTGÅTT, skal ha sakstatus BEHANDLET, også når søknaden ikke ble innvilget. Det er normalt denne verdien som gjør at konklusjonene registrert i saken får virkning. Ved å sette Status behandling til Behandlet og lagre, vil Ferdigbehandlet automatisk settes til dagens dato, og J/N feltet til høyre får verdien J. Datoen kan likevel endres.

    Er det foretatt konklusjon om omfang vil status BEHANDLET medføre at det kreves rollen FS_GODKJ2 for å endre verdien i Omfang totalt.

    Rollen kreves også for å endre verdien til Status behandling til noe annet enn BEHANDLET.

    Er saken rapportert til Lånekassen og du må endre i feltet Omfang Lånekassen kreves rollen FS_GODKJ3.
  • Status MANGEL – Saken har mangler: Statusen brukes dersom saken har mangler, for eksempel manglende dokumentasjon/opplysninger.
  • Status TRUKKET – Saken er trukket av søker/student: Statusen brukes når saken er trukket av søker selv. Kan gjøres av søker via StudentWeb.
  • Status UBEHANDLET – Ubehandlet: Brukes når saken er fordelt, men ikke behandlet.
  • Status Ufordelt – Ikke fordelt sak: Statusen brukes for saker innsendt fra StudentWeb som må fordeles til saksbehandler.
  • Status UTGÅTT – Utgått sak: Statusen kan brukes når saken ikke lenger er aktiv. Det er mulig å filtrere ut slike saker ved søk, se Godkjenningssak samlebilde (-> Søk).

    En sak av type FORHÅND får automatisk slik status hvis den har ligget med status UBEHANDLET i seks måneder (settes i FSSYSTEM).

Felles sakstyper

FORHÅND – Forhåndsgodkjenning:


Denne brukes ved forhåndsgodkjenning av delstudier i utlandet eller ved ekstern norsk institusjon i forbindelse med utveksling.
Sakstypen er påkrevd for rapportering av forhåndsgodkjenning til Lånekassen (les mer om rapportering). En søknad av denne typen genereres automatisk ved oppretting av utvekslingsperson (bilde Utvekslingsperson, modul Utveksling) med verdi UT i felt Inn-/utreisende (kolonnen STATUS_INNREISENDE) og verdi STUDENT i felt Kategori (UTVPERSONKATKODE).
I slike tilfeller vises teksten «Generert automatisk - Utvekslingsak » i merknadsfeltet i øvre del av Godkjenningssak samlebilde.



Ved endt utveksling skal endelig godkjenning saksbehandles i en ny sak med sakstype INNPASS med bakgrunn i den tidligere genererte forhåndsgodkjenningen. Til dette brukes knappen Generer innpassingssak til høyre i bildet mens forhåndsgodkjenningssaken er aktivert i bildet. Da vil verdiene i øvre del av bildet overføres til ny innpassingssak som er knyttet til det samme eksternstudiet for endelig godkjenning.
Merk at forhåndsgodkjenningssaken ikke skal fjernes eller endres til en annen sakstype, da det er nyttig i ettertid å kunne se hva som ble forhåndsgodkjent. 

INNPASS – Innpassing av ekstern utdanning: 

Sakstypen brukes ved alle typer innpassingssaker. Vanligvis vil det gjelde saker der ekstern (evt. intern) utdanning eller realkompetanse skal innpasses i studentens utdanningsplan.
En sentral del av saksbehandlingen vil dermed kunne foregå i bilder der utdanningsplanen kan redigeres, for eksempel i bildet Utdanningsplan. Det er et eget underbilde med overgangsknapp til bildet Utdanningsplan i underbildet Utdanningsplan i Godkjenningssak samlebilde:
 


Ved endelig godkjenning av utveksling er sakstypen påkrevd for at oppnådde studiepoeng skal kunne rapporteres til Lånekassen. Saker av typen INNPASS vil også kunne inneholde andre konklusjoner, for eksempel om godkjenning av omfang, forkunnskapskrav, emneoverlapp og fritak fra vurderingskombinasjon. Disse kan registreres i samme sak i de respektive underbildene.
Sakstypen INNPASS kan også benyttes ved innpassing av intern utdanning. Du kan godkjenne at en programstudents utdanningsplan kan inneholde andre emner enn den ordinært skal. Ett eksempel er dersom et emne i planen erstattes av et emne som normalt ikke anses som ekvivalent med førstnevnte.
Sakstypen erstatter tidligere INNP_DELST, FRITAKREAL og INNPASSINT.
 

ANNET – Annen type sak: 

Sakstypen kan brukes ved saker som ikke passer inn under de øvrige kategoriene, dvs. ved saker der det ikke skal innpasses utdanning eller andre elementer i en students utdanningsplan. Det kan dreie seg om saker der en ekstern utdanning godkjennes med en viss vekting uten at dette skal inngå i en utdanningsplan (kan ikke rapporteres for godkjenning hos Lånekassen), eller saker der det kun er snakk om godkjenning av forkunnskapskrav, vurdering av jevngodhet med grad, emneoverlapp eller fritak fra vurderingskombinasjon.
Sakstypen brukes også ved godkjenning av obligatorisk aktivitet (jf. vurderingsmodulen). Ved registrering av fritak i bildet Godkjenning av obligatorisk aktivitet opprettes det automatisk en godkjenningssak på studenten av type ANNET med status BEHANDLET. Sakstypen erstatter tidligere FRITAK og OMFANG. 

I den enkelte institusjons base kan det ligge andre koder enn ovennevnte, hovedsakelig pga. konvertering fra gammel til ny struktur. Disse har verditype L og skal ikke benyttes ved registrering av nye saker. De kan brukes til å søke opp tidligere saker.

Publisert 5. apr. 2019 11:03 - Sist endret 11. feb. 2020 15:13