Felles studentsystemUsendte brev: Bildet PDF-bestilling
Brev som er produsert i brevmodulen enten for papirutsendelse eller for utsendelse til digital postkasse, kan gjenfinnes i bildet PDF-bestilling. Her vises også parametere som ble oppgitt ved brevproduksjonen. Det er mulig å laste ned en samlet PDF for hver brevjobb, samt PDF-er for hvert enkelt brev. PDF-bestillinger som er eldre enn ett år blir slettet automatisk ved kjøring av jobben Kontroll av databaseaktiviteter og automatiske rutiner (FS-system).
I bildet PDF-dokumenter kan man se hvilke konkrete digitale dokumenter signering har feilet for.
Utsendte e-poster og SMS-er
E-poster og SMSer som produseres via brevmodulen, blir først lagt i kø for automatisk utsendelse, og deretter i henholdsvis e-postarkivet og SMS-arkivet. Mer informasjon finner du i brukerdokumentasjonen for E-post og SMS i FS System.
Brevjournalen
I brevjournalen lagres metadata om alle brev som er sendt ut der saksbehandler har valgt at brevet skal journalføres ved utsendelse. Journaloppføringer som er utgått på dato kan slettes ved hjelp av rutinen Sletting av journalforekomster i FS System. Enkelte brevrapporter bruker brevjournalen for å holde oversikt over om en person har mottatt brevet tidligere (for eksempel tilbudsbrev i forbindelse med opptak). For mer informasjon, se Brevproduksjon i FS.
Beskrivelser av feltene
| Feltnavn | Beskrivelse |
|---|---|
| Fødselsnummer og navn | Fødselsnummer og navn til brevmottaker |
| Brevløpenr | Løpenr for brevet. Brukes for å identifisere brevet unikt dersom personen har mottatt flere brev med samme breveier, brevtype og brevtypeløpenummer |
| Dato sendt | Brevdato oppgitt ved utsendelse av brevet (se Brevproduksjon i FS) |
| Dato sletting av brev | Dato beregnet basert på antall måneder lagring oppgitt ved utsendelse av brev (se Brevproduksjon i FS) |
| Mottatt svar | Her kan du fylle inn dato du mottok svar på brevet |
| Breveier, brevtype og brevtypeløpenummer | Identifikator for brevet i brevmodulen i FS |
| Status Nom brev | Hvorvidt brevet er sendt ut i forbindelse med NOM-opptaket |
| Forventet svar | Hvorvidt du forventer svar på brevet |
| Sted avsender | Stedkode for avsender. Settes automatisk ved brevproduksjon (se Brevproduksjon i FS). |
| Saksbehandler | Initialer for saksbehandler. Settes automatisk ved brevproduksjon (se Brevproduksjon i FS) |
| Journalnr | Oppgis ved brevproduksjon (se Brevproduksjon i FS). For opptaksbrev settes journalnummer automatisk til søkernummer. |
| Godkjenningssaknr | Referanse til eventuell godkjenningssak brevet gjelder |
| Merknad | Fritekstfelt |
Underbilde Emne
Referanse til emne brevet gjelder.
Brevlogg for kursdeltakere
I etterutdanningsmodulen er det en egen brevjournal. Denne finnes i bildet Kursdeltakelse, underbilde Brevlogg.
