Felles studentsystemOverføring av opplysninger til bibliotekssystem settes opp i FS040.001 Studentopplysninger til bibliotekssystem. Rapporten er tilgjengelig via FS-system, menyvalg Rapportering -> Bibliotekssystem.
Overføring av informasjon baserer seg på at bibliotekssystemet får all nødvendig informasjon fra FS om en student og kontrollerer denne informasjonen mot eksisterende informasjon i bibliotekssystemet før innlasting.
Kjøre rapporten
Rapporten kan kjøres manuelt for en gitt termin. I venstre del av rapportvinduet kan du se hvilke parametre som er satt.
Med valget ”Databasejobb” kan en da sette opp en jobb som en gang i døgnet eksporterer data til BIBSYS.
Innstillinger for rapporteringen
Innstillinger for BIBSYS-rapporteringen gjøres i bildet Webapplikasjon - Modulvalg. For modulen RAPPORTER finnes det fire modulegenskaper:
- BIBSYS_EPO: Om E-postadresse skal med
- BIBSYS_FNR: Om fødselsnr skal med (avhenger av databehandleravtalen institusjonen har med BIBSYS)
- BIBSYS_GYL: Om gyldig-til-dato skal med
- BIBSYS_KUL: Om aktive (ikke-registrerte) studenter i kull skal rapporteres til BIBSYS
- BIBSYS_BET: Om studenter må ha betalt for å komme med i utvalget (Har bare effekt hvis BIBSYS_KUL er satt til J)
Merk at hvis institusjonen lar studenten velge å bli vidererapportert til Felles lånerregister, og studenten takker ja til dette, vil fødselsnummer alltid rapporteres, selv om BIBSYS_FNR er satt inaktivt. Dette skyldes at fødselsnummer er en forutsetning for vidererapportering til Felles lånerregister. Dersom fødselsnummer rapporteres, vil evt tidligere fødselsnummer også bli rapportert. Dersom en ikke ønsker at noen skal rapporteres med fødselsnummer, må en ta vekk valget for studentene om vidererapportering til Felles lånerregister.
Utplukk av studenter
Alle studenter som er semesterregistrert og har betalt semesteravgift fra og med et gitt semester. Semester beregnes ut fra dagens dato. For perioden 01.02-31.08 rapporteres fra og med forrige høst-semester, for perioden 01.09-31.01 rapporteres fra og med forrige vår-semester. Alle studenter som kommer med vil altså være aktive studenter. Videre er det mulig å velge inn alle studenter som er medlem av aktiv kull/klasse (se modulvalget BIBSYS_KUL lengre ned på siden). Studenter på drgradsnivå som ikke er tilsatt utenom institusjonen og som har studierettstatus ulik KVOTEPROG, holdes utenfor denne rapporteringen. Disse bør rapporteres fra ansatt-system.
Beregningen av gyldig til-dato ble i FS8.4 endret for tilfeller der en velger å inkludere aktive kullstudenter i utplukket til ALMA.
Gyldig til beregnes nå ut fra inneværende semester, og ikke siste registreringstermin. Dersom dagens dato er innenfor perioden 01.02-31.08 vil gyldig til-dato settes til 15.10 samme år. Ellers vil den settes til 15.03 påfølgende år.
Kravet om at låntaker-ID skal ha verdi for å kunne bli rapportert er fra FS8.4 tatt vekk. Les gjerne mer om Alma på Sikts nettsider.
Endringsrapport
Ved manuell rapportering til BIBSYS er det mulig å sende endringer siden forrige rapportering – valget ’Kun endringer’. Dette forutsetter at en setter kryss for ’Oppdater utsend.’ når rapporten kjøres. Da tas det vare på informasjon om hvilke studenter som er rapportert, og hvilken informasjon som er rapportert. Med valget ’Til databasefil’ kan eksportfilen lagres på fil på databaseserveren. Driftsopplegg for automatisk overføring til BIBSYS er laget. For å sette opp dette, må BIBSYS og driftsansvarlig kontaktes.
Rapporteringsdata
| Feltnavn | Beskrivelse |
|---|---|
| Postkode (PK) | Angir ny post, endret post eller slettet post |
| Bibkode (BI) | Bibliotekskode i BIBSYS |
| PersonID (FR) | Fødselsnummer |
| Gml personid | Tidligere fødselsnummer (dersom fødselsnummeret er endret) |
| Regtermin | Årstall og termin oppgitt ved kjøring av rapporten |
| Gyldig Til (GD) |
Dato LTID er gyldig til. Angir hvor lenge registreringen er gyldig. Format YYYY-MM-DD. Denne verdien beregnes ut fra inneværende semester. |
| Ny ID (LT) | LånetakerID. Informasjonen hentes fra student.lånetakerID (se bildet Student) eller fra studentkort.studentkortnr (for institusjoner der studentkortid er identisk med lånetakerid). |
| Gml ID (GL) | Evt gammel lånetakerID. Dersom student har fått nytt studentkort på et tidspunkt, vil gammel lånetakerID komme i dette feltet. Dette gjelder institusjoner der studentkortid er identisk med lånetakerid. |
| BestSted (RS) | Skal inneholde informasjon om hva som er studentens hovedbibliotek. Utledes i følgende prioriterte rekkefølge:
Numeriske kode, prefikset med NO-, basert på (basert på en standard som heter ISIL). |
| Etternavn (EN) | Etternavn for student (FS har maks 30 tegn) |
| Fornavn (FN) | Fornavn for student (FS har maks 30 tegn) |
| Kategori (KA) | Lånetakerkategori: Verdi 2 for studenter med studierett eller vurderingsmelding på mastergrads- eller drgradsnivå. Verdi 3 for studenter med studierett på fjernundervisningsprogram Verdi 1 for alle andre grupper. |
| Institusjon (IN) | Rapporteres ikke fra FS |
| Avdeling (AV) | Rapporteres ikke fra FS |
| FDato | Studentens fødselsdato |
| Stilling | |
| Aadr (AA) | Studentens arbeids- eller semesteradresse. Valgbart ved overføring, da en del institusjoner ikke benytter arbeidsadresse. |
| Apostnr (AP) | |
| Apoststed (AS) | |
| Atlf (AT) | |
| Aland (AL) | |
| Hadr (HA) | Studentens hjemstedadresse |
| Hpostnr (HP) | |
| Hpoststed (HS) | |
| Htlf (HT) | |
| Hland (HL) | |
| Mtlf (MT) | Studentens mobiltelefonnr |
| Mailadresse (MA) | Studentens interne e-postadresse |
| Mailadresse privat (MP) | Studentens eksterne e-postadresse |
| Språkkode (SK) | Students tilskrivingsspråk. Kun koden ENG rapporteres for studenter med språk ENGELSK. Alle andre (BOKMÅL/NYNORSK/intet) vil rapporteres blank. |
| FLR-institusjon (NR) | Angivelse av om institusjonen ønsker vidererapportering av studentdata til FellesLånerRegister (FLR). Verdi 00: Nei, 01: Ja |
| FLR-student (NA) | Angir om student har akseptert vidererapportering av studentdata til FLR. Verdi 00: Nei, 01: Ja |
| FeideID (FI) | FeideID for studenten. Hentes fra feltet brukernavn for person. Dersom brukernavnet ikke inneholder domene (@xxx.no) vil domene hentes fra systemverdier - student - Domene feideid. |
| Campus | Campus for person (Samme som på registerkort) |
| Stednavn | Stedsnavn (Stedkode), Utledes på samme måte som stemmerettssted |
| Institusjonsnr | |
| Personløpenr | Studentens personløpenummer |
Her er en beskrivelse fra ALMA om hva som kreves av brukerdata importert.
https://www.unit.no/standard-importformat-brukerdata-i-alma