Overføring fra FS til Studyinnorway.no

Innledning

Dette er en brukerveiledning for publisering av studiedata fra FS på nettstedet «Study in Norway» (studyinnorway.no).

«Study in Norway» er en offentlig nettside for internasjonale studenter som er interessert i å studere ved norske utdanningsinstitusjoner. På nettsiden finnes blant annet en oversikt over studieprogram hvor det undervises på engelsk. Formålet med oversikten er å sende flest mulig studenter videre til institusjonenes egen nettside om studietilbudet.

Under følger en beskrivelse av hvordan man går frem for å overføre data fra FS via data.utdanning.no til «Study in Norway».

Merk at for institusjoner som ikke overfører data fra FS er det mulig å registrere informasjon om aktuelle studieprogram direkte i data.utdanning.no Det finnes en egen brukerveiledning for dette.

Ansvar og kvalitetssikring

Det er institusjonen selv som har ansvar for å kvalitetssikre innholdet som skal vises på nettstedet studyinnorway.no. Feil eller ufullstendig informasjon må korrigeres av institusjonene i FS eller på data.utdanning.no.

Definisjoner

I noen av hjelpetekstene i FS og data.utdanning.no brukes forkortelsene SIU og SiN.

• «SIU» refererer til det gamle navnet «Senter for Internasjonalisering av Utdannelse», som nå er en del av HK-dir (Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse).
• «SiN» er forkortelse for «Study in Norway».

Hvilke studieprogram blir overført

Oversikten over studietilbud på Study in Norway skal inneholde bachelor- og masterprogrammer, samt fulltids årsstudier og sommerskoler hvor det undervises på engelsk. Oversikten omfatter ikke enkeltstående kurstilbud for utvekslingsstudenter eller Ph.d. program.

Det er krav om at studiet gjennomføres fysisk i Norge, at studiet er akkreditert på nivå for høyere utdanning i Norge (minimum nivå 6 i kvalifikasjonsrammeverket) og at det er rigget på en måte som gjør det mulig for internasjonale studenter å få oppholdstillatelse som student i Norge.

Når bør studiedata overføres?

Man kan når som helst logge inn på data.utdanning.no og overføre studiedata til «Study in Norway», men det anbefales å gjøre dette så tidlig som mulig i høstsemesteret da studenter utenfor EU/EØS gjerne har søknadsfrister allerede i november. I tillegg henter Europeiske portaler sine data fra «Study in Norway» omtrent samtidig. Rundt 15. desember overfører også HK-dir engelskspråklige studieprogram til den europeiske databasen «Europass», dette i henholdt til lovbestemt avtale med Europakommisjonen.

Merk at institusjoner som bruker FS først må gjøre sine endringer i FS, før man eksporterer data til data.utdanning.no og deretter videre til «Study in Norway».

Hvordan overføre data fra FS og hva må med?

Overføringen foregår ved at studier som er markert for overføring til «Study in Norway» i FS, videresendes til data.utdanning.no. Deretter logger man inn i data.utdanning.no og godkjenner videre eksport til studyinnorway.no.

Hva blir overført?

Det overføres grunnleggende informasjon om studieprogram (studieprogramnavn, studienivå/-type og NUS-kode, samt engelske tekster fra infotypene, som henger sammen med CDM-tagger. Merk at all informasjon som skal publiseres på studyinnorway.no må fylles inn i engelske felter, på engelsk.

Hva må gjøres i FS

1. Registrer periode for eksport av studieinformasjon

Periode for eksport av studieinformasjon for den aktuelle terminen registreres i bildet «Semesterregistrering». Det enkelte studiested bestemmer selv hvilke datoer som settes her, men det anbefales som nevnt over at man gjør dette så tidlig som mulig.

Bildet over viser at dersom man gjør nødvendige registreringer i FS for eksempel 30. oktober 2025, altså innenfor tidsperioden som er satt under «Periode for eksport av studieinformasjon», blir data for terminen 2026 HØST overført til data.utdanning.no.

2. Sjekk at infotypene er korrekt registrert og kodet med riktig CDM-tag

Alle tekster som skal vises på «Study in Norway» (registreres i fanen «Info» i Studieprogram samlebilde), må være knyttet til en «Infotype» i FS. En «Infotype» er informasjon som benyttes for å kategorisere emne- og studieprograminformasjon, som f.eks. programbeskrivelse, opptakskrav mm.

Tabellen under viser oversikt over aktuelle Infotyper, CDM elementkoder og hva dette kobles mot på studyinnorway.no:

Infotype og kobling mot korrekt CDM-tag registreres i bildet «Infotype»:

For alle de seks infotypekodene i tabellen over, er det viktig at man registrerer «J» i feltene «Studieprogram/studieretning» og «Publisér til web».

3. Skriv inn tekster

I fanen «Info» i «Studieprogram samlebilde” i FS legges tekstene som tilhører de ulike infotypene (se punkt 2). Programnavn (engelsk), fagfelt, studienivå, ECTS/vekting og varighet blir hentet fra studieprogrammets grunndata.

Husk å «rense» tekstene for skjulte HTML-koder dersom disse er limt inn fra andre steder. Bruk f.eks. NotePad.

Det må opprettes nye tekster i fanen «Info» for hvert semester og år studiet tilbys.

Eksempel 1:

Hvordan legge inn programbeskrivelse:

Eksempel 2:

Hvordan legge inn navn på undervisningsstedet som det aktuelle studieprogrammet tilbys ved:

Tips til de ulike infotype-tekstene:

Studieprogrambeskrivelse (infotype P-SIUDESC): Alle studieprogram som skal vises i studieoversikten på «Study in Norway» må ha en beskrivelse. Denne kan være kort, men bør vekke leserens interesse til å søke mer informasjon på studieprogrammets egen nettside. Husk å få frem fordelene ved studieprogrammet og lag tekster med tanke på lesbarhet og søkemotoroptimalisering.

Campus (infotype P_CAMPUS): Om institusjonen har flere studiesteder må dette registreres. Det anbefales uansett å registrere sted der det finnes bare ett studiested. Registrert studiested brukes i filterfunksjonen på «Study in Norway». Om en flercampus-institusjon ikke legger inn campus for et studieprogram, vil ikke programmet vises i filtersøk på region.

Undervisningsspråk (infotype P_UNDSPRÅK): Ved å skrive inn undervisningsspråk gjøres det tydeligere for leseren at dette programmet faktisk undervises på engelsk.

Opptakskrav (infotype P-SIUPRREQ): Dersom opptakskrav er tydelig formulert på studieprogrammets nettside, anbefales det å vise til disse i dette feltet eller la feltet stå tomt. Tas informasjonen med er det viktig å unngå norske betegnelser.

Tuition (infotype P_TUTITION): Her kan det legges inn kort informasjon om studieavgift (maks 100 tegn). Det kan for eksempel være at studieavgiftene avhenger av hvor man kommer fra (Innenfor/utenfor EU/EØS) og vise til mer informasjon på studieprogrammets nettside. OBS! Lenker i dette feltet vil ikke virke! Om man ønsker å spesifisere beløp, kan man for eksempel skrive «No fees for students from EEA and Switzerland. Fees for students from outside of EEA and Switzerland: XX XXX NOK.»

Søknadsfrist (infotype P_SIUDLINE): I en del tilfeller er det flere søknadsfrister til samme studieprogram, avhengig av hvor søkerne kommer fra eller har sin utdannelse fra. Bruk for eksempel “Nordic: Month Day, EU: Month Day, Non-EU: Month Day”. Prøv å unngå årstall, for at databasen skal se mest mulig oppdatert ut til enhver tid.

Andre aktuelle felter som vises om studietilbudet på Study in Norway:

Programnavn: Navnet som vises i studieprogramoversikten på «Study in Norway» hentes fra feltet «Engelsk» (STUDIEPROGNAVN_ENGELSK) i Studieprogram samlebilde. For å kunne sortere studienavn alfabetisk på faglige kriterier på Study in Norway anbefales det å unngå bruk av prefiks som «Master of» og «Bachelor of».

Fagfelt er utledet av NUS-koden som er registrert på studieprogrammet. SSB har laget en korrespondanseliste mellom NUS og den internasjonale ISCED klassifikasjonen som brukes for Study in Norway. Merk at Study in Norway kun kategoriserer til 2. nivå i NUS og ISCED, slik at man kun får hovedfagretningen som for eksempel Samfunnsfag og juridiske fag (kode 63 eller 73) eller Økonomiske og administrative fag (kode 64 eller 74).

4. Registrer at studieprogrammet skal publiseres på studyinnorway.no

For at informasjon om et studieprogram skal kunne overføres til «Study in Norway», må man registrere «J» i feltet «Study in Norway» i fanen «Info-termin» i «Studieprogram samlebilde» for den aktuelle terminen. Dette må gjøres for hvert år og termin studiet skal tilbys.

I denne fanen registrerer man også en URL som viser til institusjonens egen nettside om studieprogrammet. Merk at URL ikke må registreres i andre felt da dette skaper problem med overføring mellom de ulike systemene.

Hvordan overføre data fra FS til data.utdanning.no

Når alt er gjort klart i FS, logger man inn på data.utdanning.no og importerer det som er registrert i FS.

Overføringen videre fra data.utdanning.no til Studyinnorway.no vil skje automatisk når det er krysset av for «Publiser Study in Norway» i fanen «Infotermin» i Studieprogram samlebilde i FS. Det anbefales uansett å sjekke at alt ser ut som forventet.

Bruker på data.utdanning.no:

En institusjon kan ha flere brukerprofiler på data.utdanning.no. For å få opprette brukerprofil på data.utdanning.no, kontakt HK-dir ved å sende en epost til hei@utdanning.no 

Om noe skulle være feil, kontakt studyinnorway@hkdir.no