Felles studentsystemPilot med tre institusjoner
For å samle erfaringer i litt mindre skala, før alle går på, skal tre institusjoner ta i bruk Arbeidslivsportalen (ALP) nå i høst. De tre første institusjonene ut er OsloMet, NTNU og UiS. Planen er at de går i produksjon i slutten av oktober. Institusjonene vil ha en pilot mot et begrenset antall praksissteder og for et begrenset antall studenter. Unit regner med at piloten vil avdekke eventuelle feil eller mangler, slik at vi kan gå i full produksjon for alle som ønsker det i løpet av første kvartal 2021.
Nødvendig forarbeid
Fellesregister for praksissteder
Det gjøres en jobb for å få på plass praksissteder i institusjonsregisteret/FS. Foreløpig er i overkant av 16.000 skoler og barnehager lagt inn, og det jobbes med helsesektoren. Vi utvikler også i disse dager en løsning for å kunne registrere praksissteder i ALP, og vi har en første versjon noenlunde på plass. I samarbeid med OsloMet vil vi ta en gjennomgang for å kvalitetssikre at tilstrekkelig informasjon blir registrert på praksisstedene. Dette for å sikre at de ulike praksisstedene kan holdes fra hverandre. F.eks. kan flere barnehager ha samme navn, og det må være mulig å registrere også avdelinger innenfor en barnehage. Vi må også sikre oss mot dobbeltregistrering av praksissteder. For å forenkle registreringen jobbes det med å gjøre oppslag mot Brønnøysundregisteret for innhenting av navn og adresseopplysninger.
Databehandleravtaler og praksisavtaler
Før ALP kan tas i bruk må det foreligge en databehandleravtale mellom Unit og lærestedet, som inkluderer de nye brukerne på praksisstedene. Dessuten må lærested og praksissted ha på plass en praksisavtale, hvor bruk av verktøyet for praksishåndtering (ALP) er inkludert. Vi har inne forslag til utforming av disse, og jobber nå med juristene ved Unit, slik at vi kan sende forslagene til praksisavtaler ut på høring. Vi ser for oss to ulike avtaler. Den ene versjonen vil ha denne avtalen som hovedavtale for praksis, med eventuelle tillegg, mens den andre versjonen utformes til å være et tillegg til en annen hovedavtale. Det viktige er at bruken av verktøyet er avtalefestet.
Vi har startet arbeidet med å lage en digital løsning for disse avtalene i ALP, slik at avtalen kan skrives, signeres (digitalt) og overføres til arkiv direkte i løsningen.
Webinar 19. oktober
Vi planlegger et webinar for administratorer ved universitet/høgskole som enten jobber med systemadministrasjon eller praksis. Webinaret om ALP vil finne sted 19. oktober kl. 12-14.
Vi planlegger å holde et nytt webinar i vårterminen, i forkant av at ALP legges ut i produksjon for alle, og hvor vi kan ta med oss erfaringene fra piloten.
Hva skjer videre med ALP?
Det er stor oppmerksomhet rundt ALP og mange er interessert i hva som kommer i ALP. Det kommer en stortingsmelding om arbeidslivsrelevans, og både Kunnskapsdepartementet, Kommunal og moderniseringsdepartementet og NHO har vist interesse for løsningen og hvilke muligheter som kan komme. Videre arbeid har vært drøftet i Tjenesterådet for studieadministrative tjenester og prosjektforslag for neste utviklingsfase vil bli utarbeidet i løpet av den nærmeste tiden.
ALP blir en tjeneste på linje med de øvrige tjenestene som er i FS-økosystemet. Når vi nå også skal i gang med moderniseringsprosjektet for hele FS-økosytemet er det viktig at disse tjenestene ses i sammenheng. Vi må sørge for at de ulike brukergruppene får tjenester som gir en helhetlig oversikt over sine behov, og ikke må forholde seg til mange ulike tjenester som mer eller mindre dekker samme behov.
Nettsider for tjenesten
Unit jobber med å få på plass nettsider under Unit.no for å kunne legge ut informasjon om ALP, utrulling, brukerdokumentasjon, ofte stilte spørsmål, driftsmeldinger, videre planer o.l. Forhåpentligvis er dette på plass om kort tid.