Rutinebeskrivelse for bruk av GAUS

Tilgang til GAUS

Det er kun saksbehandlere med eksplisitt behov for å gjøre oppslag som skal gis tilgang til GAUS.  Det vil i utgangspunktet være saksbehandlere innen godkjenningssaker, opptak og internasjonalisering.

Saksbehandling i FS

Føres i henhold til sjekkliste. http://www.fellesstudentsystem.no/dokumentasjon/rutiner/sjekklister/sjekkliste-godkjenningssaker-gaus.html

Mistanke eller spørsmål om feil i andres saksbehandling

Saksbehandler med kontaktinformasjon skal fremkomme i GAUS. Hvorvidt det ligger en feil til grunn, eller om det er ulik praksis ved institusjonene, forsøkes avklart mellom saksbehandlere.  Dersom forhold ikke blir belyst tilfredsstillende, bør saken tas videre mellom ledere eller koordinatorer innen fagfeltet. NOKUT kan kontaktes for uttalelse.

Sikre at ikke sensitiv informasjon som står i opplastede dokumenter deles

Det er ikke gitt at dokumenter en student eller søker selv laster inn i FS er fri for sensitiv informasjon. I Studentweb 3 vil studenter selv kunne søke om godkjenning og laste opp dokumenter tilknyttet saken.  Det er ikke tillatt å lagre slike dokumenter i FS, og man må sikre at disse ikke deles med andre institusjoner. Saksbehandler må eksplisitt klarere dokumenter ved å angi "Send GAUS"=J. Merk at alle relevante og kontrollerte dokumenter skal overføres.

Utskrift, lokal lagring og deling av dokumenter hentet fra GAUS

Dette skal behandles på lik linje med personopplysninger ellers i kildesystemene.

Mistanker om eller avdekket bruk av falske dokumenter eller falske opplysninger

Det skal ikke påføres saken opplysninger om mistanke eller sensitive opplysninger (som dermed automatisk overføres Gaus), men sak skal midlertidig eller permanent skal tas ut av GAUS. Dette gjøres ved at den tildeles status i kildesystemet som medfører trekk fra GAUS. For FS vil enhver kode ulik de som er angitt i brukerdokumentasjonen medføre automatisk trekk fra GAUS.  Det må følges opp med søk i GAUS at dette faktisk har funnet sted.

Publisert 12. juni 2015 10:18 - Sist endret 19. okt. 2017 10:08