01 Forespørsel om begrunnelse / registrering av klage

Studenter har en lovfestet rett til å både be om begrunnelse for det resultatet de har fått etter en vurdering, samt klage på dette resultatet. I tillegg til å klage på sensur, kan studenter også klage på formelle feil ved gjennomføringen av vurderingen. Slike saker skal behandles etter bestemte rutiner, etter både sentrale og lokale forskrifter.

Ved klage på sensur skal besvarelsen som oftest sendes til ny vurdering hos en egen opprettet klagekommisjon. Dette blir altså en ny vurderingprosess, hvor det opprettes sensorer og kommisjon, lages protokollister, registreres sensur og hvor eventuelt nytt resultat overføres til protokollen. Forskjellen er at utgangspunktet er en klagesak, og at det allerede ligger et resultat i vurderingsprotokollen som kanskje må oppdateres etter at klagesaken er ferdig behandlet.

Generere klagesak manuelt

Det finnes funksjonalitet i Studentweb for at studenten kan opprette klagesaker selv, men det er også mulig å gjøre det direkte i FS-klienten.

Den enkleste måten å registrere en ny klagesak på, er å bruke overgangsknappen Registrer klagesak i bildet Student vurdering samlebilde. Knappen vises når underbildet Protokoll er aktivert. FS vil da automatisk generere en klagesak for den vurderingsenheten hvor markøren er plassert i protokollvinduet.

Ved opprettelse av klagesak vil FS spørre om du ønsker å opprette en klagesak av type SENSUR. Hvis du svarer Nei i denne dialogen, vil den i stedet registrere en klagesak av type BEGRUNN (begrunnelse).

Bildet Begrunnelse og klage

Bildet benyttes til behandling av klagesaker og begrunnelser. Klagesaker kan registreres direkte i bildet. Hvis klagesaken er generert gjennom rutine, kan du fortsette saksbehandlingen i dette bildet ved å legge til nye og relevante opplysninger.

Hvis saken er registrert via Flyt så vil det synes i feltet Flyt-ID

Begrunnelsen/klagen registreres for en student og en vurderingsenhet, med tid og saksløpenummer. Klage kan registreres for helheter eller deler, men det er som regel det nivået hvor det enkelte resultat blitt fastsatt som påklages.

Informasjonen i rammen Protokoll viser hva som er protokollført på aktuell vurdering.

Informasjonen i rammen Opprinnelig inneholder data fra den opprinnelige bedømmelsen, med karakter- og kommisjonsopplysninger. Navn på sensorene vises under feltet Merknad (kommisjon) (illustrert i bildet under Klagetype SENSUR nedenfor).

Overgangsknapper; FS566.001 Protokoll, FS579.001 Vurd.klage og Student vurdering.

Klagesaken klassifiseres etter følgende typer:

  • BEGRUNN - om studenten har bedt om begrunnelse for sensurvedtak.
  • FORMELL - hvis studenten mener å være utsatt for formelle feil under eksamen.
  • SENSUR - hvis klagen gjelder selve bedømmelsen.

Avhengig av klagetype (sakstype) fremkommer ulike felter.

Det er viktig at bildet oppdateres etterhvfert som saken fremskrider.

Følgende felter har utgått og vises derfor i grått: Bekreftelse formidlet, Begrunnelse bedt om (erstattes av feltet Mottatt) og Begrunnelse formidlet (erstattes av feltet Vedtak formidlet).

Klagetype BEGRUNN

Felter relatert til klagesager vises ikke i dette bildet. 

Merk at ny klagefrist er en beregnet verdi.

Eventuelt dokument med begrunnelse (importert fra sensursystem) vises i bildet, se grønt symbol. Noen sensursystemer leverer begrunnelsen som en lenke til det stedet studenten kan finne begrunnelsen sin. I så fall vises et grønt lenke-ikon, som du kan trykke på for å komme til begrunnelsen. Dersom begrunnelsen er gitt som et dokument, vises nappen "Slett begrunnelse". Denne kan brukes for eksempel i tilfeller hvor sensor har gjort en feil ved registrering av begrunnelsen og ønsker å korrigere denne. Merk at kandidaten allerede i kan ha sett begrunnelsen i Studentweb, så kandidaten bør også varsles i slike tilfeller. Sletting kan gjøres inntil to uker etter registrering. Sletting av begrunnelse krever rollen FS_EKS3.

Feltet Begrunnelse gitt på form kan ha verdien muntlig eller skriftlig.

Begrunnelse og klage, klagetype BEGRUNN (Vurdering/Bilder)

Klagetype FORMELL

I feltet Klage (student) vises studentens skriftlige klage og evt dokument opplastet av student på Studentweb

Begrunnelse og klage, klagetype FORMELL (Vurdering/Bilder)

Klagetype SENSUR

Feltet Sperr mot visning på karakterutskrift, angis med J/N om karakteren skal vises på karakterutskrift. Merk at man må ha hjemmel for å kunne sette J her. (Hvis klagetype endres fra SENSUR til noe annet, der Sperr for visning på karakterutskrift har verdi J, så vil denne endres til N. Det gis et varsel om at dette gjøres).

Dersom klagekommisjon er opprettet, registreres nummeret på denne kommisjonen i feltet Ny kommisjon. Hvis ny kommisjon er opprettet vil også sensorene vises ved siden av nummer på ny kommisjon. Merk at det kan være lurt å benytte "Klagekommisjon" eller lignende i kommisjonsnavnet, slik at det er lett å identifisere sensorhandlinger som omfatter klagesaker.

Resultatet av klagebehandlingen kan registreres av sensor direkte i Fagpersonweb eller i et eksternt sensur/eksamenssystem, eller direkte i FS-klienten. Hvis sensuren skal registreres i FS, bruker du knappen Registrer klagesensur (vises kun for klagesaker som ikke er ferdig behandlet).

Eksempel på ikke-ferdig-behandlet klagesak. Knappen Registrer klagesensur er synlig.

Hvis sensuren du registrerer avviker med to karakterer eller mer fra opprinnelig karakter, vil du få opp et varsel om at ny sensur må gjennomføres. Du får da mulighet til å legge inn kommisjon for ny vurdering, og knappen Registrer endelig sensur blir tilgjengelig. Denne knappen kan du bruke til å registrere endelig sensur etter andregangs behandling.

Knappen Slett klagesensur kan brukes til å slette sist registrerte klagesensur. Slettingen kan gjøres inntil to uker etter registrering. Sletting av klagesensur krever rollen FS_EKS3.

Eksempel på klagesak med avvik på to karakterer eller mer. Knappene Registrer endelig sensur og Slett klagesensur er tilgjengelig.

 

Greit å vite

  • Det gis et varsel dersom emnet inngår i en kvalifikasjon (rød tekst nederst på siden).
  • Dersom student er deltaker i studentgruppe for vurdering vil gruppeid for gruppen vises i bildet. Da vil det vises en liten knapp til høyre for feltet som gir oversikt over alle studentene som inngår i gruppen og om også disse har klaget på sensur. Det vil også vises en tekst for om det er krav om at alle studentene i gruppen må klage på vurdering før denne skal behandles.
  • Dersom modulen ROMS (også kalt Flyt) er aktivert i FS vil det være mulig å:
    • Sende sak til Flyt (kun aktiv dersom ikke sak allerede er lagt i Flyt).
    • Se saken i Flyt (overgang til Flyt med visning av gitt sak)

Studentene kan be om begrunnelse/klage på karakter via Studentweb

Institusjonene har anledning til å aktivere et modulvalg som (sammen med nødvendige registreringer på Vurderingskombinasjonen) gjør det mulig for studentene å be om begrunnelse/klage på karakter via Studentweb. Se dokumentasjonen til Studentweb om begrunnelse og klage for mer informasjon om dette.

Automatisk varsel til sensor/adminsitrasjon ved ønske om begrunnelse/klage

Det er mulig å sette opp automatisk utsendelse av e-post ved innkomne ønsker om begrunnelse/klager. Dette står beskrevet i bildene Vurderingsenhet samlebilde og Vurderingskombinasjon samlebilde.

Rapporter

FS566.001 Vurderingsprotokoll

-åpnet fra bildet Begrunnelse og klage

Når rapporten åpnes via knappen FS566.001 Protokoll, er det automatisk haket av for Klagesaker. Den henter opp den aktuelle vurderingsenheten som det klages på, med informasjon om klagekommisjon. Ettersom klagesaker gjerne behandles individuelt, bør du markere for sideskift mellom hver kandidat.

Knappen Student vurdering åpner bildet Student vurdering samlebilde. Dersom resultat på klagen resulterer i endring av karakter, må denne endres i dette bildet og underbildet Protokoll.

Ny karakter og eventuelt resultatstatus registreres i protokollen, slik beskrevet i dokumentasjonen for det bildet. Den nye kommisjonens nr. bør legges inn i feltet Kommisjon.

FS566.001 Vurderingsprotokoll, klagesaker (Vurdering/Rapporter/Protokoll)

FS579.001 Begrunnelse og klage

Rapporten bestilles for Sted (og vurderingsperiode), Emne (og vurderingsperiode) eller Vurderingsenhet (reell tid og kombinasjon). Uavhengig av valg kan man i tillegg velge et campus.

Rapporten skriver ut begrunnelses- og klagesaker med data fra bildet Begrunnelse og klage med opprinnelig resultat og resultatet som finnes i vurderingsprotokollen.

Rapporten baseres på reell tid (selv om vurderingsenheten måtte ha ulik tid og reell tid). Dette fordi rapporten tar med delemner.

Man kan filtrere på følgende:

  • Klagetype: begrunnelse, formell feil, sensur.
  • Vedtak: alle, avvist, til gunst, til ugunst, trukket, uendret.
  • Ferdigbehandlet: ja, nei, uansett.
FS579.001 Klage og begrunnelse (Vurdering/Rapporter/Protokoll)

FS579.002 Klage og begrunnelse - fordeling

Dette er en alternativ rapport, som gir oversikt over eksamensklager i en periode sortert etter klagetype og vedtaksstatus.

Rapporten baseres på tid. Dette fordi rapporten er på emnenivå.

Rapporten kan kjøres ut for en bestemt klagetype: alle, begrunnelse, formell feil, sensur. Du kan også filtrere på eksamenssystem og sensursystem. Ved å huke av for emnefordeling blir hver forekomst merket med emnekode og emnenavn.

Eksempel p årapporten FS579.002 Klage og begrunnelse - fordeling
FS579.002 Klage og begrunnelse - fordeling (Vurdering/Rapporter/Statistikk - eksport)

FS579.003 Ikke-ferdigbehandlede begrunnelse- og klagesaker

Gir en oversikt over saker som ikke er ferdigbehandlet. For klagesaker kan du velge å vise kun saker som skal til andre gangs behandling (Kun ny behandling), og det er mulig å filtrere på ett enkelt eksamens- eller sensursystem.

For hver sak vises frist for behandling. Denne vises i rødt hvis fristen er utgått. Det er mulig å vise kun saker med utgått frist.

Rapporten har også et valg som viser tekst i varsel-e-post til sensor.

Eksempel på rapporten FS579.003 Ikke-ferdigbehandlede begrunnelse- og klagesaker

Varsel til student om at begrunnelse foreligger

Det er mulig å sette opp en jobb for varsel til studenten om at begrunnelsen er klar. For å sette igang denne jobben må modul KLAGE i studentweb være aktivert. Tekstene for e-posten finnes som app-tekst, med tekstkode BEGRUNNVARSEL_%. I tillegg må det være krysset av for SENSURVARSELMAIL i jobben Kontroll av databaseaktiviteter og automatiske rutiner (se brukerdokumentasjon for FS-system). Begrunnelsesvarsel blir da sendt ut samtidig med varsel om ny sensur.

Emneord: vurdklage, fs566.001, fs579.001, fs579.002, fs579.003
Publisert 27. feb. 2014 13:15 - Sist endret 14. mai 2020 23:12