Felles studentsystemStudenter har en lovfestet rett til å både be om begrunnelse for det resultatet de har fått etter en vurdering, samt klage på dette resultatet. I tillegg til å klage på sensur, kan studenter også klage på formelle feil ved gjennomføringen av vurderingen. Slike saker skal behandles etter bestemte rutiner, etter både sentrale og lokale forskrifter.
Ved klage på sensur skal besvarelsen som oftest sendes til ny vurdering hos en egen opprettet klagekommisjon. Dette blir altså en ny vurderingprosess, hvor det opprettes sensorer og kommisjon, lages protokollister, registreres sensur og hvor eventuelt nytt resultat overføres til protokollen. Forskjellen er at utgangspunktet er en klagesak, og at det allerede ligger et resultat i vurderingsprotokollen som kanskje må oppdateres etter at klagesaken er ferdig behandlet.
Generere klagesak manuelt
Det finnes funksjonalitet i Studentweb for at studenten kan opprette klagesaker selv, men det er også mulig å gjøre det direkte i FS-klienten.
Den enkleste måten å registrere en ny klagesak på, er å bruke overgangsknappen Registrer klagesak i bildet Student vurdering samlebilde. Knappen vises når underbildet Protokoll er aktivert. FS vil da automatisk generere en klagesak for den vurderingsenheten hvor markøren er plassert i protokollvinduet.
Ved opprettelse av klagesak vil FS spørre om du ønsker å opprette en klagesak av type SENSUR. Hvis du svarer Nei i denne dialogen, vil den i stedet registrere en klagesak av type BEGRUNN (begrunnelse).
Bildet Begrunnelse og klage
Bildet benyttes til behandling av klagesaker og begrunnelser. Klagesaker kan registreres direkte i bildet. Hvis klagesaken er generert gjennom rutine, kan du fortsette saksbehandlingen i dette bildet ved å legge til nye og relevante opplysninger.
Hvis saken er registrert via Flyt så vil det synes i feltet Flyt-ID. (Dette feltet er søkbart) Det er også mulig å søke i feltet Sperr mot visning på karakterutskrift. Feltet vises når klagetype SENSUR er valgt.
Begrunnelsen/klagen registreres for en student og en vurderingsenhet, med tid og saksløpenummer. Klage kan registreres for helheter eller deler, men det er som regel det nivået hvor det enkelte resultat blitt fastsatt som påklages.
Informasjonen i rammen Protokoll viser hva som er protokollført på aktuell vurdering.
Informasjonen i rammen Opprinnelig inneholder data fra den opprinnelige bedømmelsen, med karakter- og kommisjonsopplysninger. Navn på sensorene vises under feltet Merknad (kommisjon) (illustrert i bildet under Klagetype SENSUR nedenfor).
Overgangsknapper; FS566.001 Protokoll, FS579.001 Vurd.klage og Student vurdering.
Klagesaken klassifiseres etter følgende typer:
- BEGRUNN - om studenten har bedt om begrunnelse for sensurvedtak.
- FORMELL - hvis studenten mener å være utsatt for formelle feil under eksamen.
- SENSUR - hvis klagen gjelder selve bedømmelsen.
Avhengig av klagetype (sakstype) fremkommer ulike felter.
Det er viktig at bildet oppdateres etterhvfert som saken fremskrider.
Følgende felter har utgått og vises derfor i grått: Bekreftelse formidlet, Begrunnelse bedt om (erstattes av feltet Mottatt) og Begrunnelse formidlet (erstattes av feltet Vedtak formidlet).
Klagetype BEGRUNN
Felter relatert til klagesager vises ikke i dette bildet.
Merk at ny klagefrist er en beregnet verdi.
Eventuelt dokument med begrunnelse (importert fra sensursystem) vises i bildet, se grønt symbol. Noen sensursystemer leverer begrunnelsen som en lenke til det stedet studenten kan finne begrunnelsen sin. I så fall vises et grønt lenke-ikon, som du kan trykke på for å komme til begrunnelsen. Dersom begrunnelsen er gitt som et dokument, vises nappen "Slett begrunnelse". Denne kan brukes for eksempel i tilfeller hvor sensor har gjort en feil ved registrering av begrunnelsen og ønsker å korrigere denne. Merk at kandidaten allerede i kan ha sett begrunnelsen i Studentweb, så kandidaten bør også varsles i slike tilfeller. Sletting kan gjøres inntil to uker etter registrering. Sletting av begrunnelse krever rollen FS_EKS3.
Feltet Begrunnelse gitt på form kan ha verdien muntlig eller skriftlig.
Klagetype FORMELL
I feltet Klage (student) vises studentens skriftlige klage og evt dokument opplastet av student på Studentweb
Klagetype SENSUR
Feltet Sperr mot visning på karakterutskrift, angis med J/N om karakteren skal vises på karakterutskrift. Merk at man må ha hjemmel for å kunne sette J her. (Hvis klagetype endres fra SENSUR til noe annet, der Sperr for visning på karakterutskrift har verdi J, så vil denne endres til N. Det gis et varsel om at dette gjøres).
Dersom klagekommisjon er opprettet, registreres nummeret på denne kommisjonen i feltet Ny kommisjon. Hvis ny kommisjon er opprettet vil også sensorene vises ved siden av nummer på ny kommisjon. Merk at det kan være lurt å benytte "Klagekommisjon" eller lignende i kommisjonsnavnet, slik at det er lett å identifisere sensorhandlinger som omfatter klagesaker.
Registrering - resultat av klagebehandlingen
Resultatet av klagebehandlingen kan registreres av sensor direkte i Fagpersonweb, i et eksternt sensur/eksamenssystem, eller direkte i FS-klienten. Hvis sensuren skal registreres i FS, bruker du knappen Registrer klagesensur (Denne knappen vises kun for klagesaker som ikke er ferdig behandlet).
- Legg inn klagesensuren i bildet Registrering av klagesensur.
- Sjekk eller legg inn sensor.
- Søk fram sensor og legg inn dersom denne mangler.
- Lagre klagesensoren i sensorlistebildet.
- Lagre klagesensuren i registreringsbildet.
Klagetype sensur - når ny behandling kreves
Hvis sensuren du registrerer avviker med to karakterer eller mer fra opprinnelig karakter, vil du få opp et varsel om at ny sensur må gjennomføres. Du får da mulighet til å legge inn kommisjon for ny vurdering, og knappen Registrer endelig sensur blir tilgjengelig. Denne knappen kan du bruke til å registrere endelig sensur etter andregangs behandling.
Knappen Slett klagesensur kan brukes til å slette sist registrerte klagesensur. Slettingen kan gjøres inntil to uker etter registrering. Sletting av klagesensur krever rollen FS_EKS3.
Greit å vite
- Det gis et varsel dersom emnet inngår i en kvalifikasjon (rød tekst nederst på siden).
- Dersom student er deltaker i studentgruppe for vurdering vil gruppeid for gruppen vises i bildet. Da vil det vises en liten knapp til høyre for feltet som gir oversikt over alle studentene som inngår i gruppen og om også disse har klaget på sensur.
- Dersom modulen ROMS (også kalt Flyt) er aktivert i FS vil det være mulig å:
- Sende sak til Flyt (kun aktiv dersom ikke sak allerede er lagt i Flyt).
- Se saken i Flyt (overgang til Flyt med visning av gitt sak)
Studentene kan be om begrunnelse/klage på karakter via Studentweb
Institusjonene har anledning til å aktivere et modulvalg som (sammen med nødvendige registreringer på Vurderingskombinasjonen) gjør det mulig for studentene å be om begrunnelse/klage på karakter via Studentweb. Se dokumentasjonen til Studentweb om begrunnelse og klage for mer informasjon om dette.
Automatisk varsel til sensor/administrasjon ved ønske om begrunnelse/klage
Det er mulig å sette opp automatisk utsendelse av e-post ved innkomne ønsker om begrunnelse/klager. Dette står beskrevet i bildene Vurderingsenhet samlebilde og Vurderingskombinasjon samlebilde.
Rapporter
FS566.001 Vurderingsprotokoll -åpnet fra bildet Begrunnelse og klage
Når rapporten åpnes via knappen FS566.001 Protokoll, er det automatisk haket av for Klagesaker. Den henter opp den aktuelle vurderingsenheten som det klages på, med informasjon om klagekommisjon.. Det er kun saker av type SENSUR kommer med i utplukket, og ny kommisjon fra klagesak vises i rapporten dersom denne er oppgitt.
Ettersom klagesaker gjerne behandles individuelt, bør du markere for sideskift mellom hver kandidat.
(Resultatet av klagesensuren registreres i bildet Registrering av klagesensur som du åpner fra bildet Begrunnelse og klage.)
FS579.001 Begrunnelse og klage
Rapporten bestilles for Sted (og vurderingsperiode), Emne (og vurderingsperiode) eller Vurderingsenhet (reell tid og kombinasjon). Uavhengig av valg kan man i tillegg velge et campus.
Rapporten skriver ut begrunnelses- og klagesaker med data fra bildet Begrunnelse og klage med opprinnelig resultat og resultatet som finnes i vurderingsprotokollen.
Rapporten baseres på reell tid (selv om vurderingsenheten måtte ha ulik tid og reell tid). Dette fordi rapporten tar med delemner.
Man kan filtrere på følgende:
- Klagetype: begrunnelse, formell feil, sensur.
- Vedtak: alle, avvist, til gunst, til ugunst, trukket, uendret.
- Ferdigbehandlet: ja, nei, uansett.
I tillegg kan du (avhengig av klagetypen du har valgt) velge å vise et utvalg av klagesakene:
- Saker som ikke er trukket eller avvist
- Saker med vitnemål produsert før klage
- Saker som må til ny behandling
Nytt visvalg i rapporten: Vitnemål produsert før klage:
Med denne valgt vil det i rapporten vises (med fet tekst) om det eksisterer en kvalifikasjonsoppnåelse med vitnemål produsert før klage er registrert på et emne som inngår i denne oppnåelsen. Det er også lagt på et valg for Vis kun saker med vitnemål produsert før klage.
- For sensur: Dersom ny behandling vises teksten NY etter saksnr. Da vil også kommisjonsinformasjon for ny behandling vises i rapporten.
- Dersom sensor-liste er importert fra eksamenssystem så vil denne vises i stedet for kommisjonsmedlemmer.
FS579.002 Klage og begrunnelse - fordeling
Dette er en alternativ rapport, som gir oversikt over eksamensklager i en periode sortert etter klagetype og vedtaksstatus.
Rapporten baseres på tid. Dette fordi rapporten er på emnenivå.
Rapporten kan kjøres ut for en bestemt klagetype: alle, begrunnelse, formell feil, sensur. Du kan også filtrere på eksamenssystem og sensursystem. Ved å huke av for emnefordeling blir hver forekomst merket med emnekode og emnenavn.
FS579.003 Ikke-ferdigbehandlede begrunnelse- og klagesaker
Gir en oversikt over saker som ikke er ferdigbehandlet. For klagesaker kan du velge å vise kun saker som skal til andre gangs behandling (Kun ny behandling), og det er mulig å filtrere på ett enkelt eksamens- eller sensursystem.
For hver sak vises frist for behandling. Denne vises i rødt hvis fristen er utgått. Det er mulig å vise kun saker med utgått frist og kun saker med ny behandling.
Når rapporten kjøres for klagetype SENSUR eller FORMELL vises antall dager siden registrering i stedet for frist-dato.
Rapporten har også et valg som viser tekst i varsel-epost til sensor. Denne rapporten danner også grunnlag for e-post til sensorer og administrasjon om begrunnelses- og klagesaker. De nye kolonnene for e-postadresse for klagesaker er tatt i bruk i rapporten.
Rapporten har fått nye valg for å vise kun saker til ny behandling og kun saker med utgått frist.
Varsel til student om at begrunnelse foreligger
Det er mulig å sette opp en jobb for varsel til studenten om at begrunnelsen er klar. For å sette igang denne jobben må modul KLAGE i studentweb være aktivert. Tekstene for e-posten finnes som app-tekst, med tekstkode BEGRUNNVARSEL_%. I tillegg må det være krysset av for SENSURVARSELMAIL i jobben Kontroll av databaseaktiviteter og automatiske rutiner (se brukerdokumentasjon for FS-system). Begrunnelsesvarsel blir da sendt ut samtidig med varsel om ny sensur.