Felles studentsystemHvilke institusjoner leverer data til Vitnemålsportalen?
Vitnemålsportalen henter resultater fra alle FS-institusjoner, Handelshøyskolen BI og noen av høgskolene som benytter det studieadminsitrative systemet levert av Kong Arthur. Komplett oversikt over institusjoner finnes på nettsidene til Vitnemålsportalen.
Når henter Vitnemålsportalen inn en persons resultater?
Det innhentes ingen resultater til Vitnemålsportalen når en person logger seg på. Først når en person ber om å få se sine resultater vil de bli hentet fra studiestedenes databaser. Altså; hvis en person kun logger seg på Vitnemålsportalen, uten å be om å få se sine resultater, vil ikke Vitnemålsportalen ha noe informasjon om hvilke resultater personen har oppnådd.
Hvis en person har delt resultater via lenkedeling, vil resultatene bli liggende i Vitnemålsportalen hele perioden lenken er gyldig. De vil også bli liggende i 12 mnd etter at lenken har gått ut/har blitt gjort ugyldig.
Hvis en person har delt resultater, for så å oppnådd nye resultater, vil kun mottakeren få de nye resultatene dersom personen deler resultater på nytt.
Generelt
- Kun beståtte resultater vises i Vitnemålsportalen.
- Kun emner med studiepoeng, eller andre poengtyper som er felleskoder, vises i Vitnemålsportalen.
- Emner med studienivå 30 - 990 vises i Vitnemålsportalen (angis i Emne samlebilde). Utvidelsen med nivå 30 (VGS), 40 og 41 (fagskole) og 50 (norskkurs) ble lagt til i februar 2020, men webservicen som henter data fra ble først oppdatert til å støtte disse nivåene primo mai 2020.
- Emner og kvalifikasjoner sorteres etter nivå. Dette styres av EQF-level. EQF-level er knyttet til studienivå og finnes som en verdi FS-bildet Studienivå. Følgende inndeling benyttes (bokmål/nynorsk/engelsk):
Nivå 6-8: “Høyere utdanning”/“Høgare utdanning”/“Higher education”
Nivå 5: “Fagskoleutdanning”/“Fagskuleutdanning”/“Vocational education”
Nivå 4: “Videregående utdanning”/“Vidaregåande utdanning”/“Upper secondary school”
Resultater som ikke er registrert med EQF-level blir vist under “Uspesifisert nivå”/“Uspesifisert nivå”/“Unspecified level” - Personer med studentgrunnlag som ikke gir karakterutskrift får ikke opp noen resultater i Vitnemålsportalen (angis i bildet Person / Student).
- Alle data som leveres til Vitnemålsportalen leveres både på norsk, nynorsk og engelsk hvis det finnes i institusjonenes FS-baser. Hvis dataene kun finnes på ett språk deles de på dette språket uavhengig av hva brukeren velger.
Om studenten
For- og mellomnavn, etternavn og fødselsnummer (for personer registrert med s-nummer eller D-nummer vises fødselsdato).
Om studentens navn
Ved pålogging gjør Vitnemålsportalen et oppslag mot Folkeregisteret. Hvis Vitnemålsportalen finner innloggers navn i Folkeregisteret (gjennom fnr.) vil navnet vises i 14 dager. Etter 14 dager gjøres et nytt oppslag mot Folkeregisteret.
Hvis Vitnemålsportalen ikke finner innloggers navn i Folkeregisteret, vil Vitnemålsportalen:
a) vise navnet personen er registrert med i institusjonens database (ved pålogging med via ID-porten)
b) vise informasjon fra Feide (ved pålogging via Feide)
Om studentens fødselsnummer (vises kun i PDF av resultater, eventuell PDF av Diploma supplement og eventuelt digitalt vitnemål)
For personer med norsk fødselsnummer skal dette vises uansett delespråk.
For personer som ikke har norsk f.nr vises kun fødselsdato.
Om institusjonen
Navnene på alle institusjoner som leverer data til Vitnemålsportalen er hardkodet i Vitnemålsportalen. Disse navnene vises kun når man logger seg på og får opp hvor man er registrert med resultater.
Når man trykker på knappen "Mine resultater" gjør Vitnemålsportalen et oppslag til de ulike FS-basene for så å hente inn institusjonsnavnene som er registrert i de respektive basene. Disse navnene hentes fra tabell INSTITUSJON og kolonne INSTITUSJONSNAVN_BOKMÅL (ev. INSTITUSJONSNAVN_NYNORSK, INSTITUSJONSNAVN_ENGELSK). (I FS finner du dette ved oppslag i Koder, Felles, Institusjon/Fak/Sted, Institusjon).
Resultater oppnådd ved en tidligere institusjon vises etter en egen logikk for visning av institusjonsnavn.
Resultatene sorteres etter følgende kriterier:
- institusjon; alfabetisk etter navn på institusjon
- kvalifikasjon; høyeste nivå først. Ved flere kvalifikasjoner på samme nivå; etter dato for oppnådd kvalifikasjon, med sist oppnådde kvalifikasjon først
- emne;
- Emner som inngår i en kvalifikasjon
-disse grupperes og sorteres etter emnekategori (så fremt dette er registrert). Emner uten emnekategori vises før emner med kategori
-deretter sorteres emnene etter semester for når eksamen i emnet ble avlagt (eldste emne først) - Emner som ikke inngår i en kvalifikasjon
-disse sortere etter semester for når eksamen i emnet ble avlagt (eldste emne først)
- Emner som inngår i en kvalifikasjon
Om studentens resultater
De ulike institusjonene begynte å ta i bruk digitale systemer for studieadministrasjon på ulike tidspunkt. Det vil derfor variere hvor langt tilbake i tid institusjonene har resultater registrert i sine databaser og hvor langt tilbake i tid Vitnemålsportalen finner resultater.
Kvalifikasjoner
Kvalifikasjoner vises i Vitnemålsportalen først når kvalifikasjonen er oppnådd og når dato for vitnemål produsert er registrert i FS.
(Dato i feltet produsert (tidligere het feltet "utskrevet") blir satt inn i kvalifikasjon protokoll - samt vist fram i student samlebilde, fane KvProt - når man trykker på knappen 'Oppdatér vitnemål og DS produsert' i FS670.001 Vitnemålsdokumenter).
Dato for vitnemål produsert må være før dagens dato for at kvalifikasjonen skal bli vist. Det finnes ett unntak fra regelen; kvalifikasjoner som er oppnådd for mer enn to år siden vises i Vitnemålsportalen selv om dato produsert vitnemål står med 00.00.0000. (Unntaket ble innført i mars 2017).
For kvalifikasjoner viser Vitnemålsportalen navn på kvalifikasjon, antall avlagte studiepoeng og dato for oppnådd kvalifikasjon. Dette hentes fra Kvalifikasjonsprotokollen (GRADPROT) i FS, som igjen viser til data som er registrert om kvalifikasjonen i bildet Kvalifikasjon (KVAL).
Merk!: Det må være en kobling mellom kvalifikasjonen og studieprogrammet for at navnet på kvalifikasjonen skal vises. For at Vitnemålsportalen i det hele tatt skal sjekke etter navnet på graden, så må det finnes verdier i følgende tre rader i FS:
1. OPPNÅDD_GRAD_PROT:STUDIEPROGRAMKODE: I FS-klienten fylles dette ut i bilde Oppnådd grad protokoll, felt Studieprogram
2. STUDIEPROGRAMGRAD:STUDIEPROGRAMKODE. I FS-klienten fylles dette ut i bilde Kvalifikasjon, underfane Studieprogram – kvalifikasjon, felt Studieprogram
3. STUDIEPROGRAMGRAD:GRADKODE: I FS-klienten fylles dette ut i bilde Studieprogram samlebilde, underfane Kvalifikasjon, felt Kvalifikasjon
Dersom det mangler verdi i ett av disse feltene, så vil ikke gradsnavnet vises i VP.
Dersom alle disse tre verdiene er på plass, så vil VP hente navn på grad ut fra denne logikken.
Kvalifikasjonsnavn/gradnavn hentes i første omgang ifra
1: Studieprogramgrad.gradnavn_bokmal, Studieprogramgrad.gradnavn_engelsk, Studieprogramgrad.gradnavn_nynorsk
Dersom feltet er null, har ingen verdi, kalles funkjonen fs.pk_grad.f_gradnavn(). Sql spørringen i denne funksjonen vil spørre mot to tabeller med en sql Union, Grad og Grad_Navnhist.
Hvis det er treff i tabellen Grad vil feltene hentes ut:
2: Grad.Gradnavn_Hankjonn, Grad.Gradnavn_Hunkjonn, Grad.Gradnavn_Nynorsk, Grad.Gradnavn_Engelsk, Grad.Gradnavn_Forkortet
Hvis det er treff i tabellen Grad_Navnhist vil feltene hentes ut:
3: Grad_Navnhist.Gradnavn_Hankjonn, Grad_Navnhist.Gradnavn_Hunkjonn, Grad_Navnhist.Gradnavn_Nynorsk, Grad_Navnhist.Gradnavn_Engelsk, Grad_Navnhist.Gradnavn_Forkortet
Hvis det er treff i begge tabellene (2 og 3) samtidig (to rader), vil feltene ifra Grad_Navnhist returneres (Prioriteres).
Antall poeng i kvalifikasjonen hentes fra tabell STUDIEPROGRAMGRAD, kolonne VEKTINGSTALL_KRAV (Bildet Kvalifikasjon, underbildet "Studieprogram - kvalifikasjon", feltet "Krav til vekting").
Dato for når kvalifikasjonen er oppnådd hentes også fra Kvalifikasjonsprotokollen (GRADPROT).
Navn på studieprogram og studieretning (o.l) vises under navnet på kvalifikasjonen i.
Kvalifikasjoner som er grader har ordlyden «Grad:» foran tittelen på graden.
Ugyldige kvalifikasjoner
I Oppnådd kvalifikasjon protokoll finnes det et felt for å gjøre en oppnådd kvalifikasjon ugyldig. Hvis en kvalifikasjon er merket med J ugyldig vil ikke kvalifikasjonen bli vist i Vitnemålsportalen.
Kvalifikasjoner oppnådd før høsten 2003
Kvalifikasjoner som er oppnådd før høsten 2003 og som ikke har emner knyttet til seg er nå merket med et hjelpe-spørsmålstegn med følgende infotekst: "På grunn av tidligere registreringspraksis ved utdanningsinstitusjonene, er ikke emnene som dannet grunnlaget for denne kvalifikasjonen knyttet til kvalifikasjonen i det studieadministrative systemet."
PhD-grader
Informasjon om doktorgrader vises på samme måte som andre grader. I tilegg hentes informasjon fra bildet Innlevering (Doktorgradsmodulen) og vises frem rett under emnene som inngår i kvalifikasjonen:
- Avhandling: avhandl.tittel og resultat
- Prøveforelesning: forelesningstype, tittel, dato og resultat
- Disputas: dato og resultat
Merk: For at informasjon fra innleveringsbildet (uansett underbilde) skal vises i Vitnemålsportalen må feltet «Resultat styrets vurdering» i underbildet «Disputas» stå med KREERING.
Emner
Vitnemålsportalen viser emnekode, emnenavn, år-termin for når vurdering ble avlagt, omfang og karakter. Karakterfordeling A-E vises på samme måte som på karakterutskriftene. Dette hentes fra Vurderingsprotokollen i FS. Dersom en person forbedrer karakter på et eller flere emner etter at kvalifikasjon er oppnådd vil de beste resultatene vises.
Hvis det i Vurderingsprotokollen for et emne på en student er lagt inn oppgavetittel (benyttes gjerne for masteroppgaver) vil denne vises sammen med emnenavnet.
Karakterfordeling
Ved siden av karakterfordeling A-E er det satt inn et hjelpe-spørsmålstegn med den samme forklarende teksten som i dagens karakterutskrifter:
"Karakterfordelingen viser fordeling i prosent for emner med gradert karakterskala A-F. Strykkarakter inngår ikke i fordelingen. Alle resultater fra de siste fem år tas med i beregningen. Fordelingen vises også for emner som har vært aktive i mindre enn fem år. Det er en forutsetning at det finnes minst 10 godkjente resultater i løpet av perioden."
Når en tabell med resultater ikke har noen emner med karakterfordeling vises ikke overskriften for dette.
Emner som ikke vises
Vitnemålsportalen tar hensyn til kunngjøringsdato og viser dermed kun emner etter at kunngjøringsdato har passert (eller samme dag som kunngjøringsdato).
Hvis et emne er registrert med N i feltet Vtm i Oppnådd kvalifikasjon protokoll (underbildet Emne) vil det ikke bli vist i Vitnemålsportalen.
Emnekategori
Emner som inngår i en kvalifikasjon grupperes og sorteres etter emnekategori (EMNEKATNAVN) så fremt dette er registrert (se eks. Oppnådd kvalifikasjon protokoll). Emner uten emnekategori vises før emner med emnekategori.
Det må være satt et prioriteringsnummer på emnekategori for at emnet skal bli tilknyttet en emnekategori i Vitnemålsportalen.
Emnekategori for emner som inngår i emnekombinasjoner hentes fra Emnekombinasjon samlebilde (underbilde Emne og feltet Emnekategori).
Eksternstudier som er en del av en emnekategori vises for seg selv, utenfor emnekategorien. Dette anses for å være en feil, som må rettes. Det er uvisst når dette vil bli prioritert (september 2023).
Emnekategori for emnesamlinger hentes fra kvalifikasjonsprotokollen (ikke fra emnekombinasjonen).
Ulike parametre for om emnets vektig og emnets karakter skal vises
NB 1! I Emne samlebilde er det er felt som heter Vekt på kar.utskrift. Dette feltet styrer om emnets vekting skal vises på vitnemål og karakterutskrifter. Vitnemålsportalen tar IKKE hensyn til dette feltet, men viser uansett emnets vekting. Merk: Egne regler for emnesamlinger er beskrevet nedenfor.
NB 2! I Emne samlebilde er det er felt som heter Kar. på kar.utskrift. Dette styrer om studentens karakter på emnet skal med på vitnemål og karakterutskrift. Vitnemålsportalen tar heller IKKE hensyn til dette feltet, men viser uansett karakteren.
Årsaken til NB 1 og NB 2 er at uttrekk av hva som vises i Vitnemålsportalen er basert på resultatutveksling og i resultatutveksling skal vektingen og karakteren alltid overføres.
Vurderingskombinasjoner, eksamendeler (innført i juni 2017)
Eksamensdeler, som i vurderingskombinasjon samlebilde står med "Med på kar.utskrift"= N og "Med på vitnemål"=J, vises frem i Vitnemålsportalen kun når emnet inngår i en oppnådd kvalifikasjon.
Eksamensdeler, som i vurderingskombinasjon samlebilde står med "Med på kar.utskrift"=J og "Med på vitnemål"=N, vises i Vitnemålsportalen i tilfeller hvor emnet ikke inngår i en oppnådd kvalifikasjon.
Vektingsreduksjon
Vitnemålsportalen tar hensyn til det som står i feltet Red.vekt i Student vurdering samlebilde (VEKTINGSTALL_REDUSERT i tabellen STUDENTVURDKOMBPROTOKOLL).
Vitnemålsportalen tar IKKE hensyn til det som står i feltet Ind. vekting i Student vurdering samlebilde (kolonne VEKTINGSTALL_INDIVIDUELL i tabellen STUDENTVURDKOMBPROTOKOLL).
Karakterer sperret fra visning
I bildet Begrunnelse og klage er det et felt som heter Sperr mot visning på karakterutskrift. Vitnemålsportalen tar hensyn til dette feltet. Det vil si at emner som står med J i dette feltet ikke vil bli vist i Vitnemålsportalen.
Emnesamlinger
Emnesamlinger vises med emnesamlingsnavn og emnesamlingskode. Dette hentes fra emnesamlingsprotokollen i FS.
I bildet Emnesamling er det et felt som heter Vekting på vitnemål (se bilde nedenfor). Vitnemålsportalen (og resultatutveksling) tar IKKE hensyn til hva som er registrert i dette feltet, men viser ALDRI vekting for emnesamling. Vektingen på emner som inngår i en emnesamling vises ALLTID. Begrunnelsen for dette: Unit mener at emnesamlinger aldri bør vises med vekting. Dette da studenter som har innpassede emner i en emnesamling i verste fall kan få dobbel føring for studiepoeng, da Vitnemålsportalen er en felles visning for resultater fra alle FS-institusjonene.
Institusjoner som ønsker at emnesamlinger i papirvitnemålene skal vises på samme måte som i Vitnemålsportalen (altså at vekting vises for emnene som inngår i emnesamlingen, og ikke for selve emnesamlingen) må sette N i feltet "Vekting på vitnemål" i bildet Emnesamling.
Emnekategori for emnesamlinger hentes fra kvalifikasjonsprotokollen (ikke fra emnekombinasjonen).
Innpassede emner
Kun eksternresultater som inngår i en oppnådd grad vises i Vitnemålsportalen. Dette for å gi et fullt bilde av hva som inngår i graden. Dersom et emne er kommet over til en FS-institusjon gjennom resultatutveksling, og er innpasset, vil emnet bli vist som et innpasset emne (med informasjon om vekting i grad, dersom den avviker fra emnets vekting). Navn på institusjonen hvor emnet er avlagt vil vises sammen med emnet.
Fremvisning av studiepoeng på emner oppnådd før høsten 2003
Hvis Vitnemålsportalen mottar studiepoeng som er oppnådd før høsten 2003, vises forklarende setning som hjelpe-spørsmålstegn i headingen ved siden av ordet "Poeng": "Før innføringen av Kvalitetsreformen i 2003 eksisterte det flere ulike poengtyper i Norge. Disse har i noen tilfeller blitt konvertert til studiepoeng."
Merknader på vitnemål
Merknader som vises på vitnemålet blir også fremvist i Vitnemålsportalen (merknad ved forbedring av resultat vises foreløpig ikke).
Merknadene vises rett under navnet på studieprogrammet.
Merknader for kvalifikasjon (MERKNADTEKST_TEKSTS1)
Merknader for studieprogram (MERKNADSTEKST_GRUNNLAG)
Merknader for person (MERKNADTYPEKODE, VTM-MRK-SIDE3)
Vedlegg i Vitnemålsportalen
Beskrivelse av kvalifikasjon/studieprogram vises som et .rtf-dokument. (Det samme som side 2 i vitnemålet).
Diploma supplement vises som en PDF (hvis institusjonene har lagret PDF-versjon av DS i FS).
Digitale vitnemål og digitalt signerte DS vises fra sommeren 2021 fram i Vitnemålsportalen.
Dersom digitalt vitnemål finnes, hentes ikke RTF-dokumentet Informasjon om kvalifikasjonen/studieprogrammet. Hvis et digitalt signert DS finnes, er det dette som vises fram, og dersom det finnes flere knyttet til en og samme kvalifikasjon, hentes bare det nyeste.
Fra august 2021 blir dessuten studieprogramnavnet tatt med i lenken/dokumentnavnet. Digitale vitnemål får navnet Vitnemål for … (PDF), og det er etter ønske fra flere institusjoner lagt inn en navneendring på dokument tilhørende ikke vitnemålsgivende kvalifikasjoner. Disse får navnet Kvalifikasjonsbevis for … (PDF) i stedet.
Beskrivelse av kvalifikasjon/studieprogram
Beskrivelsen settes sammen fra følgende felter:
- Tabell GRAD_VITNEMAL
- Kolonne AVSNITTKODE_S2
og
- Tabell STUDIEPROGRAM_DS
- Kolonne MALSETNING_ (bokmål, nynorsk og engelsk)
- Kolonne RAMMEPLANTEKST_ (bokmål, nynorsk og engelsk)
- Kolonne LARINGSUTBYTTE_ (bokmål, nynorsk og engelsk)
Det er kulltilhøringhet som styrer hvilken informasjon som vises for personen.
Språk
Vitnemålsportalen tar ikke hensyn til J/N i feltene Norsk vitnemål og Engelsk vitnemål (STATUS_NORSK_VTM og STATUS_ENGELSK_VTM) på kvalifikasjonen, men gir uansett resultateier mulighet til å dele resultatene sine på både norsk (bokmål eller nynorsk) og engelsk.
I tilfeller hvor resultateier velger å dele resultatene sine på engelsk eller nynorsk, men hvor det ikke finnes tekster for dette vil bokmålstekst bli fremvist.
Resultater oppnådd ved en tidligere institusjon
Resultater i Vitnemålsportalen vises under dagens navn på utdanningsinstitusjonen. Resultater oppnådd ved en institusjon som fusjonerte i 2010 eller senere skal være merket med institusjonens opprinnerlige navn og vises etter følgende parametre:
1) I tilfeller hvor en person KUN har resultater fra en tidligere institusjon, og IKKE fra den nye institusjonen, skal navnet på tidligere institusjon vises. (Det skal eksempelvis IKKE stå NTNU hvis en person har oppnådd alle resultatene sine fra Høgskolen på Gjøvik, og ikke har ett eneste resultat fra NTNU. Da skal det kun stå Høgskolen på Gjøvik).
2) I tilfeller hvor en person har resultater BÅDE fra tidligere institusjon OG fra dagens institusjon skal resultatene vises som følgende:
A) Hvis ALLE resultater i en kvalifikasjon eller ALLE resultater under "Andre resultater" er oppnådd ved tidligere institusjon skal denne institusjonens navn stå i parentes under navnet på kvalifikasjonen/"Andre resultat".
B) Hvis en person I EN OG SAMME TABELL har resultater BÅDE fra tidligere og fra ny institusjon, skal navn på tidligere institusjon stå i parentes rett etter emnenavnet.
Både ved A og B vises et hjelpeikon (et spørsmålstegn) ved siden av navnet på institusjonen. Følgende tekst vises hvis man trykker på hjelpeikonet:
"Ett eller flere resultater er oppnådd ved en institusjon som, ved fusjon eller virksomhetsoverdragelse, nå er en del av en annen institusjon. Trykk på «Vis alle detaljer» for å se detaljer om resultatet/resultatene."