Utvekslingspersonene må finnes i FS fra før, enten som personer eller studenter. Innreisende studenter kan tas opp via Nomination/opptaksmodulen eller registreres direkte
i bildet Person/student.
Utreisende utvekslingspersoner kan tas opp etter søknad i Søknadsweb og kjøring av opptak i opptaksmodulen eller registreres manuelt i dette bildet. Fagpersoner må være registrert i bildet Person/Fagperson.
Utvekslingspersoner identifiseres med følgende opplysninger:
- fødselsnummer,
- avtaleid til avtalen de utveksles via (fra Utvekslingsavtale samlebilde),
- periode for utvekslingen,
- om vedkommende er innreisende eller utreisende
- stedkodene for internt og eksternt sted.
Innreisende personer behøver ikke ha et gyldig norsk fødselsnr. eller være registrert som studenter i FS for å kunne registreres i dette bildet. Det er mulig å registrere personer med FS-generert fødselsnr. Dersom den innreisende utvekslingspersonen skal registreres som student i FS, må det registreres et gyldig norsk fødselsnummer eller erstatningsnummer fra SO på personen. I tillegg til registrering i bildet Utvekslingsperson, må alle innreisende utvekslingsstudenter registreres som studieprogramstudenter osv. på vanlig måte i FS.
Utvekslingsperiode
Det er svært viktig at utvekslingsperioden fylles ut korrekt. Studenter som er på utvekslingsopphold med varighet over 3 mnd utløser mobilitetstilskudd.
Utvekslingspersoner blir rapportert i det året utvekslingsperioden avsluttes. Personene registreres på det nivået (stedkode) som er mest hensiktsmessig. Det er som oftest det laveste mulige. Den interne avtaleparten kan være på et overordnet nivå, som regel institusjon eller fakultet/avdeling. Deretter kan studentene registreres på et lavere nivå under avtaleparten eksempelvis institutt eller gruppenivå.
Eksternt sted
Kun eksterne steder lagt inn som avtaleparter på utvekslingsavtalen kan registreres på utvekslingspersonene. Unntaket fra dette gjelder utveksling på en avtale under et utvekslingsprogram som hvor eksterne steder ikke er påkrevd, eksempelvis individbaserte avtaler. På individbasert utveksling er det viktig at eksternt sted registreres på utvekslingspersonene, men det er ikke påkrevd (blått felt).
Utvekslingsprogram
Utvekslingsprogram utledes av utvekslingsavtalen studenten tilknyttes avtaleid). Studieprogram er påkrevd å registrere dersom det på utvekslingsprogrammet er krav om studieprogramsavtaler, og det på selve avtalen er angitt hvilke studieprogrammer som er inkludert. Det vil ved nyregistrering fremkomme om det er påkrevd å registrere eksternt sted utledet av den avtaleid som angis
Termin
For innreisende personer kommer feltene for termin fram i blått, men feltene bør fylles ut uansett om det gjelder utreisende eller innreisende utvekslingspersoner siden det er viktig for rapporteringen.
Kategori
Det er for alle typer utvekslingspersoner påkrevd å oppgi en utvekslingspersonkategori (feltet Kategori:). Her er det opprettet to felleskoder, STUDENT og PHD. Andre typer utvekslingspersoner må opprettes som lokale koder, men det er kun felleskodene som har betydning for rapportering. Det er også kun dersom du bruker koden STUDENT at det automatisk opprettes en forhåndsgodkjenningssak for utreisende studenter.
Oppholdstype
Oppholdstype har tre felleskoder, FELTARBEID, PRAKSIS OG STUDIER. Disse kodene gir informasjon til Lånekassen med hensyn til hva slags opphold det er snakk om for utreisende studenter som søker om støtte til delstudier i utlandet. Det er derfor svært viktig at felleskodene brukes. Dersom det angis opphold av typen FELTARBEID eller PRAKSIS, vil forhåndsgodkjenningen som opprettes være automatisk og være satt til ferdigbehandlet med et omfang på 0 studiepoeng. Dersom det skal avlegges studiepoeng eksternt under oppholdet, må dette endres manuelt i Godkjenningssak samlebilde.
Utvekslingsstatus
Utvekslingsstatus angir status for utvekslingspersonen, og sier om vedkommende er aktiv på utvekslingen, har avbrutt, fullført m.m. Dette feltet har betydning for rapportering av utvekslingsstudenten. Rapportering av utvekslingsstudenter er nærmere beskrevet i rapporteringshåndboka (Studentdata).
Vilkårstatus
Vilkårstatus har to felleskoder, BETAL og GRATIS. Kodene kan brukes for å angi om utvekslingspersonen er tatt opp på en gratisplass eller må betale for utvekslingsoppholdet. I tillegg kan det også opprettes lokale koder som kan knyttes til forskjellige typer begrensninger i studieretten.
Andre felter
- Studienivåintervallet for utvekslingspersonen oppgis i feltet Studienivåintervall. Det skal bare oppgis verdi for studenter, og du lar feltet være blankt for andre kategorier. Studienivåintervall er koblet sammen med Erasmusnivå i bildet Studienivåintervall i modulen studieelementer.
- Kontraktstatus (defineres i bildet Institusjon kontraktstatus under modul Koder, meny Utveksl).
- Grad mål velges fra en gradkodeliste.
- Hvis undervisningen foregår på vertspråket, krysses det av i feltet Und på vertspråk. Dette brukes i rapporteringssammenheng.
- Hvis ECTS-skalaen blir brukt, bør du hake av i feltet Bruk av ECTS.
- I enkelte tilfeller får utvekslingspersonen språkkurs på vertsspråket. Du kan markere dette i feltet Fått vertspråkkurs
- Varighet for eventuelt stipend kan registreres. Innen enkelte programmer er det nødvendig å registrere varighet for industriell utplassering. Dette gjøres i feltet Varighet industriell utpl.
- Feltet NSD rapportert viser hvilket år og termin utvekslingspersonen har blitt rapportert.
- For å ha mulighet til å komme i kontakt med utvekslingspersonen mens vedkommende er utenlands, kan du registrere semesteradresse i utlandet.
- Det er også mulig å registrere utreiseinformasjon på utvekslingspersonen som reiseperioden, passnummer og reiseforsikring. Feltene benyttes kun til informasjon.
Nedre del av bildet (bak fanene) kommer fram ved å trykke på knappen Hele. Her er det plass til navn og adresse på ekstern veileder samt en merknad.
Endre avtale-id eller fra-dato
Dersom utreisedatoen (første felt i perioden for utvekslingen) eller avtale-id skal endres etter at utvekslingspersonen er opprettet, må du bruke knappen "Endre id/fra-dato". Datoen kan ikke endres direkte i feltet Periode, da vil du få feilmelding. Fra-datoen skrives også over i bildet Godkjenningssak samlebilde, når det opprettes en forhåndsgodkjenningssak. Når fra-datoen endres via dialogen som framkommer via overgangsknappen, vil endringen oppdateres i alle bilder.
Overgangsknapper
I tillegg er det overgangsknapper til disse bildene:
- Utvekslingsavtale
- Student saml (Student samlebilde)
- Utenlandsk person
- Dokumentarkiv
- Undervisning (Student undervisning samlebilde)
- Vurdering (Student vurdering samlebilde)
- Ekstern studium (Person eksternstudium)
- Godkjenningssak (Godkjenningssak samlebilde)
- Stipendsøknad
- Stipendsøker