Utveksling

Utveksling av studenter, fagpersoner og administrativt ansatte

Et stadig økende antall programstudenter tar deler av utdanningen ved et utenlandsk lærested og institusjonene tar imot innreisende studenter fra andre land. Det er også et politisk mål om å øke studentmobiliteten. Institusjonene inngår avtaler seg i mellom om utveksling av studenter, fagpersoner og også administrativt personale. Slike avtaler kan registreres og administreres i FS.

Dette arbeidet gjøres i en egen modul i FS; Utvekslingsmodulen.

All rapportering på området henter data fra de studieadministrative systemene, og FS-institusjonene rapporterer på grunnlag av det lærestedet har registrert i FS. Det er derfor svært viktig at data i FS registreres slik at rapportering og tildeling av midler på bakgrunn av dette blir korrekt.

NSD skiller mellom to typer avtaler: institusjonsorganiserte program og individbaserte avtaler. De institusjonsorganiserte programmene er varige, formaliserte studentutvekslingsprogram mellom norske og utenlandske institusjoner, mens de individbaserte avtalene er avtale mellom to institusjoner om en individuell student på et forhåndsgodkjent studieopphold som inngår som del av studentens grad ved hjemmeinstitusjonen. Freemovers (kodet som INDIVID i FS) er et slikt eksempel.

Utvekslingsavtaler

01 Utvekslingsavtale samlebilde - øvre del

De enkelte institusjonene inngår ofte avtaler med utenlandske læresteder om blant annet studentutveksling og undervisningssamarbeid. I tillegg er det mange etablerte utvekslingsprogram som for eksempel Erasmus+, og Nordplus.

Utvekslingsavtaler registreres i bildet Utvekslingsavtale samlebilde

Merk: Felt i bildet som har betydning for applikasjonen Nomination og opptak av innreisende utvekslingsstudenter er beskrevet i en egen brukerhåndbok.

Feltbeskrivelser

Avtaleid ID-en til avtalen

Avtaleid

Avtaleid kom i FS 6.7. Avtaler registrert før modulen ble omskrevet har blitt konvertert og fått tildelt en avtaleid. Konverterte avtaler har fått et løpenummer som avtaleid, der nummereringen starter med nr. 101.

Når nye avtaler skal registreres kan avtaleid tildeles på flere forskjellige måter. Den enkleste måten er å la FS automatisk tildele avtaleid. Dersom du ikke registrerer en ny kode manuelt i avtaleidfeltet ved opprettelse av en ny avtale, får avtalen automatisk første ledige løpenummer. Ved opprettelse av det nye bildet og avtaleidfunksjonen er det anbefalt at reelle avtaler gis avtaleid fra og med 101, mens dummyavtaler tildeles løpenr. mellom 1 og 99. Men det er ikke knyttet funksjonalitet til automatisk tildeling av nummer for dummyavtaler i intervallet 1-99, dette må gjøres manuelt.

Institusjonen kan også tildele avtaleid etter eget kodesystem. Avtaleidfeltet har plass til 20 tegn.

Utreisende utvekslingsstudenter som har ordnet en egen avtale

Utreisende utvekslingsstudenter som har ordnet en egen avtale med et eksternt lærested må også knyttes til en avtale. Det må derfor opprettes dummyutvekslingsavtaler for å administrere disse. Om du ønsker å skille studentene på flere dummyavtaler eller kun operere med én felles dummyavtale, er opp til hver institusjon å bestemme/administrere. Dummyavtaler må knyttes til Utvekslingsprogramkoden INDIVID. Dette er en felleskode som er med i rapporteringen av utvekslingsstudenter.

Utvekslingsprogrammene defineres i bildet Utvekslingsprogram (Kode-modulen, meny Utveksl) med en kode og et navn for utvekslingsprogrammet. Felleskodene for utvekslingsprogrammene skal være dekkende for de aller fleste lærestedenes behov. Bruk av lokale koder bør være nøye gjennomtenkt, særlig grunnet rapportering

Avtalenavn Navn på avtalen
Periode Perioden utvekslingsavtalen er gyldig
Inngått Dato for når avtalen er inngått
Journalnr. Sakens journalnr. i arkivsystem
Merknad Merknad om avtalen på inntil 500 tegn. (Hele merknadsfeltet blir synlig ved å trykke hurtigtasten CTRL + T)
Utvekslingsprogram Hvilket program avtalen hører til
Type avtale  
Studienivåintervall Studienivåintervall angir hvilket nivå/område avtalen gjelder for. Koder hentes fra og legges inn i bildet Studienivåintervall (kodemodulen).

BACHELOR, MASTER, og PHD er felleskoder tilknyttet NSD-studienivå.

Fritak semesteravgift

Studenter innenfor enkelte avtaler og program er fritatt fra å betale semesteravgift. Dette gjelder som regel programmene Erasmus+ og Nordplus. I feltet Fritak semesteravgift setter du en hake dersom studenter innenfor avtalen er fritatt fra å betale semesteravgift.

Registerkort: Feltet har funksjonalitet tilknyttet rutinen for generering av registerkort i modulen Semesterregistrering, FS359.001 Generering av registerkort. Dersom det settes J i feltet Fritak Semesteravgift vil du ved å kjøre rutinen ut fra datagrunnlaget Utvekslingsperson kunne opprette registerkort for innreisende utvekslingspersoner hvor det er forhåndsinnlagt fritak for betaling av semesteravgift det gjeldende semesteret. Står det N i feltet Fritak semesteravgift, vil utvekslingspersonen ikke plukkes opp av registerkortrutinen.

Fakturaoppretting: Det er ikke knyttet funksjonalitet til dette feltet med tanke på fakturaoppretting. Men i rutinen for fakturaoppretting, FS207.001, er det et valg for å unnta utvekslingsstudenter som reiser INN. I tillegg kan du for de enkelte studieprogram velge å sette J i feltet Fritak sem.avg.

Fritak for semesteravgift kan også registreres på selve utvekslingsavtalen i Utvekslingsavtale samlebilde. I dette bildet kan du overstyre/sette en annen verdi enn den som er satt på utvekslingsprogrammet hva angår semesteravgift.

FS359.001 Generering av registerkort

Publisér  
Bruk av ECTS J/N om det brukes ECTS credits ved institusjonene tilknyttet avtalen
Studierett alle program

Hvis avtalen er åpen for alle studenter uavhengig av studierett på studieprogram settes det J.

Hvis avtalen KUN er åpen for studenter som har studierett på visse studieprogram settes det N. Disse studieprogrammene må da spesifiseres i underbildet Studieprogram.

Søke etter registrerte avtaler

Når bildet står i søkemodus er det mulig å oppgi at kun aktive avtaler pr. dags dato skal med.

Du kan søke frem stedkodene (åtte siffer) ved å trykke hurtigtasten CTRL og T når markøren står i stedkodefeltet. Du får da opp følgende dialog:

Det er mulig å søke både på land og institusjon i bildet. Du velger enten fra nedtrekksliste (for land) og/eller angir del av navnet på institusjonen. Tegnet % kan brukes som jokertegn i søk (trunkering), se eksemplet over. Du får da opp en liste som oppfyller søkekriteriene og klikker Bruk for den du ønsker å ta med.

Dersom institusjonen du søker etter ikke finnes i tabellen, kan CERES opprette denne. Dette gjøres ved at din institusjons FS-kontaktperson sender da inn bestilling om ny kode via nettskjema for bestilling av institusjonskode. Merk: Ny kode blir synlig først etter import av institusjonskoder. Dersom lærestedet har oppgitt at denne innlastingen skal skje automatisk, vil koden være på plass dagen etter den er lagt inn. Dersom det foretas en manuell kjøring av FS002.001 Innlasting av felleskoder  vil den være synlig med en gang. Rutinen FS002.001 ligger i FSSYSTEM.

Trestruktur

Etter at et søk er gjort, erstattes søkefeltet øverst til høyre i bildet med en søkeresultatliste vist som en trestruktur. Trestrukturen viser avtalene som er søkt opp og avtalepartene som inngår. Når en haker av for "Kun aktive avtaler" er det bare partnere som ikke er deaktivert når søket gjøres som tas med og vises fram i trestrukturen. Det framvises samtidig eventuelt andre avtaleid'er hvor avtalepartene du har søkt fram måtte inngå. Dersom du søker fram svært mange avtaler, vil ikke treet ha mulighet til å kunne framvise alle avtalene som inngår i uttrekket. Du får et varsel når dette skjer. Store søk på avtaler bør derfor gjøres i rapporten FS280.001 Utvekslingsavtaler.

 

Emneord: utvavtale
Publisert 9. juli 2014 11:06 - Sist endret 15. mars 2024 12:12

02 Utvekslingsavtale samlebilde - underbilder

Det er seks underbilder i Utvekslingsavtale samlebilde:

Funksjonaliteten i disse underbildene beskrives under.

Avtalepart

I underbildet Avtalepart registrerer du partene som inngår i avtalen, både interne og eksterne institusjonskoder. Flere eksterne og interne avtaleparter kan registreres på samme avtale.

Det er mulig å registrere interne stedkoder lengre nede i stedkodehierarkiet på utvekslingsstudenter og på opptaksstudieprogram m.m. enn stedkoden som er lagt inn som avtalepart. Eksempelvis kan du knytte studenter til fakulteter/avdelinger hvis du har lagt institusjonskoden til lærestedet inn som avtalepart, eller underliggende institutter dersom fakultet/avdeling er lagt inn som avtalepart.

Når du oppretter nye forekomster er det mulig å søke opp riktig sted og institusjonskode ved å trykke hurtigtasten CTRL + t når markøren står i stedkodefeltet. Bildet Søk institusjoner vil da åpne seg.

Sted

Partene som inngår i avtalen, både interne og eksterne institusjonskoder.

Orig. avtaleid

Denne kan brukes for å ivareta historikk dersom avtalen har endret id.

Koordinerende inst:

Ved konsortieavtaler er det gjerne én institusjon som har ansvaret for å koordinere avtalen. Denne institusjonen kan markeres ved å sette J i dette feltet.

Merknad:

Eget merknadsfelt knyttet til avtalepart (max 500 tegn)

Koordinator

I underbildet Koordinator kan du legge inn informasjon om kontaktpersoner tilknyttet avtalene, både interne og eksterne. Alle institusjoner som er oppgitt under fanen Avtalepart ligger under nedtrekksfeltet i feltet Sted, og det er kun mulig å knytte personer til institusjonskoder som allerede er oppgitt som avtaleparter.

Kontakttype: De forskjellige kontakttypene er definert i bildet Kontakttype (Kodemodulen, meny Utveksl). Her ligger det fire felleskoder, men det er mulighet til å opprette egne lokale koder. Det skilles mellom administrative og andre roller (adminsitrativ J/N), eksempelvis faglige kontaktpersoner o.l.

Eksterne personer som skal kunne logge seg inn i Nomination og nominere studenter til innreisende utveksling må registreres med kontakttype NOMINATOR og e-postadresse i rammen Ekstern person for at de skal kunne aktiveres som nominatorer i bildet Nominator. Mer informasjon om Nomination og opptak av innreisende utvekslingsstudenter finnes i brukerdokumentasjonen til Nomination.

Gjelder fag: Det er mulig å knytte de forskjellige koordinatorene til fag, dersom fag brukes som inndeling ellers på avtalen eller det er ønskelig av andre grunner å skille på fag. I tillegg er det mulig å sette en periode for når personen er en koordinator tilknyttet avtalen. Slik er det også mulig å ivareta historikk når koordinatorene byttes ut.

Interne koordinatorer må være lagt inn som personer i FS. Du legger da kun inn fødselsnr. i rammen for Intern person. Postadressen som da hentes i bildet er arbeidsstedet som personen er tilknyttet Sted ansatt: i bildet Person/Fagperson i Personmodulen.

For eksterne koordinatorer, som ikke skal ligge registrert i Persontabellen i FS, registreres kontaktinformasjon i rammen Ekstern person.

Betingelser

I underbildet Betingelser angis informasjon og detaljer rundt avtalen som er inngått ved hvert lærested.

En avtale med mange avtaleparter kan ha forskjellige betingelser knyttet til de involverte lærestedene, og det angis i dette bildet. Det kan være mange forekomster under denne fanen i og med at én avtale kan ha mange avtaleparter, både interne og eksterne og det kan være knyttet forskjellige betingelser til de forskjellige konstellasjonene av avtaleparter.

Betingelsene innbefatter hvilke kategorier utvekslingspersoner avtalen omfatter, for eksempel student, lærer eller administrativt personale. Du oppgir hvor mange innreisende og utreisende det skal være under avtalen og varigheten for oppholdet. Det er mulig å angi forskjellig varighet for innreisende og utreisende utvekslingspersoner.

Avtalen kan gjelde både studenter, lærere og administrativt personale. Det kan derfor være flere forekomster av personkategori, og disse kan ha forskjellig oppholdslengde.

Utviklingspersonkategoriene (Personkategori) defineres i bildet Utvekslingspersonkategori (Kodemodulen, meny Utveksl, med kode og navn. Verditypen angir om dette er en lokal (L) eller felles F) kode. Det er lagt inn to felleskoder hhv. STUDENT og PHD. Kun disse verdiene har betydning for rapportering, andre typer utvekslingspersoner rapporteres ikke.

De interne stedkodene og de eksterne stedkodene som skal benyttes i dette underbildet må være registrert som avtaleparter i underbildet Avtalepart først.

Opptaksinfo

Det er mulig å gjøre opptak til utvekslingsavtaler via opptaksmodulen og gjøre opptaket tilgjengelig i Søknadsweb (beskrevet i brukerdokumentasjonen om Opptak og Søknadsweb). Ved å hake av for Opptaksinfo i øvre del av bildet vises felter for opptaksinformasjon tilknyttet hver av betingelsene. Feltene under rammen Opptak knyttes til Opptakstudieprogram samlebilde i opptaksmodulen.

Merk: feltene under Opptaksinfo har også betydning for oppsett av applikasjonen Nomination og opptak av innreisende utvekslingsstudenter. Informasjon om dette er beskrevet i en brukerdokumentasjonen om Nomination.

Feltene Opptakstype på utvekslingsavtalen skriver seg til feltet Opptakstype i Opptakstudieprogram samlebilde.

Studietypefeltet tilsvarer feltet Studietypenr. på opptakstudieprogrammet.

Feltene for studieprogram og studierettstatus angir hvordan innreisende studenter på avtalen skal plasseres med hensyn til studierett.

I tillegg er det mulig å angi hvilke semestre (vår/høst) opptak skal skje og varigheten på utvekslingen (antall semestre). Standardverdi er N i statusfeltene for opptak.

Opptakstudieprogram

Det må opprettes minst ett opptakstudieprogram per avtaleid, men normalt kreves det flere. Det gjøres ved å trykke på knappen Opprett opptaksstudieprogram for utreisende.

For utreisende og innreisende studenter må det lages egne opptakstudieprogram. I tillegg kreves det ytterligere flere, dersom det er opptak til både ettsemesterutveksling og tosemesterutveksling på samme avtale.

I Opptaksstudieprogram samlebilde knyttes utvekslingsavtalen til riktig opptak nederst i øvre del av bildet. Merk at det er mulig å knytte studenten som tas opp til en lavere intern stedkode enn det som er oppgitt under Avtalepart på utvekslingsavtalen. Eksempelvis kan studentene knyttes direkte til et institutts stedkode selv om det er fakultetet instituttene er underlagt som er avtalepart. Det samme gjelder den interne stedkoden i bildet Utvekslingsperson.

Dersom det ikke er opprettet et Opptak studieprogram for opptak til utvekslingsavtalen kan dette genereres direkte fra bildet. For forekomster under Betingelser som ikke har verdi i feltene Opptakstype ut og Studietype ut vil det være en grå knapp med teksten Opprett opptakstudieprogram for utreisende som kan brukes for å generere et Opptak studieprogram for hvert av de eksterne stedene som inngår i avtalen.
For at rutinen for å opprette opptakstudieprogram skal kunne brukes må det legges inn noe ny bakgrunnsdata først. Dersom dette er ikke er lagt inn i FS første gang noen forsøker å bruke rutinen vil følgende dialoger vises:

Informasjonen som etterspørres må legges inn i bildet WebApplikasjon- Modulvalg i modulen Semestrerregistrering, under Applikasjon = FS og Modul = UTVEKSL.

I feltet URL legges det inn hvilke poengtyper som rutinen skal bruke i opptakstudieprogrammene som opprettes for opptak av utreisende studenter samt hvilken studietypenummerserie som skal benyttes.

Når bakgrunnsdata er satt, vil du komme til følgende dialog når du trykker på knappen Opprett opptakstudieprogram for utreisende.

Institusjonsnummer og studietypenr. og navn legges inn av FS. I dialogen må du sette opptakstypen som skal brukes, i tillegg må du velge om du ikke vil sette et Kompetanseregelverk, generere et nytt eller bruke et som allerede eksisterer i basen fra en nedtrekksliste. Det samme må du gjøre for rangeringsregelverk. For automatisk kvalifikasjonsgrunnlag kan det velges å enten ikke sette det med rutinen eller bruke et eksisterende som velges fra en nedtrekksliste. Opptakstudieprogram genereres med de parametrene som er satt i dialogen når du trykker på Opprett. Opptakstudieprogrammet kan da redigereres og administrereres videre i opptaksmodulen.

Når Opptak studieprogram er opprettet via rutinen forsvinner den grå knappen fra forekomsten, og feltene Opptakstype ut og Studietype ut vil være utfylt med informasjonen fra opptakstudieprogrammet som er opprettet. Det må gjøres et nytt søk i bildet for at denne informasjonen skal vises.

Studieprogram

Studieprogram kan knyttes til utvekslingsavtalen i bildet Utvekslingsavtale samlebilde - underbilde Studieprogram. Ved å angi studieprogram i dette underbildet kan du begrense hvilke studieprogramstudenter som kan få bli utreisende utvekslingsstudenter på avtalen. Noen typer Utvekslingsprogram har krav om at de er knyttet til studieprogrammer, og at kun studenter på disse studieprogrammene kan få opptak til utvekslingsavtalen.

Dersom det kun er studenter på noen studieprogram som skal få søke på alternativet på Søknadsweb, settes Studierett alle program' = N. Da er det studenter med de studieprogrammene som er angitt i underbildet Studieprogram på Utvekslingsavtalen som får se og kan søke søknadsalternativet på Søknadsweb.

Fanen inneholder J/N-kolonner som styrer om det er opptak hhv. vår og/eller høst for utveksling på gitt studieprogram innenfor avtalen.

Info

Det er mulig å legge inn tekster som kan trekkes ut til lærestedets nettsider i underbildet Info.

Foreløpig må det lages egne lokale infotekstkoder for utveksling. På sikt kan det ved behov utvikles felleskoder for infotekster for utvekslingsavtaler. Dersom data om utvekslingsavtaler skal utveksles mellom institusjoner i framtiden vil bruk av felleskoder gjøre datautvekslingen enklere. Ved å klikke på "vis detaljer" kan man se dato for sist endret og saksbehandlers initialer.

FS200.040 Eksport av studieinformasjon - XML-format er en rapport i modulen Studieelementer som tar ut infotekster fra FS i XML-format. Det er et eget valg i rapporten for å generere tekster fra Utvekslingsavtale samlebilde.
Rapporten er nærmere beskrevet i egen brukerdokumentasjon, Eksport av data/integrasjoner, som ligger på dokumentasjonssidene under Annet fra FS.

Språkkrav

Her kan du registrere utvekslingsinstitusjonens språkkrav dersom dette er definert i avtalen. Du velger undervisningsspråk fra en nedtrekksmeny, og setter nivået som kreves for opptak til avtalen. 



Nivået er definert ut fra ferdighetsskalen til CEFR, Common European Framework of Reference for Languages der A1 er nybegynner, og C2 er tilnærmet morsmål; dette forklares i nedtrekksmenyen CEFR level.

Merknadsfeltet har plass til max 1000 tegn.

Utvekslingsperson

I underbildet Utvekslingsperson framvises alle utvekslingspersoner tilknyttet avtalen, uansett periode og utvekslingsstatus.

Utvekslingsstudenter som er inne i sin utvekslingsperiode vises med svart skrift. I de tilfellene hvor utvekslingen ikke lenger er aktiv av forskjellige årsaker, perioden er over, studenten har trukket seg, utvekslingen er satt som fullført osv., vises personforekomsten i grå skrift.

Emneord: utvavtale, utvavtale_avtalepart, utvavtale_koordinator, utvavtale_betingelse, utvavtale_studieprogram, utvavtale_info, utvavtale_utvperson
Publisert 10. juli 2014 10:30 - Sist endret 28. mars 2022 14:48

03 FS175.001 Oppretting av termin for opptakstudieprogram for utreisende studenter

Denne rutinen gjør det enklere å vedlikeholde opptakstudieprogram for utreisende studenter ved å generere opptakstermin for nye semestre på for opptakstudieprogram tilknyttet aktive utvekslingsavtaler.

Rutinen har kun en bestillingsparameter, og det er opptakstermin. Ønsket termin som det skal opprettes terminer for i Opptakstudieprogram legges i feltet før rutinen kan kjøres.

For at rutinen skal kunne opprette opptakstermin på opptakstudieprogram som skal være aktive det ønskede semesteret må følgende være på plass:

  • Opptaket (opptakstypen) som opptakstudieprogrammene skal være tilknyttet må være opprettet i Opptak samlebilde (opptaksmodulen) for gjeldende semester.
  • Utvekslingsavtalen som er tilknyttet de aktuelle opptakstudieprogrammene må være aktiv og gyldig innenfor datoene i feltet Periode i øvre del av Utvekslingsavtale samlebilde.
  • Verdiene som er satt i feltene Opptakstype -ut og Studietype -ut for eksternt sted under Betingelser og Opptaksinfo i Utvekslingsavtale samlebilde må sammenfalle med registreringer i et eksisterende opptakstudieprogram. Dersom opptakstudieprogram ikke er generert via rutinen i nevnte bilde kan det være feilregistreringer som gjør at rutinen ikke fungerer, jmf. feilmeldinger i skjermdumpen for rutinen over.
  • Verdien J må stå i feltet Ut - vår (Utvekslingavtale samlebilde, Betingelser, Opptaksinfo) dersom du ønsker å opprette opptakstudieprogram for et vårsemester,  og tilsvarende må det stå J i feltet Ut - høst om du ønsker å opprette opptakstudieprogram for et høstsemester.

Framvisning av data i rutinen:

Rutinen viser fram avtaleid til de avtalene som det er tilknyttet opptakstudieprogram til som rutinen har hentet. Dessuten vises kombinasjonen av eksternt sted og studietype under overskriften Studietype samt navnet på opptakstudieprogrammet, dersom det er angitt. Om rutinen for å opprette opptakstudieprogram i Utvekslingsavtale samlebilde har blitt brukt, så setter rutinen et navn på opptakstudieprogrammet sammensatt av navnet på eksternt sted, utvekslingsprogrammet for avtalen og forkortelse for navnet på internt sted i parentes.

Opptakstypen for opptaksstudieprogrammet vises under overskriften Opptakstype.

Helt til høyre vises status for hvert av opptaksstudieprogrammene som er hentet:

  • > angir at valgt opptakstermin genereres på opptakstudieprogrammet via rutinen
  • - angir at valgt opptakstermin allerede er generert på opptakstudieprogrammet
  • ! angir at Opptak eller Opptakstudieprogram ikke eksisterer (og må rettes før rutinen vil kunne generere opptakstermin)

Nederst i rutinen vises det hvor mange utvekslingsavtaler som er gjennomgått av rutinen, antall opptaksterminer som er opprettet og antall som har feilet.

Merk: Rutiner må alltid kjøres med avkrysning for Nei i Oppdater database første gang. Først når dataene som rutinen henter fram er gjennomgått og vurdert til å være korrekte, kan rutinen kjøres med Oppdater database er lik Ja. Da gjennomføres endringene i databasen.
Det finnes ikke er angreknapp for rutinekjøringer. Dersom rutinen gjør endringer som er feil, må dette ryddes opp i manuelt av saksbehandler.

Emneord: fs175.001
Publisert 10. juli 2014 10:31 - Sist endret 29. mars 2022 09:36

04 FS280.001 Utvekslingsavtaler

FS280.001 Utvekslingsavtaler gir oversikt over utvekslingsavtaler som er opprettet i FS.
Rapporten finnes i fire typer:

  • Avtaler 
  • Avtaler programgruppert 
  • Kontaktpersoner
  • Avtaleparter

De forskjellige typene angir hvordan rapporten grupperes, og rapportens utplukk varierer etter typen rapport du vil kjøre.

Rapporten bestilles for et internt sted og en periode, utvekslingsprogram, NSD-utvekslingsprogram, fag eller land. Alle avtaler som er gyldige i deler av perioden vises. Det betyr at også avtaler som går ut i løpet av den oppgitte perioden blir tatt med i rapporten. Rapporten kan bestilles for alle eksterne steder eller bare  for en spesifikk ekstern institusjon.

Rapporttype Avtaler

Dersom du velger rapporttypen Avtaler vises det hvor mange studenter som har reist ut og kommet inn totalt på avtalen. 
Alle avtaleparter og betingelsene for avtalen vises, i tillegg til avtaletype og avtaleperiode. Informasjonen må være registrert i utvekslingsavtale samlebilde for å vises
Merknader og aktive/inaktive avtaler kan vises eller skjules etter at rapporten er kjørt.

Rapporttype Avtaler programgruppert

Velges rapporttypen Avtaler programgruppert, kommer rapporten ut gruppert etter de forskjellige programtypene; Erasmus, bilateral, Nordplus osv., men med samme utplukk som avtalerapporten.

Rapporttype Kontaktpersoner

Kontaktpersonrapporten gir mulighet for å få tatt ut adresseliste på personer tilknyttet avtalene i utplukket, dersom du ønsker det. Merk likevel at URL hentes fra Sted samlebilde, og fra URL-feltet som finnes i underbildet Koordinator i Utvekslingsavtale samblebilde. 

Rapporttype Avtalepartner

Rapporttypen Avtaleparter framviser alle avtalepartene tilknyttet hver avtaleid, samt navn på avtalen, type program og periode. Interne steder kan vises eller skjules etter at rapporten er kjørt. Kun partnere som  er aktive i oppgitt avtaleperiode tas med i rapporten (ikke alle partnere).

Emneord: fs280.001
Publisert 10. juli 2014 10:31 - Sist endret 29. mars 2022 10:07

Utvekslingspersoner

01 Utvekslingsperson samlebilde - øvre del

Utvekslingspersonene som registreres i Utvekslingsperson samlebilde må enten være innenfor et institusjonsorganisert utvekslingsprogram eller på en individbasert avtale. Individbaserte avtaler må være registrert som utvekslingsavtaler i Utvekslingsavtale samlebilde (dummyavtaler).

Utvekslingspersonene må finnes i FS fra før, enten som personer eller studenter. Innreisende studenter kan tas opp via Nomination/opptaksmodulen eller registreres direkte
i bildet Person/student.

Utreisende utvekslingspersoner kan tas opp etter søknad i Søknadsweb og kjøring av opptak i opptaksmodulen eller registreres manuelt i dette bildet. Fagpersoner må være registrert i bildet Person/Fagperson.

Utvekslingsperson samlebilde

Utvekslingspersoner identifiseres med følgende opplysninger:

  • fødselsnummer,
  • avtaleid til avtalen de utveksles via (fra Utvekslingsavtale samlebilde),
  • periode for utvekslingen,
  • om vedkommende er innreisende eller utreisende
  • stedkodene for internt og eksternt sted.

Innreisende personer behøver ikke ha et gyldig norsk fødselsnr. eller være registrert som studenter i FS for å kunne registreres i dette bildet. Det er mulig å registrere personer med FS-generert fødselsnr. Dersom den innreisende utvekslingspersonen skal registreres som student i FS, må det registreres et gyldig norsk fødselsnummer eller erstatningsnummer fra SO på personen. I tillegg til registrering i bildet Utvekslingsperson, må alle innreisende utvekslingsstudenter registreres som studieprogramstudenter osv. på vanlig måte i FS.

Utvekslingsperiode

Det er svært viktig at utvekslingsperioden fylles ut korrekt. Studenter som er på utvekslingsopphold med varighet over 3 mnd utløser mobilitetstilskudd.
Utvekslingspersoner blir rapportert i det året utvekslingsperioden avsluttes. Personene registreres på det nivået (stedkode) som er mest hensiktsmessig. Det er som oftest det laveste mulige. Den interne avtaleparten kan være på et overordnet nivå, som regel institusjon eller fakultet/avdeling. Deretter kan studentene registreres på et lavere nivå under avtaleparten eksempelvis institutt eller gruppenivå.

    Eksternt sted

    Kun eksterne steder lagt inn som avtaleparter på utvekslingsavtalen kan registreres på utvekslingspersonene. Unntaket fra dette gjelder utveksling på en avtale under et utvekslingsprogram som hvor eksterne steder ikke er påkrevd, eksempelvis  individbaserte avtaler. På individbasert utveksling er det viktig at eksternt sted registreres på utvekslingspersonene, men det er ikke påkrevd (blått felt).

     

    Utvekslingsprogram

    Utvekslingsprogram utledes av utvekslingsavtalen studenten tilknyttes avtaleid). Studieprogram er påkrevd å registrere dersom det på utvekslingsprogrammet er krav om studieprogramsavtaler, og  det på selve avtalen er angitt hvilke studieprogrammer som er inkludert. Det vil ved nyregistrering fremkomme om det er påkrevd å registrere eksternt sted utledet av den avtaleid som angis

    Termin

    For innreisende personer kommer feltene for termin fram i blått, men feltene bør fylles ut uansett om det gjelder utreisende eller innreisende utvekslingspersoner siden det er viktig for rapporteringen.

     

    Kategori

    Det er for alle typer utvekslingspersoner påkrevd å oppgi en utvekslingspersonkategori (feltet Kategori:). Her er det opprettet to felleskoder, STUDENT og PHD. Andre typer utvekslingspersoner må opprettes som lokale koder, men det er kun felleskodene som har betydning for rapportering. Det er også kun dersom du bruker koden STUDENT at det automatisk opprettes en forhåndsgodkjenningssak for utreisende studenter.

    Oppholdstype

    Oppholdstype har tre felleskoder, FELTARBEID, PRAKSIS OG STUDIER. Disse kodene gir informasjon til Lånekassen med hensyn til hva slags opphold det er snakk om for utreisende studenter som søker om støtte til delstudier i utlandet. Det er derfor svært viktig at felleskodene brukes. Dersom det angis opphold av typen FELTARBEID eller PRAKSIS, vil forhåndsgodkjenningen som opprettes være automatisk og være satt til ferdigbehandlet med et omfang på 0 studiepoeng. Dersom det skal avlegges studiepoeng eksternt under oppholdet, må dette endres manuelt i Godkjenningssak samlebilde.

    Utvekslingsstatus

    Utvekslingsstatus angir status for utvekslingspersonen, og sier om vedkommende er aktiv på utvekslingen, har avbrutt, fullført m.m. Dette feltet har betydning for rapportering av utvekslingsstudenten. Rapportering av utvekslingsstudenter er nærmere beskrevet i rapporteringshåndboka (Studentdata).

    Vilkårstatus

    Vilkårstatus har to felleskoder, BETAL og GRATIS. Kodene kan brukes for å angi om utvekslingspersonen er tatt opp på en gratisplass eller må betale for utvekslingsoppholdet. I tillegg  kan det også opprettes lokale koder som kan knyttes til forskjellige typer begrensninger i studieretten.

    Andre felter

    • Studienivåintervallet for utvekslingspersonen oppgis i feltet Studienivåintervall. Det skal bare oppgis verdi for studenter, og du lar feltet være blankt for andre kategorier. Studienivåintervall er koblet sammen med Erasmusnivå i bildet Studienivåintervall i modulen studieelementer.
    • Kontraktstatus (defineres i bildet Institusjon kontraktstatus under modul Koder, meny Utveksl).
    • Grad mål velges fra en gradkodeliste.
    • Hvis undervisningen foregår på vertspråket, krysses det av i feltet Und på vertspråk. Dette brukes i rapporteringssammenheng.
    • Hvis ECTS-skalaen blir brukt, bør du hake av i feltet Bruk av ECTS.
    • I enkelte tilfeller får utvekslingspersonen språkkurs på vertsspråket. Du kan markere dette i feltet Fått vertspråkkurs
    • Varighet for eventuelt stipend kan registreres. Innen enkelte programmer er det nødvendig å registrere varighet for industriell utplassering. Dette gjøres i feltet Varighet industriell utpl.
    • Feltet NSD rapportert viser hvilket år og termin utvekslingspersonen har blitt rapportert.
    • For å ha mulighet til å komme i kontakt med utvekslingspersonen mens vedkommende er utenlands, kan du registrere semesteradresse i utlandet.
    • Det er også mulig å registrere utreiseinformasjon på utvekslingspersonen som reiseperioden, passnummer og reiseforsikring. Feltene benyttes kun til informasjon.

    Nedre del av bildet (bak fanene) kommer fram ved å trykke på knappen Hele. Her  er det plass til navn og adresse på ekstern veileder samt en merknad.

    Utvekslingsperson - hele bildet

    Endre avtale-id eller fra-dato

    Dersom utreisedatoen (første felt i perioden for utvekslingen) eller avtale-id skal endres etter at utvekslingspersonen er opprettet, må du bruke knappen "Endre id/fra-dato". Datoen kan ikke endres direkte i feltet Periode, da vil du få feilmelding. Fra-datoen skrives også over i bildet Godkjenningssak samlebilde, når det opprettes en forhåndsgodkjenningssak. Når fra-datoen endres via dialogen som framkommer via overgangsknappen, vil endringen oppdateres i alle bilder.

    Utvekslingsperson - endre id eller dato

    Overgangsknapper

    I tillegg er det overgangsknapper til disse bildene:

    • Utvekslingsavtale 
    • Student saml (Student samlebilde) 
    • Utenlandsk person 
    • Dokumentarkiv 
    • Undervisning (Student undervisning samlebilde) 
    • Vurdering (Student vurdering samlebilde) 
    • Ekstern studium (Person eksternstudium) 
    • Godkjenningssak (Godkjenningssak samlebilde) 
    • Stipendsøknad
    • Stipendsøker
    Emneord: utvperson
    Publisert 11. juli 2014 11:04 - Sist endret 22. juni 2023 10:35

    02 Utvekslingsperson samlebilde - underbilder

    Det er ti underbilder i Utvekslingsperson samlebilde;

    Funksjonaliteten i disse underbildene beskrives nedenfor.

    Fag

    I underbildet Fag er det mulig å angi hvilket fag avtalen med personen gjelder innenfor. På avtalen kan det være knyttet forskjellige betingelser til forskjellige fag, og det er i disse tilfellene viktig å knytte utvekslingspersonen til riktig fag og dermed også de riktige betingelsene. Etter Kvalitetsreformen har fagtilknytning vært mindre brukt grunnet at de fleste studentene har en studieprogramstilknytning.

    Vurd. meld

    Innreisende studenter skal gjerne meldes opp til vurdering og dette kan gjøres enkelt og raskt i undervinduet Vurd.meld. Her er det også oversikt over de vurderingsmeldingene som er lagt inn via vurderingsmodulen eller av studenten selv i StudentWeb. Merk også avkrysningsboksen Detaljer som gir ytterligere opplysninger om vurderingsmeldingene.

    Vurd. prot

    I mange tilfeller kan det være greit å få innsyn i vurderingsprotokollen til utvekslingspersonen og det får du i underbildet Vurd.prot.

    R.kort

    I underbildet R.kort er det visning av alle registerkortforekomstene til utvekslingspersonen.

    Du kan opprette registerkort for innreisende utvekslingspersoner ved å kjøre rutinen FS359.001 Generering av registerkort i Semesterregistreringsmodulen. Du får da opprettet registerkort for studenter på studieprogrammer som ikke krever semesteravgift. Feltet Fritak sem.avg. styrer dette, der en J betyr at semesteravgift ikke skal betales. Men det forutsetter at rutinen FS359.001 kjøres med utplukket Utvekslingsperson. I så fall opprettes registerkort med status betalt J. Kjøres ikke rutinen FS359.001 vil faktura bli opprettet selv om studieprogrammet har J for fritak.

    Studierett

    Studieretter som studenten har framvises i underbildet Studierett.

    UndMeld

    Innreisende studenter kan ha behov for å bli meldt til undervisning manuelt. Undervisningsmeldingen kan opprettes og kontrolleres i underbildet UndMeld.

    Utv.Rapport

    Når de utreisende studentene har kommet hjem, må de i noen tilfeller levere rapport fra utvekslingsoppholdet. For å kunne holde oversikt over dette, kan en registrere termin, dato frist og dato for når rapporten er levert. Evt. kan en peker (URL) til rapporten også legges inn i dette underbildet.

    Utl

    Det er ofte nødvendig å registrere utfyllende opplysninger om innreisende studenter. Det kan være oppholdstillatelse, om de skal ha boligtilbud osv. Alt dette kan registreres i underbildet Utl.

    Informasjonen i underbildet er identisk med bildet Utenlandsk person i Personmodulen. Det er derfor likegyldig hvilket av disse bildene du bruker for å oppdatere informasjonen.

    Adr

    Underbildet Adr inneholder adressefelt tilsvarende dem du finner i bildene Person/student  og Student samlebilde i Personmodulen. Hjemstedsadresse  kan i dette bildet oppdateres uten at personen er opprettet som student.

    Bilde

    Under Bilde er det mulig å laste inn et bilde av utvekslingspersonen.

    Emneord: utvperson, utvperson_fag, utvperson_vurdmeld, utvperson_vurdprot, utvperson_regkort, utvperson_studierett, utvperson_undmeld, utvperson_utvrapport, utvperson_utlperson, utvperson_adresse, utvperson_personbilde
    Publisert 11. juli 2014 11:04 - Sist endret 29. mars 2022 10:37

    03 FS270.001 Utvekslingspersoner

    FS270.001 Utvekslingspersoner er en oversiktsrapport over lærestedets utvekslingspersoner

    FS270.001
    Billedtekst


    Rapporten bestilles for et internt sted, et utplukk av eksterne steder (alle, ett sted eller ett land) og en periode eller rapporteringsår/-termin. Du kan avgrense utplukket med:

    • Utvekslingsprogram 
    • NSD-utvekslingsprogram 
    • Studieprogram 
    • Fag 
    • Personkategori (student, Phd, lærer osv.) 
    • Inn/utreisende 
    • Studienivåintervall (bachelor, master osv.)
    • Utvekslingsstatus (avbrudd, trukket osv.)
    • Kontraktstatus
    • Oppholdstype (feltarbeid, praksis osv.)

    Rapporten gir en oversikt over utvekslingspersoner ved et sted (ut/inn) i en oppgitt periode. Den gir opplysninger om internt og eksternt sted, om de er innreisende eller utreisende, periode og utvekslingsprogram. Dersom tidsutplukk angis som Termin er det en forutsetning for resultat i rapporten at feltene Termin i Utvekslingsperson er fylt ut. Personer som mangler slik utfylling blir ikke vist i rapporten.

    Du kan ved hjelp av Vis-valgene bl.a. velge om adresse og merknad skal være med i rapporten eller ikke. Mobilnr vises i rapporten når en velger å vise adresse. Bynavn for ekstern institusjon er i datagrunnlag slik at denne kan filtreres på.

    Det er også Vis-valg på varighet, hvor varigheten velges fra en liste.

    Med Vis-valg for Resultater vises alle emner studenten har resultat i, eller er meldt til. Resultatstatus vises for det enkelte emne, der M betyr Meldt. Pr default er Vis-valget ikke krysset av.

    Det er mulig å velge sideskift mellom de forskjellige utvekslingsprogrammene for bedre å kunne skille dem fra hverandre.

    Oppsummeringer

    Nederst i rapporten er det flere oppsummeringer. Antall forekomster av innreisende utvekslingsopphold i den valgte perioden, antall forekomster av utreisende utvekslingsopphold samt antallet unike personer i rapportutplukket summeres hver for seg. Kvinneandelen i hver av summeringene angis også.

    Rapportering

    Utplukkene rapporteringsår og rapporteringstermin er laget med tanke på DBH-rapporteringen av utvekslingspersoner.  I rapporteringen til DBH skal du bare ta med studenter som har vært ute lenger enn 3 mnd og som avsluttet utvekslingsperioden innenfor rapporteringsåret. Dette utplukket er tilpasset denne rapporteringen. Det betyr at hvis en student er ute fra 01.10.2016 til 15.02.2017, så skal vedkommende rapporteres i 2017, og dette fremkommer i rapporten.

    Emneord: fs270.001
    Publisert 11. juli 2014 11:04 - Sist endret 22. juni 2023 10:24
    Error: Included resource '/brukersider/brukerdok/utveksling/utvekslingspersoner/koder' returned HTTP status code 404

    Søkere

    01 FS170.001 Søkere til innreisende utveksling

    Oversiktsrapport som viser søkere til opptak til innreisende utveksling blant annet med oversikt over om søkernes status i forhold til om de er kvalifiserte, har fått tilbud, har svart på tilbud mv.

    Utplukk

    Rapporten tar utplukk på eksterne steder og det er tre utplukk å velge mellom.

    Utplukk Beskrivelse
    Utplukk i rapporten - beskrivelser
    Eksterne steder: Alle Vil vise fram alle eksterne steder som hentes i rapporten ut fra bestillingsparameterne som velges.
    Eksterne steder: Sted Ønsket eksternt sted må registreres.
    Eksterne steder: Land Ønsket land må registreres. Velges fra nedtrekksliste.

    Bestillingsparametere

    Det er kun noen få bestillingsparametere som kan fylles ut for å kjøre denne rapporten.

    Bestillingsparametre Beskrivelser
    Bestillingsparametre - beskrivelser
    Opptak ALLE er lagt inn som default valg. Ønskes en bestemt opptakstype velges denne fra nedtrekkslisten. Opptakstermin som rapporten skal kjøres for registreres manuelt.
    Internt sted Den interne stedkoden som rapporten skal kjøres for registreres i dette feltet.
    Utvekslingsprogram ALLE er lagt inn som default valg. Dersom du ønsker å filtrere rapporten finere velges utvekslingsprogrammet du ønsker å filtrere rapporten på fra nedtrekkslisten.
    Studienivåintervall ALLE er lagt inn som default valg. Dersom du ønsker å filtrere rapporten finere velges studienivåintervallet du ønsker å filtrere rapporten på fra nedtrekkslisten.
    Fag ALLE er lagt inn som default valg. Dersom du ønsker å filtrere rapporten finere velger du faget du ønsker å filtrere rapporten på fra nedtrekkslisten.

    Vis-valg

    Vis-valg kan slås av og på etter at rapporten er kjørt.

    Vis-valg Beskrivelse
    Beskrivelse av Vis-valgene
    Fødselsnr. Tre muligheter for avkrysning i boksen. Hele fødselsnummeret kan vises, kun fødselsdato eller ingen av delene.
    Journalnummer Mulighet for å vise eventuelt journalnummer til sak i arkivet som er lagt inn på søknaden om opptak.
    Nominator Mulighet for å vise fram hvem som har nominert søkeren i Nomination.
    Merknad - søkweb Viser eventuelle merknader som søkeren har registrert i tilknytning til søknaden i SøknadsWeb.

    Rapportresultat

    Rapporten viser fram søkerne og hvilke utvekslingsavtaler de har søkt på. Dessuten vises en del statuser hos søkerne og for søknaden deres om innreisende utveksling.

    Det vises hvem søkerne er i form av navn og fødselsnummer/fødselsdato og hvilket eksternt sted de kommer fra. Rapporten viser søknadsalternativ de har søkt på, hvilken avtaleid søknadsalternativet er knyttet til samt utvekslingsprogram og internt sted som er registrert på utvekslingsavtalen. Perioden søkeren har søkt innreisende utveksling for vises også.

    Statuser for søkeren og søknaden er også informasjon som vises i denne rapporten, i den grad det er registrert i FS. Studentgrunnlaget vises om det er lagt inn, om personen er registrert med GSK-grunnlag, om søkeren er registrert som kvalifisert eller ikke, tilbudsstatus, svarstatus og om brev er sendt.

    Nederst i rapporten summeres antallet søkere per opptakstype samt antall søkere som er tatt med i rapporten totalt.

    Hvor hentes data fra?

    Data som vises i rapporten hentes i hovedsak fra opptaksmodulen, men en del grunnlagsdata om utvekslingsavtalen ligger i utvekslingsmodulen (Utvekslingsavtale samlebilde). Grunnlagsdata om søknadsalternativet finnes i Opptakstudieprogram samlebilde. Statusene for søkeren og søknaden er registrert i Søknad samlebilde.

     

    Emneord: fs170.001
    Publisert 14. juli 2014 14:55 - Sist endret 28. mars 2022 11:12

    02 FS171.001 Nominerte søkere - kontrollrapport

    Denne rapporten sammenstiller nominasjonsdata og opptaksdata, og har forskjellige filtreringsmuligheter slik at du kan bruke den for å kontrollere hvem av studentene som har fullsført søknaden på Søknadsweb og hvem som kun er nominert mv.

     

    Bestillingsparametre

    Rapporten har kun en bestillingsparameter og det er opptakstermin. Ønsket årstall og termin må legges inn for at rapporten skal kunne kjøres.

    Vis-valg

    Vis-valg kan slås av og på etter at rapporten er kjørt.

    Vis-valg Beskrivelse
    Beskrivelse av Vis-valgene
    Fødselsnr. Tre muligheter for avkrysning i boksen. Hele fødselsnummeret kan vises, kun fødselsdato eller ingen av delene
    Journalnummer Mulighet for å vise eventuelt journalnummer til sak i arkivet som er lagt inn på søknaden om opptak
    Nominator Mulighet for å vise fram hvem som har nominert søkeren i Nomination
    Merknad - søkweb Viser eventuelle merknader som søkeren har registrert i tilknytning til søknaden i Søknadsweb
    Uansett fullført søknad Det er mulig å vise enten kun fullførte søknader eller kun ikke fullførte søknader. Disse to valgene ligger i nedtrekkslisten.
    Uansett lastet opp dokum Det er mulig å vise enten kun søkere som har lastet opp dokumenter i Søknadsweb eller kun søkere som ikke har lastet opp dokumenter i Søknadsweb.
    Disse to valgene ligger i nedtrekkslisten.
    Dokumenttype Det er mulig å filtrere søkerne på bestemte dokumenttyper. Dokumenttypene kan velges i nedtrekkslisten.

    Rapportresultat

    Rapporten viser fram nominerte søkerne, hvilke søknadsalternativer/utvekslingsavtaler de er nominert til og henvisning til dokumenter som er lastet opp i tilnytning til nomineringer/søknaden. Dessuten vises en del statuser hos søkerne og for søknaden deres om innreisende utveksling.

    Det vises hvem søkerne er i form av navn og fødselsnummer/fødselsdato og hvilket eksternt sted de kommer fra. Rapporten viser søknadsalternativet de er nominert til/har søkt på, hvilken avtaleid søknadsalternativet er knyttet til, samt utvekslingsprogram og internt sted som er registrert på utvekslingsavtalen.
    Perioden søkeren har søkt innreisende utveksling for vises også.

    Statuser for søkeren og søknaden er også informasjon som vises i denne rapporten, i den grad det er registrert i FS. Studentgrunnlaget vises om det er lagt inn, om personen er registrert med GSK-grunnlag, om søkeren er registrert som kvalifisert eller ikke, tilbudsstatus, svarstatus og om brev er sendt.

    Nederst i rapporten summeres antallet søkere per opptakstype samt antall søkere som er tatt med i rapporten totalt.

    Hvor hentes data fra?

    Data som vises i rapporten hentes i hovedsak fra opptaksmodulen, men en del grunnlagsdata om utvekslingsavtalen ligger i utvekslingsmodulen (Utvekslingsavtale samlebilde). Grunnlagsdata om søknadsalternativet finnes i Opptakstudieprogram samlebilde. Statusene for søkeren og søknaden er registrert i Søknad samlebilde.

    Mye av dataene som ligger i FS er registrert av nominator i Nomination eller av søkeren selv i Søknadsweb.

    Emneord: fs171.001
    Publisert 14. juli 2014 14:55 - Sist endret 29. mars 2022 09:06

    Stipendsøknader

    01 Stipendsøker

    I bildet Stipendsøker samlebilde registreres alle søkere til de forskjellige stipendene. Bildet finnes også i modulen Utveksling (Utveksling -> Bilder -> Stipend).

    Øvre del av bildet inneholder generell informasjon om søkeren, deriblant søkerens bankkontonummer. Søkeren registreres med fødselsnummer og fakultet/avdeling. Du kan oppgi planlagt avslutning. I forbindelse med enkelte stipendtyper er det nødvendig å registrere inntekt i inneværende år eller inntekt i søknadsåret. Antall studiepoeng kan også registreres. Det er et merknadsfelt og et felt for prosjektbeskrivelse, begge felt er på 250 tegn.

    I underbildet Søknad registrerer du detaljer rundt stipendsøknaden. Påkrevde felt er søkernr, stipendtype, år-måned og dato mottatt.

    Saksbehandleren kan også registrere poeng, J/N for om stipendet er tildelt og eventuell dato for tildeling.

    Det er et felt for når utvekslingen starter, stønadstype og fondkode.

    I de påfølgende feltene kan du gi flere detaljer angående stipendet: beløp pr. enhet, beløp stønad, antall enhet, reisestipend (beløp), refundert (beløp), Annet (beløp), utbetalt (beløp).

    I underbildet Fakultetssnitt kan en legge inn data for karaktersnitt og sum vekttall ved ulike fakulteter.

    Det er en overgangsknapp for å beregne fakultetssnitt.

    Stipendtypene defineres i bildet Stipendtype i modulen Stipend.

    Publisert 14. juli 2014 14:49 - Sist endret 29. mars 2022 09:36

    02 Stipendsøknad

    Et bilde i modulen Stipend; Stipendsøknad, inneholder mange av de samme dataene som Stipendsøker samlebilde.

    Dette bildet kan ikke brukes til å registrere nye stipendsøkere, fordi fakultetsinformasjonen ikke finnes i dette bildet. Men bildet egner seg for å gi forskjellige oversikter, for eksempel hente fram alle søknadene til en person eller alle søknader til et legat. Det kan også brukes til å legge inn nye søknader på en eksisterende søker.

    Stipendbeløptype finnes i modul Koder, meny Utveksl.

     

    Publisert 14. juli 2014 14:49 - Sist endret 29. mars 2022 09:36

    Kontaktpersoner

    01 Kontaktpersoner for avtaler

    De ulike utvekslingsavtalene kan innehold en eller flere kontaktpersoner ved de eksterne institusjonene. Det kan være nyttig å ha informasjon om disse personene samlet i bildet Sted Kontaktperson.
    I bildet Sted Kontaktperson blir kontakten registrert med stedkode og kontakttype, og i tillegg kan du legge inn periode for når vedkommende er kontaktperson. Det er også felter for å lagre informasjon om adresse, telefonnr., faksnr. og e-post. I merknadsfeltet kan du registrere kommentarer til denne kontakten.
    Dette feltet kan inneholde inntil 250 tegn.

    Kontaktpersonenes rolle spesifiseres nærmere ved hjelp av kontakttype. De ulike kontakttypene registreres i bildet Kontakttype fra modulen Koder, meny Utveksl .

    Emneord: sted_kontaktperson
    Publisert 15. juli 2014 10:46 - Sist endret 30. mars 2022 00:57

    02 Nominator

    Eksterne personer som skal registrere studenter de nominerer til innreisende utveksling via applikasjonen Nomination må registreres i FS for å få tilgang til Nomination. Mer om oppsett av Nomination, og framgangsmåte for å registrere nominatorer er beskrevet i en egen brukerhåndbok for Nomination.
     

    Bildet Nominator brukes til å aktivere eksterne personer som skal kunne nominere innreisende utvekslingsstudenter i Nomination. E-postadressen til den eksterne personen legges inn under Ekstern person i underbildet Koordinator i Utvekslingsavtale samlebilde. Når e-postadressen er registrert i Utvekslingavtale samlebilde vil den automatisk dukke opp i bildet Nominator. For at den eksterne personen skal kunne registrere innreisende utvekslingspersoner i Nomination må det settes J i feltet Aktiv (kan logge på).

    Mer informasjon om registrering av nominatorer finnes i brukerhåndboka for Nomination.

    Emneord: nominator
    Publisert 1. okt. 2014 16:32 - Sist endret 28. mars 2022 11:12

    03 Utvekslingskoordinator

    Om du ønsker å se alle koordinatorer på en avtale kan du gå til bildet Utvekslingskoordinator (Utveksling -> Bilder -> Utvekslingskoordinator), og slå opp avtalen etter avtaleid, eller søke med kriterier som Kontakttype (EKSTKOORD, INTKOORD, NOMINATOR osv.). Ved å velge kontakttype NOMINATOR kan du velge om denne skal være aktiv eller ikke ved å sette J i feltet Aktiv nominator øverst til høyre i bildet

    Publisert 30. mars 2017 11:29 - Sist endret 28. mars 2022 11:12

     

     
    Publisert 2. okt. 2014 13:08 - Sist endret 4. mai 2022 11:23