9.3 Oppfølging av søknader fra student og saksbehandler

Alle søknader som studenten oppretter på Studentweb blir umiddelbart lagret i FS. Oppfølging og behandling av sakene kan gjøres på to måter:

  1. I FS med støtte av andre verktøy
  2. I saksflytapplikasjonen Flyt

 

Oppfølging i FS

Søknder blir opprettet som ny sak i bildet Godkjenningssak samlebilde (når modulen utvides til å også gjelde andre typer søknader, vil behandlingen også foregå i andre bilder).

 

 

Bildet er utfyllende dokumentert i brukerdokumentasjonen for godkjenningsmodulen, så her nevnes det som spesielt angår søknader.

Teksten under "Søknad" er det studenten har fylt ut som grunnlag for søknaden. Dette feltet er det ikke lenger mulig for saksbehandler å endre.

I høyre del av bildet er det kommet en fane, Søknad, som inneholder opplysninger om søknaden. Den viser det eksterne stedet som studenten la til, samt søknadsteksten og dato for når søknaden ble opprettet.

Opplastet dokumentasjon ligger i fanen Dokumenter.

Det er knapp for å overføre saken til Flyt dersom den er manuelt opprettet i godkjenningsbildet, og ikke av studenten selv via Studentweb. 

Ved behandling gjennom FS, må eventuell kommunikasjon til søker (student) og nødvendig fagkompetanse gjøres utenom, f.eks. via mail. Tilhørende dokumenter må lastes inn i arkivsystem manuelt. 

Vi jobber med løsninger for varsling om innkommende saker og dokumenter. 

 

Oppfølging i Flyt

For de som tar i bruk applikasjonen Flyt, vil alle søknader som opprettes gjennom Studentweb bli automatisk overført til Flyt. Her kan sakene fordeles til saksbehandler, behandles av ansvarlig saksbehandler samtidig som saken og alle tilhørende dokumenter automatisk blir sendt til arkivsystemet. Saksbehandler kan kommunisere direkte med studenten og opprette deloppgaver som f.eks. en fagperson kan løse for å gi faglige råd til saksbehandlingen. 

Det gis varsler til alle som får tildelt saker, og når det kommer nye dokumenter eller meldinger knyttet til en sak.

Se eller brukerdokumentasjonen for Flyt.

 

 

Oppfølging fra studenten

 

Studenten kan følge status for saken på hovedsiden for Søknader. Alle pågående og ferdigbehandlete søknadssaker vises på hovedsiden i kronologisk rekkefølge, fra nyeste sak til siste.

Når studenten klikker på saken, blir den ekspandert og viser detaljer om søknaden.

 

Studenten kan sjekke status for søknaden, og har mulighet til å ettersende dokumentasjon eller trekke søknaden. Ettersending og trekk er kun mulig så lenge saken er under behandling. Når saken er ferdigbehandlet, vil det kun være mulig å lese detaljene i saken. Da er knappene for "Ettersend" og "Trekk" borte.

Hvis Flyt er i bruk, kan saksbehandler sende meldinger direkte til studenten, og studenten kan svare på disse eller selv initiere melding.

Saksbehandler kan f.eks. sende melding om at han savner opplysninger. Studenten får da det er varsel via epost, og kan gå inn på Studentweb, finne søknaden sin og gi et avklarende svar på meldingen

Meldingene samles under headingen "Dialog med saksbehandler", og dialogen blir sendt som samlet dokument til arkivet.

 

 

I noen tilfeller vil studenten ha behov for å ettersende dokumentasjon. Det kan være snakk om dokumenter som ikke var tilgjengelig da han opprettet søknaden, som saksbehandler direkte har etterlyst eller nye resultater som er tilgjengelig via Emrex. 

Studenten klikker da på knappen "Ettersend", og får anledning til å laste opp nye dokumenter, legge til dokumenter fra dokumentarkivet eller gå inn i Emrex-sekvensen igjen for å importere nye resultater. 

Siden erstatter den tidligere "Rediger"-knappen, hvor studenten måtte gjennom hele sekvensen på nytt for å legge til ny dokumentasjon.

 

 

På siden får studenten informasjon om hvilken søknad det gjelder, samt opplysninger og vedlegg som allerede ligger i søknaden. Det er knapp for å laste opp dokument, legge til en allerede opplastet fil fra dokumentarkivet og lenke til Emrex. 

Studenten klikker "Gå til alle søknader" for å komme tilbake til hovedsiden for søknader.

Ettersending er mulig så lenge saken er under behandling. Når saken er ferdigbehandlet, vil ikke lenger knappen "Ettersend" vises.

Saksbehandler vil (via Flyt) få varsel når studenten har lagt til nye dokumenter.

Publisert 16. juni 2017 09:18 - Sist endret 29. juni 2018 10:44