Overføring av saker som studenten sender inn via Studentweb blir automatisk overført til Flyt. Sakene går først fra Studentweb til FS, og deretter til Flyt.
Trinnene i saksflyten
Saksflyten går i hovedtrekk gjennom følgende trinn:
Trinn | System/app. | Handling |
---|---|---|
1 | Studentweb | Student oppretter en søknad, eks. søknad om innpassing av ekstern utdanning |
2 | FS | Søknaden lagres i FS ved at en godkjenningssak opprettes, og søknaden sendes videre til Flyt. |
3 | Flyt | Søknaden opprettes som sak i Flyt og legges til fordeling |
4 | Flyt | Saken blir fordelt til en sakseier. Hoveddokument sendes til P360. FS henter oppdatert status for sak. |
5 | Flyt | Sakseier oppretter deloppgaver knyttet til saken som skal løses av fagperson eller annen saksbehandler. |
6 | Flyt | Fagperson/annen saksbehandler løser deloppgaver. |
7 | Flyt | Sakseier skriver konklusjon/vedtak og avslutter saken. Arkivdokumenter blir opprettet og sendt til P360. |
8 | P360 | Saken avsluttes. Brev med vedtak skrives og sendes til søker fra P360. |
9 | FS | Resultat av vedtak registreres manuelt i eksternstudium, utdanningsplan mm. |
Informasjon som overføres automatisk til FS
Informasjon om saker overføres mellom FS og Flyt via en webservice, som gjennomfører to typer overføringsjobber. En overføringsjobb går hver natt, og overfører informasjon om brukere og steder fra FS til Flyt. Den andre overføringsjobben går hvert 10. minutt og overfører informasjon om saker. I tabellen under ser du hva som overføres om saker.
Hva som overføres til FS | Når det overføres |
---|---|
Informasjon om brukere og steder | En gang i døgnet, på natten. |
Ny godkjenningssak eller klagesak opprettes i FS | Når søknaden er sendt fra Studentweb |
Godkjenningssak blir oppdatert med saksbehandlers initialer, status "behandles" og Flyt-id | Når søknaden er fordelt til saksbehandler. Statusoppdateringen blir også synlig for studenten i Studentweb |
Godkjenningssak blir oppdatert med journalnummer | Når saken i Flyt er arkivert i P360 |
Merknadsfeltet i godkjenningssaken blir oppdatert med tekst fra merknadsfeltet i Flyt | Når saken er avsluttet i Flyt |