3. Brukerroller og stedtilknytning

Flyt har tre ulike brukerroller som gir personer ulike rettigheter og tilganger.

Brukerroller og tilgang til saker og deloppgaver

Flyt har tre ulike brukerroller. Disse er fordeler, saksbehandler, fagperson. Rollene gir personer ulike rettigheter og tilganger i Flyt.  

For at en sak skal kunne behandles i Flyt, må den være knyttet til et sted (institusjon, fakultet, institutt). For godkjenningssaker knyttes saken til stedet hvor studieprogrammet studenten går på er registrert. For klagesaker knyttes saken til stedet hvor emnet er registrert. 

Fordeler

Fordeler er den rollen du kan ha i Flyt som gir deg flest rettigheter. Rollen inneholder alle rettighetene som saksbehandlere og fagpersoner har, og i tillegg har den ekstra rettigheter som bare fordelere har. 

Fordeleren har ansvaret for å fordele sakene som kommer i Flyt videre til en saksbehandler, og kan sette en frist for når saken skal være ferdig behandlet. 

En fordeler får kun tilgang til saker som er knyttet til de/de stedet/stedene vedkommende er ansatt og har saksbehandlerrettigheter, og for saker som er knyttet til steder lenger ned i stedhierarkiet. Eksempelvis vil en fordeler som er ansatt ved et fakultet (184.12.0) også ha tilgang til saker knyttet til instituttene under det fakultetet (184.12.1 og 184.12.2). En fordeler kan tildele en sak til en hvilken som helst aktiv saksbehandler ved egen institusjon, og fordeleren søker opp en gitt saksbehandler etter navn. Det er altså ingen krav om at saksbehandleren må være knyttet til samme enhet i stedhierarkiet som saken tilhører. 

Saksbehandler

Saksbehandleren er den som får tildelt saker i Flyt og som skal behandle disse. Når en person med rollen saksbehandler får en sak fordelt til seg, blir vedkommende sakseier for den aktuelle saken. 

Saksbehandler kan omfordele en sak til en annen saksbehandler, sende meldinger med søkeren, opprette deloppgaver i en sak, og avslutte saken når den er ferdig behandlet.

En saksbehandler kan tildele en deloppgave til en hvilken som helst aktiv fagperson ved egen institusjon, og saksbehandleren søker opp en gitt fagperson etter navn. Det er altså ingen krav om at fagpersonen må være knyttet til samme enhet i stedhierarkiet som det saken tilhører. 

Fagperson

En fagperson skal løse deloppgaver som er opprettet under en sak. Et eksempel på en deloppgave kan for eksempel være å vurdere om et emne kan innpasses i graden til studenten eller om det overlapper med andre emner studenten allerede har tatt. En person med rollen fagperson kan ikke være sakseier (saksbehandler), men kun ansvarlig for deloppgaver under en sak.

Tildele brukerroller

De ulike rollene bestemmes av hvilke rettigheter en ansatt har i FS og FS-system. For fordeleren er også hvilken sted vedkommende er ansatt/har rettigheter relevant. Stedtilknytningen for saksbehandlere og fagpersoner er ikke bestemmende for om vedkommende kan få tildelt en sak eller deloppgave, men stedtilknytningen brukes for å vise hvor vedkommende er ansatt. 

Rolle Rettigheter i FS
Fagperson
  • personen må være registrert som aktiv ansatt på et sted i bildet Person/Fagperson i FS.
Saksbehandler
  • personen må være registrert som aktiv ansatt på et sted i bildet Person/Fagperson i FS,
  • personen må være registrert som aktiv saksbehandler saksbehandlertabellen i FS,
  • personen må være registrert med en aktiv FS-brukerkonto i FS-system.
Fordeler
  • personen må være registrert som aktiv ansatt på et sted i bildet Person/Fagperson i FS,
  • personen må være registrert som aktiv saksbehandler i saksbehandlertabellen i FS,
  • personen må være registrert med en aktiv FS-brukerkonto i FS-system,
  • personen må få tildelt brukerrollen FS_FLYT_FORDELER i FS-System.

 

Overføre/oppdatere brukere til Flyt

Nye brukere og endringer i eksisterende brukere sine roller og rettigheter overføres til Flyt gjennom en jobb som automatisk går hver natt. 

Koble personer i FS og Public 360

For at saker skal bli overført fra Flyt til Public 360 saksbehandler og søker være registrert både i fagsystemet og i arkivsystemet, og personforekomstene i de ulike systemene må kunne kobles til hverandre. Dersom det ikke finnes en kobling vil arkiveringen feile. 

Saksbehandlere kobles ved at samme e-postadresse er registrert på personens saksbehandlerforekomst i FS og i Public 360. Saksbehandler logger inn i Public 360 med Feide, så det er e-postadressen som er knyttet til Feide-kontoen til den ansatte som også må være registrert i FS.   

Studentene kobles ved at personløpenummeret fra FS er registrert på deres personforekomst i arkivsystemet.

Publisert 16. feb. 2018 14:51 - Sist endret 29. aug. 2019 10:47