Felles studentsystemNår opptaket er kjørt, ev over flere runder, er det avgjort hvem som skal få tilbud til hvilke studieplasser, hvilke søknadsalternativer som falt bort på grunn av gitte tilbud og hvem som ikke nådde opp i konkurransen og ble satt på venteliste. Det er da behov for oversikter, både for individuelle lister over hvem som havnet i de ulike gruppene, og for statistikker over hvor store disse gruppene er.
Rapporten FS101.001 Søkerliste som ble beskrevet i et tidligere avsnitt) kan også benyttes til å vise hvilke søkere som ble tildelt et bestemt resultat under opptaket. Til dette kan man benytte den generelle "Filtrer"-funksjonen etter at rapporten er kjørt ut for det opptaket og den studietypen (eventuelt alle studietyper) man er interessert i.
To andre rapporter er enda lettere å anvende for å få oversikt over hvem som fikk tilbud under et opptak.
Den generelle FS101.003 Søkerliste (omtalt i tidligere avsnitt) har "Tilbud" "Jasvar" og "Møtt" som et fast utplukksvalg, i kombinasjon med en rekke andre valg.
Rapporten FS101.009 Søkerliste - nye tilbud er laget for å vise opplysninger som er spesielt aktuelle tilbud til nye søkere.
FS101.009 Søkerliste - nye tilbud
Rapporten bestilles for et bestemt opptak, for alle studietyper som inngår eller for et enkelt søkndadsalternativ.
Rapporten tar med alle søkere som har fått tilbud (I eller S på Tilbudsstatus). Den skriver ut fnr, navn, søkernr, studieprogrammet, dato for tilbudsbrev, dato for ev informasjonsbrev (datoer hentes fra Søknadsalternativ-raden i samlebildet), tidspunkt for oppmøte og eventuelt studieavgift.
Man kan markere for at bare søkere som ikke har fått tilsendt informasjonsbrev fra lærestedet tidligere (dato for studiestart, fremmøtested osv) skal tas med på listen. Rapporten kan oppdatere feltet Dato sendt informasjon på søknadsalternativet, hvis den brukes som datagrunnlag for et informasjonsbrev til de aktuelle søkerne. Tidspunkt for oppmøte fra Opptaksstudieprogram, og eventuelt studieavgift tas med i utskriften, og disse opplysningene kan da eventuelt flettes inn i brevet.
Opptaksstudieprogrammet rangerer søkere som blir satt på venteliste i henhold til bestemte regler, fallende poengsum, loddnr. osv. Rangeringen gjøres ved hjelp av et ventelistenr., og gjelder altså alle kategorier søkere, også de som ikke rangeres etter poeng på vanlig måte.
En kan velge å oppdatere dato for når informasjonsbrev ble sendt ut.
Rapporten FS101.001 Søkerliste viser ikke ventelistenr, og kan altså ikke benyttes som oversiktsrapport for rangerte ventelister. En egen rapport er derfor laget for dette formålet, FS101.005 Søkerliste - venteliste . Den bestilles ved at man oppgir et opptak og en bestemt studietype. Hvis en ønsker oversikt over kvalifiserte som ikke har fått tilbud må en markere for Vis kun kvalifiserte uten verdi for tilbudsstatus.
FS101.005 Søkerliste - venteliste
Rapporten skriver ut fnr, navn, søkernr. eller journalnr., kvote, søknadsstatus, kvalifisertstatus, status for tilbud på spesielt grunnlag og for tilbudsgaranti, kvalifikasjonsgrunnlag, poengsum og ventelistenr.
Default er det markert for at bare søkere som har verdi på ventelistenr skal tas med.
Sorteringen er i utgangspunktet gjort etter kvote, sorteringsnr. for tilbudsstatus og ventelistenr. I tillegg er det lagt opp predefinerte sorteringsvalg for navn og for kvote, poengtall (synkende) og loddnr. (stigende). Egendefinert sortering er også mulig.
Fnr. og journalnr. kan slås av og på ved avkryssing på vanlig måte. Journalnr. erstattes med søkernr.
Filtrer-funksjonen kan benyttes på alle feltene i rapporten, enkeltvis eller i kombinasjon. Vil man f.eks. hente fram bare de 10 første på ventelisten filtrerer man på ventelistenr. mindre enn eller lik 10.
Rapporten tar ikke med søkere med verdi A, U eller N for svarstatus.
Via de generelle søkerlisterapportene FS101.001 Søkerliste og FS.101.003 Søkerliste - ulike utplukk , kan man filtrere ut dem som har takket ja til tilbudet om studieplass, men den viser ikke all informasjon som er relevant for denne gruppen. Derfor er det også laget en egen rapport, FS101.006 Søkerliste - JaSvar/Møtt/Reservert , for dette formålet.
FS101.006 Søkerliste - JaSvar/Møtt/Reservert
Denne rapporten bestilles også ved at man oppgir et opptak og en studietype. Man kan markere for Alle studietyper, alternativt Egne studietyper, eller et enkelt søknadsalternativ
Utvalget kan videre avgrenses til dem som har fått tilbud, som har gitt jasvar, har møtt eller fått reservert en studieplass.
Rapporten skriver ut fnr. navn, søkernr., tilbudsstatus, eventuelt forventet kullkode, tilbudsbrev sendt, svarfrist, infobrev sendt, begrenset studierett, vilkårskoder, opptaksbetingelser, fordeling på studiested, søknadsvalg og statsborgerskap (viser landkode).
Via Filtrer-funksjonen kan man også her hente ut alle mulige undergrupper av dem som er registrert med jasvar. Fnr. og journalnr kan slås av og på ved avkryssing på vanlig måte. Journalnr. erstattes med søkernr.
Statistiske oversikter over søkere med tilbud, jasvar, frammøte osv. for et opptak kan man kjøre ut via rapporten FS192.002 Fordeling - fylke, alder, kjønn (rapporten er beskrevet i et tidligere avsnitt).
Man markerer om rapporten skal ta med alle søkere til et gitt opptak, bare dem som har fått tilbud, bare dem som har takket ja eller bare dem som er registrert som møtt til studiestart.
Hvis man bare markerer for fylke, alder eller kjønn gir rapporten personfordelinger på disse dimensjonene. Hvis man også krysser av for Studieprogram i kombinasjon med disse, gir den fordelinger for søknadsalternativer, dvs. at samme person teller flere ganger, en gang for hvert av sine studieønsker.
Det er laget en egen venteliste for søkere til medisinstudiet FS101.008 Venteliste-medisin.
FS101.008 Venteliste-medisin
Rapporten bestilles ved at man oppgir hvilket opptak det gjelder.
I praksis kan denne bare kjøres for NOM-opptak, ettersom studietypen Medisin (0740) bare forekommer i dette. Valget av denne studietypen er "hardkodet" i rapporten, og styres ikke av brukeren.
For hver enkelt kvotetype til alle søknader med søknadstype 0740 skriver rapporten ut navn, evt fnr (valgbart), journalnr eller søkernr (valgbart), institusjonskode, poengsum, søknadsstatus, kvalifisertstatus, spesielt-grunnlag-tilbud, skal-ha-tilbudstatus, tilbudsstatus, kvalifikasjonsgrunnlag og eventuelt ventelistenr.