Felles studentsystemSøkere til lokale opptak kan laste opp dokumenter i SøknadsWeb. I Søknad samlebilde - undervindu DOK kan saksbehandler se hvilke dokumenter søkeren har lastet opp.
Søkere til et opptak kan laste opp dokumenter dersom det er åpnet for opplastning på opptakstypen.
De opplastede dokumentene vises i underbilde Dok i Søknad samlebilde.
Sperre dokumenter mot sletting
Etter at dokumentene er tatt i bruk i saksbehandlingen, bør saksbehandler sperre dokumentene mot sletting slik at søker ikke kan slette dokumentene. Det er knapp for å sperre alle dokumenter for sletting (grønn hengelås). Det kommer også spørsmål om innkomne dokumenter som ikke inngår i søknaden også skal sperres mot sletting. Dersom en svarer Ja på denne (default) så blir alle sperret, ellers er det kun dokumenter som inngår som sperres.
Ubehandlede dokumenter
I Søknad samlebilde er det en parameter Ubehandlet dokument. Når saksbehandler trykker på Godkjenn vitnemål-knappen, så settes den til N. Hvis søkeren laster opp flere dokumenter på Søknadsweb etterpå, så settes parameteren til J. Dette gjøres for alle søknader forskjellig fra NOM som er tilknyttet et opptak med J for saksbehandlingsfase og der Frist ettersending ikke er nådd enda. Ved hjelp av denne parameteren kan saksbehandlere dermed søke frem alle søkere som har ubehandlede dokmenter.
Dokumenter og tilknytning til søknad
Dokumentene som er lastet opp er lagret i personens dokumentarkiv. Siden dokumentarkivet er knyttet til personen og ikke til søknaden, så er ikke dokumentene tilordnet et bestemt opptak.
Det er mulig å angi hvilke dokumenter som skal knyttes til den enkelte søknad. I ny søknadsweb vil denne knytningen utføres når studenten selv laster opp dokumenter. Det er i tillegg lagt på et J/N-felt der saksbehandler kan angi om dokumentet er relevant for saken. Videre er det mulig å oppdatere informasjon om dokumentet direkte i søknad samlebilde (filnavn, merknad osv). Nytt merknadsfelt for saksbehandler.'
Frist for ettersending
I nedre del av bildet søknad er det et dato-felt "Frist ettersending". Denne skal overstyre fristen som er oppgitt på opptaket, kan med denne gi en senere frist (ikke tidligere). Funksjonen som markerer om det er kommet nye dokumenter på en søknad tar hensyn til evt verdi i dette feltet. Det gjenstår å oppdatere selve søknadsweb til å ta hensyn til dato-feltet.
Testing/Kontroll av at opplasting av dokumenter fungerer
Saksbehandlere kan også laste inn dokumenter ved å benytte knappen "Last inn dokument". Denne er lagt til for testing av dokumentopplasting i FS. Mange sliter med at FS feiler etter at dokumenter er lastet opp i bildet Dokumentarkiv. Denne nye dialogen er lagt til for å få testet om det er selve dokumentopplastingen som skaper problemer, eller om det er bildet Dokumentarkiv som medfører feil.
FS101.014 Behandligsdokumenter
Oversikt opplastede dokumenter kan fåes i rapport FS101.014 Behandlingsdokumenter.
Det kan være aktuelt å sende opplastede dokumenter videre, og under følger oppskrift på hvordan en kan laste ned dokumenter for alle søkere i ett opptak.
- Kjør en rapport med ønsket utplukk av søkere, for eksempel FS101.001 Søkerliste.
- Høyreklikk og velg Lagre dokumenter, da kommer du til FS216001.
- Angi en mappe for lagring, gi uttrekket et navn, marker for Søkernr og kobler til korrekt opptakstype
- Kjør rapporten .
Det blir laget en mappe for hver søker/person.
