Nomination

Nomination er en webapplikasjon som gjør det mulig for utenlandske partnerinstitusjoner å angi hvilke av deres studenter som er kandidater til å delta i utveksling på en gitt avtale med et norsk lærested.

Det forhåndsregistreres en kontaktperson for den utenlandske partnerinstitusjonen (Nominator) i FS, og denne logger seg på Nomination. Der registrer vedkommende inn de aktuelle kandidatene, og laster opp eventuelle dokumenter.

Når en utenlandsk student nå er nominert, vil hun/han få en epost om at de selv må logge seg på Søknadsweb for å fullføre en søknadsprosess. I Søknadsweb vil de få opp et lukket opptak, der se skal velge ett eller flere av søknadsalternativer som er aktuelle for den avtalen de er nominert til.

Deretter fullfører FS-saksbehandler en opptaksprosess på ordinær måte. Etter opptaket opprettes opptatte søkere som studenter og som utvekslingspersoner, via fs-rutine.

Innhold i brukerhåndboka

01 Innstilling av modulegenskaper

I bidet Webapplikasjon – Modulvalg, søk fram alle egenskaper for Nomination. Sett Modulkode og Modulvalgene til aktiv = J. Fyll ut iht. til beskrivelsen under.

 

HJELPLINK

Link til hjelpeside som vises i venstremenyen

NOMFROM

Avsenderadresse for nomniasjonsmailen som sendes til studenten. Dersom det ikke er satt i modulegenskapen, er det nominatoren som blir avsender.

OPPTAKKODE

Opptakstypekode for opptak som skal brukes for nominasjoner. For eksempel NOMINATION eller INNVEKSLING. Det er kun mulig med én opptakstypekode her. Opptakene av denne opptakstypen kan lukkes for andre enn de som er nominert (invitert). Se kap. 3.1

PASSFROM

Avsenderadresse for utsending av passordepost til brukere. Hvis ikke satt, benyttes systemadressen fra FS_SYSTEM

SOKWEBLINK

Link til søknadsweb. Benyttes i kvitteringsepost

Publisert 5. aug. 2014 11:13 - Sist endret 28. aug. 2017 13:09

02 Tekstkoder

I Webapplikasjon- tekster, søk fram alle engelske  tekster til applikasjon NOMINATION. Der ligger et ferdig utfylt default-oppsett som kan benyttes. Eller man kan tilpasse etter ønske. Marker da med 'La stå' for å hindre senere overskriving.

 

Tekstkoder

Publisert 6. aug. 2014 09:44 - Sist endret 20. aug. 2014 13:37

03 Registrere nominatorer

De personer ved de utenlandske lærestene (og evt. interne saksbehandlere) som skal logge seg inn i Nomination, må registreres i to bilder i FS. Ved første gangs pålogging, eller hvis de har glemt passord, kan de fra innloggingssiden til Nomination be om å få passord tilsendt. Dette sendes da til den forhåndsregistrerte epost-adressen

Koordinator på avtalen

Bilde Utvekslingsavtale Samlebilde – underbilde Koordinator: lag ny rad, eller registrer i eksisterende, navn og epostadresse for kontaktperson ved ekstern avtalepart. I rammen for Ekstern person.

nominator 1

 

AKtiver nominator

Modul Utveksling, bilde Nominator: epostadressen registrert i forrige punkt, blir automatisk lagt i bildet Nominator. Saksbehandler må gå inn og sette J for Aktiv (kan logge på)

nominator 2

Passord

Nominator kan (må) nå selv å bestille passord:

Bestill passord

Publisert 6. aug. 2014 12:17 - Sist endret 20. aug. 2014 13:37

04 Betingelser for hva det kan nomineres til

I underbildet Betingelse, sett på haken for 'Opptaksinfo'. Man angir så hvilke terminer det er mulig å nominere studenter på avtalen, og hvorvidt nominasjonen/oppholdet gjelder for ett eller to semestre. Eller hvorvidt nominator kan velge mellom ett eller to.

Perioden det nomineres for "havner" til slutt på Utvekslingspersonen, etter at opptaket er fullført. Det angis betingelse for hver kombinasjon av internt og eksternt sted.

 

betingelser1

 

Nominator tar først stilling til Opptakstermin:

 

Deretter legges det inn personinfo, og det gjøres valg om varighet for utvekslingen:

terminvalg11

I eksempelet over er det åpnet for å nominere bare for oppstart vår, og med varighet på ett semester.

Hvis det står J på høst i tillegg og 1-1 for antall semestre, vil nominator kunne velge mellom Høst og Vår, begge med varighet ett semester.

2-2 for antall semestre gjør det mulig kun å nominere til to semestre.

Ved 1-2 for antall semestre er opp til nominator å velge mellom varighet på ett eller to semestre:


terminvalg12

 

For å finne ut om en betingelse er gyldig:

  • Dersom opptaket er et høstopptak må en betingelse være gyldig hele eller deler av perioden 15.8 - 15.12 samme år
  • Dersom dato ikke er angitt er betingelsen gyldig. Altså dersom til-dato ikke er angitt er betingelsen gyldig for hele framtida.
  • Status må være J for høst eller vår, samt at det må være angitt antall semestre
  • Dersom det finnes flere gyldige betingelser skal vi hente ut det maksimale antall terminerav alle mulighetene. Altså, dersom en betingelse sier at man ikke har høstopptak og en annen sier at man har høstopptak blir resultatet at man har høstopptak (med de tilhørende tall for til-fra).
Publisert 6. aug. 2014 12:17 - Sist endret 20. aug. 2014 13:38

05 Gangen i nomineringen

Visningsnavn

Utvekslingsavtalen presenteres i Nomination gjennom

"Avtalenavnet - utvekslingsprogrammet - mottagende institusjon"

 

visningsnavn

 

Valg av Oppsartstermin

Nominator gjør valg for hvilken opptakstermin det nomineres for - Se bilder og betingelser i kap 4.

Valg av varighet for oppholdet

Nominator angir varigheten for utvekslingsoppholdet - Se bilder og betingelser i kap 4.

Opplasting av dokumenter

Den som nominerer kan  laste opp dokumenter knyttet til studenten. Dokumentene som lastes opp blir lagret i studentens dokumentarkiv. Disse dokumentene får Dokumenttype = Nomination

dokumenter

 

Status for de nominerte

Nominator kan følge med i Nomination, og se hvor langt de har kommet i søknadsprosessen: om de i det hele tatt har søkt i Søknadsweb, om de har fått tilbud om plass, og hvorvidt de har akseptert tilbudet:

status

 

Publisert 6. aug. 2014 12:17 - Sist endret 20. aug. 2014 13:39

06 Bakgrunnsdata i opptaksmodulen

Opptak samlebilde

For å avgrense et nominasjonsopptak til kun å være tilgjengelig for dem som er nominert, settes Krever invitasjon = J på Opptaket

kun inviterte

 

Knytning mellom utvekslingsavtale og opptakstudieprogram (søknadsalternativ)

For at de nominerte ved pålogging til Søknadsweb skal få opp de aktuelle søknadsalternativ å velge mellom (også dersom de bare har ett alternativ), må det opprettes en knytning mellom Utvekslingsavtale (som de er nominert til og blir Utvekslingsperson på) - og Opptakstudieprogram, som de selv skal søke til. Søker får ikke se andre program en der slik knyting finnes.

De Opptaksstudieprogram som i underbildet Opptakstermin i Opptakstudieprogram samlebile har et studieprogram angitt, og som også finnes i underbildet Studieprogram på Utvekslingsavtalen, vil bli presentert som søknadsalternativer. Se bildet under:

knytning til opptak

 

På den måten kan mange utvekslingsavtaler tilknyttes det samme opptakstudieprogram (som igjen munner ut i studierett på et studieprogram). Det er altså ikke påkrevet å ha ett opptakstudieprogram for hver Utvekslingsavtale ved slike "innvekslings"-opptak.

Emneord: opptak
Publisert 6. aug. 2014 12:17 - Sist endret 6. mars 2017 13:10

07 Gjennomføring av søknad i søknadsweb

Når en student blir nominert, opprettes det en søknad som ennå ikke inneholder søknadsalternativer. Søknaden opprettes i den opptakstypen som er definert i modulegenskapen, og på de opptak (høst eller vår) som nominator har valgt.

Epost til de nominerte

Ved nominasjon genereres automatisk to eposter til de nominerte. Det sendes epost til studenten 30 min etter at vedkommende ble nominert. Denne forsinkelsen er lagt inn slik at det skal være mulig å slette nominasjonen før studenten har fått beskjed.

 

Epost 1: denne inneholder informasjon om hva studenten er nominert til, søknadsfrist og "kvitteringstekst – Innledning" fra Opptak samlebilde. Det er også link til søknadsweb (hentet fra modulegenskaper) og info om at de må gå inn der og søke.


epost1

 

Epost2: denne sendes samtidig, og inneholder brukernavn og passord for pålogging til Søknadsweb. Link til Søknadsweb er med der også.

epost2

 

Registrere alternativene

Etter at studenten har lagret personopplysninger, kommer en rett til den siden for opptaket hvor vedkommende er nominert.

alternativer

 

Underbildet Søknadsalternativ i Søknad samlebilde er nå blitt fylt ut.

Publisert 6. aug. 2014 12:17 - Sist endret 20. aug. 2014 13:40

08 Fullføring av saksbehandling i FS

Når søknadene er innkommet, saksbehandles de opptaksmessig (kvalifisering, rangering, tildeling av tilbud) på samme måte som for andre lokale opptak. Dette gjennomgår ikke i denne dokumentasjon.

Informasjon i Søknad samlebilde

Ved å trykke på knappen 'hele/saml', vil det nederst i bildet fremkomme informasjon om nominasjonen: avtaler, parter, periode og hvem som var nominator.

 

FS171.001 Nominerte søkere – Kontrollrapport

Denne rapporten sammenstiller nominasjonsdata og opptaksdata, for å brukes i kontroller/oversikter. Det finnes valg for å filtrere de som faktisk har gjennomført sin søknad, og for de som kun er nominert, men ikke har lagt inn søknad.

171.001

 

Oppretting av Student og Utvekslingsperson

Rutinen 159.001 oppretter søkere som har svart ja på tilbud som studenter og som utvekslingspersoner.

Emneord: soknadl
Publisert 6. aug. 2014 12:17 - Sist endret 14. des. 2015 13:00
Emneord: nominasjon, innveksling, utveksling, Nomination
Publisert 20. aug. 2014 12:36 - Sist endret 20. aug. 2014 12:36