02 Lagre data fra bilder og rapporter på fil

Fra alle rapporter og skjermbilder kan man legge datainnholdet ut på filer på lokal maskin. Hvis bildet eller rapporten inneholder personer, kan man også lage en såkalt flettefil med personaliaopplysninger (fnr., navn, adresser) for de aktuelle personene. For alle bilder og rapporter kan man lage en ren datafil med alle dataene i en tabell, uten ledetekster o.l.

Hvordan lagre data på fil?

Velger Eksporter data i Fil-menyen, eller trykker på diskettikonet Lagre datafil. Dette åpner et bilde med flere kartotekkort for de forskjellige sortene filer man kan lage. Man må først velge ett av hovedalternativene Flettefil, Datafil eller Ascii-datafil:

Flettefil

For flettefiler (som forutsetter at man har persondata i bildet eller rapporten) kan man velge om filen skal inneholde fødselsnr. og/eller navn og/eller adresser. Velger man å ta med adresser, må man også gjennom en standard dialog for adressevalg. Dialogen for adressevalg og hvordan man bruker fnr.- og flettefiler til f.eks å produsere adresseetiketter, brev osv., er nærmere beskrevet i brukerhåndbokens del 3, Adresse- og brevløsninger.

Man kan videre velge om flettefilen skal ha Semikolon, Komma eller Tab som skilletegn.

Datafil

For datafiler kan man gjøre en rekke formateringsvalg. I tillegg til komma- eller tabulator-separasjon kan man lagre filene på formatet til de vanligste regnearkene. Man kan også få den som HTML-fil

Et spesielt format er PSR-formatet som man får ved å markere punktet Rapport. En fil som er lagret på denne måten kan man starte opp på nytt som FS-rapport, via valget PSR-rapport i Verktøy-menyen.

Krysser man av for Kolonneheading, vil øverste rad i datatabellen inneholde navnene som benyttes for de respektive feltene i FS. Hvis dataene tas opp i et regneark el. vil man altså umiddlebart se hvilke data som ligger i de ulike kolonnene. Dessuten forsvinner ikke første rad til kolonneheading.

Ascii-datafil

En Ascii-fil inneholder data i ren tekstformat, og inneholder all synlig tekst som vises i en rapport (ledetekster m.m.). Presentasjonen av innholdet ligner på en vanlig FS-rapport dersom man velger Tabulator som skilletegn.

Stedfil

Det hender også at man har lister over steder, f.eks. i forbindelse med utvekslingsavtaler. I stedet for Flettefil kan man da lage Stedfil.