13. Sakssiden - deloppgaver

Saksbehandlere kan lage deloppgaver i en sak, slik at fagpersoner og andre saksbehandlere kan gjøre deler av saksbehandlingen.

Deloppgaver bryter saken opp i mindre deler. Du kan opprette flere deloppgaver til en sak. Deloppgavene kan du gi til fagpersoner eller andre saksbehandlere på samme sted som deg. Du kan også lage deloppgaver til deg selv.

Opprette en deloppgave

Deloppgaver oppretter du ved å trykke på knappen "Ny deloppgave" på sakssiden.

Opprette en deloppgave

I dialogen som kommer opp må du fylle ut en rekke opplysninger:

  • Tittel: Tittelen er det første ansvarlige ser, så den bør være beskrivende for deloppgaven.
  • Frist: Deloppgaven kan ikke ha en frist tidligere enn dagens dato eller senere enn fristen for selve saken.
  • Ansvarlig: Ansvarlig for deloppgaven kan være en fagperson, saksbehandler eller fordeler ved det stedet saken tilhører. 
  • Beskrivelse: Beskrivelsen er den informasjonen saksbehandler gir om oppgaven til den ansvarlige som skal løse den. Det er viktig at denne er såpass utfyllende at mottakeren vet hva som er forventet at han skal gjøre.
  • Gi tilgang til vedlegg: Søkeren kan ha lastet opp en rekke vedlegg til saken. Det er ikke sikkert alle disse er relevante for den som skal løse en deloppgave. Derfor må du velge ut hvilke vedlegg som vedkommende skal ha tilgang til.

Når deloppgaven er opprettet, får den som er ansvarlig for den et varsel om det per e-post.

Oversikt over deloppgaver i en sak

Som saksbehandler har du oversikt over alle deloppgaver knyttet til saken. Du kan se detaljene til deloppgaven eller gå inn på selve oppgaven. Så lenge saken er åpen, kan du alltid opprette nye deloppgaver ved behov.

Oversikt over deloppgave i en sak

Dersom den ansvarlige for deloppgaven ikke avslutter saken selv, kan du som sakseier gå inn på deloppgaven og avslutte den selv. 

Dersom du som sakseier avslutter saken før deloppgavene er løst, får alle uløste deloppgaver status "Løst" . Du får et varsel om at det finnes uløste deloppgaver knyttet til saken før du kan avslutte den. 

 

Behandle en deloppgave

Du finner deloppgavene du har ansvar for på hovedsiden i Flyt. En deloppgave kjennetegnes ved at de inneholder tittetelen på saken de tilhører i tillegg til deloppgavens egne, klikkbare tittel. Når du klikker på tittelen overføres du til oppgavesiden.

Oppgavesiden

Oppgavesiden er på mange måter lik sakssiden, men inneholder færre detaljer og funksjoner.

 

Oppgavesiden inneholder informasjon om:

  • Overordnet informasjon 
    • Oppgavens tittel, som settes av sakseier
    • Hvilken sak oppgaven tilhører
    • Hvem som er sakseier for saken deloppgaven tilhører
    • Frist for når oppgaven skal være løst
    • Status: ny, åpen, løst. Statusen oppdateres automatisk.
  • Beskrivelse
    Her kan du se beskrivelsen som sakseier har skrevet.
  • Vedlegg
    Hvis det er gitt tilgang til vedlegg, vises disse ved siden av beskrivelsen. Når du er ansvarlig for en oppgave kan du kun se de vedleggene sakseier har gitt deg tilgang til.
  • Interne meldinger
    Meldinger fungerer på samme måte som på sakssiden, bare at her er det oppgaveansvarlig og sakseier som kan sende meldinger med hverandre. Oppgaveansvarlig sender meldingene fra oppgavesiden, og sakseier svarer på meldingene fra sakssiden. Som oppgaveansvarlig kan du ikke sende meldinger direkte til søkeren. 
  • Konklusjon
    Når du har funnet svaret på eller har gjort det som kreves for å ferdigstille deloppgaven, skriver du inn vurderingen din i feltet for konklusjon og trykker "Lagre konklusjon". 
  • Løs deloppgave
    Ved å trykke på knappen "Løs deloppgave" får oppgaven status "Løst". Etter dette kan du ikke lenger redigere deloppgaven.
Publisert 16. feb. 2018 14:51 - Sist endret 8. feb. 2019 14:20