11. Sakssiden - øverste del

Når du som saksbehandler trykker på tittelen på en sak på hovedsiden din, overføres du til sakssiden. Sakssiden inneholder opplysninger om saken og om søkeren som du trenger for å kunne behandle den, og den gir deg mulighet til å dele opp saken i deloppgaver, laste opp vedlegg i saken og sende meldinger med søkeren. 

Overordnet informasjon

  • Flyt-id, arkiv-id og overgangslenke til sak i arkivsystem
    Øverst på siden, over tittelen,  vises saksreferansene i både Flyt og arkivsystemet. Flyt-id skriver du inn i feltet for Flyt-id i FS, og slik at du kan identifisere riktig godkjenningssak og søker i FS på en sikker og enkel måte. Ved å klikke på lenken "Se sak i arkiv" blir du overført til riktig sak i arkivsystemet. 

    Arkiv-id vises også på sakssiden når saken er arkivert. Arkiv-id skrives også tilbake til godkjennings- eller klagesaken FS, i feltet journalnummer, slik at du kan finne igjen arkivsaken etter at saken er ferdig behandlet. 

  • Sakens tittel
    Tittelen genereres automatisk, og består av informasjon som overføres fra fagsystemet. Tittelen kan ikke endres.

    Titten på godkjenningssaker består av elementene godkjenningssakstype og søkers studieprogram, som overføres fra FS. Tittelen på klager på formelle feil består av klagetype og emnenavn. 
    Eksempel: Innpassing av eksterne emner eller delstudier - Bachelor i historie. 

  • Status
    Alle saker i Flyt har en av fire statuser. Statusene endres automatisk. I FS blir sakens status oppdatert med det som er tilsvarende statuskoder for godkjenning- eller klagesaker.

    • Ny: Saken er fordelt til saksbehandler, men ikke åpnet.
    • Åpen: Saken er åpnet av saksbehandler og under behandling.
    • Avsluttet: Saken er ferdigbehandlet av saksbehandler. 
    • Trukket: Saken er trukket av søker,
  • Frist
    Under tittelen ser du fristen som fordeleren har satt for når saken skal være ferdig behandlet. Sakseiere kan ikke endre fristen som er satt av en fordeler, men fristen er kun veiledende og vil ikke forhindre at saksbehandlingen kan fortsette etter at fristen har gått ut. 
  • Sakseier og å endre saksbehandler
    Ved siden av fristen ser du navnet til den som er sakseier (saksbehandler). Ved siden av navnet til sakseieren finner du en endre-knapp. Her kan du trykke for å gjøre en annen saksbehandler til eier av saken. Du kan ikke sette saken tilbake som ufordelt. 

Saksdetaljer

Saksdetaljene inneholder en rekke opplysninger om søknaden eller klagen. Opplysningene deles inn i fire kategorier: 

  • Søker: Viser navnet til den som har sendt inn saken
  • Søkt dato: Datoen for når saken ble sendt inn
  • Saksinformasjon: Hvilken informasjon som vises her vil variere avhengig av sakstype. Flyt viser her fram en sammenstilling av saksdetaljene søker oppgir i søknadsskjemaet fra Studentweb. 
  • Vedlegg: Vedleggene til saken vises med dokumenttittel, filtype og dato for når det ble lastet opp. Søkeren kan ettersende nye vedlegg i saken underveis i saksbehandlingen: Vedlegg som er nye siden sist du var inne på saken blir markert med en oransje varseltrekant. På den måten kan du enkelt se hvilke vedlegg som er nye siden sist. 

Merknadsfelt

Nederst på sakssiden har du et merknadsfelt. Her kan du skrive interne notater underveis i saksbehandlingen, og du kan skrive en avsluttende/oppsummerende kommentar om vedtaket i saken når behandlingen er ferdig. Feltet er kun et internt merknadsfelt, og det du skriver her blir ikke synlig for søker eller arkivert når du overfører saken til arkivet. Merknaden blir imidlertid overført til merknadsfeltet på godkjenningssaker i FS når du avslutter saken i Flyt. 

 

 

Publisert 16. feb. 2018 14:51 - Sist endret 26. mars 2019 13:33