9. Fordele saker

Alle saker som overføres til Flyt er ufordelte. Det vil si at de ikke har fått tildelt saksbehandler. Første steg i saksflyten er derfor at du som er fordeler logger inn i Flyt, og angir hvem som skal behandle saken.

Saker overføres til Flyt enten direkte fra Studentweb eller manuelt fra FS. Sakene dukker da opp som ufordelte saker i Flyt, og blir tilgjengelig for deg som er fordeler. Fordelere har et eget menypunkt øverst på hovedsiden sin, Saker til fordeling, og trykker her for å få en oversikt over alle ufordelte saker på sitt sted. Hvis et sted har flere fordelere, får disse samme oversikt over saker på denne siden. 

 

Oversikten over saker til fordeling viser følgende opplysninger:

  • Tittel: Denne genereres automatisk ved overføring av søknaden/klagen til Flyt. Den inneholder informasjon om sakstype og søker, og for klagesaker inneholder den også emneinformasjon. 

  • Sted: Stedet saken er tilknyttet. Det kan være nyttig å se med en gang dersom du er fordeler ved flere steder. 

  • Søker: Navnet på personen som har sendt inn saken. 

  • Søkt dato: Dato når søknaden/klagen er opprettet. Antall nye vedlegg markeres også med binders-ikon. Sakene på siden er sortert etter søknadsdato, i stigende rekkefølge. 

Fordele en sak

Du klikker på sakstittelen for å gå inn på saken og fordele den. Fordelingen består av tre steg:

  1. Sette navn på sakseier (saksbehandler). 
    I navnfeltet kan du søke med minst tre tegn for å finne en saksbehandler. Hvis det er du skal behandle saken, må du fordele den til deg selv.
     
  2. Sette frist for behandling av saken.
    Når du fordeler en sak kan du sette en frist for når saken skal være ferdig behandlet. Saksbehandler vil ikke ha mulighet til å endre denne fristen. Fristen er kun veiledende, og den vil ikke sperre for at arbeidet med en sak kan fortsette etter at fristen har gått ut.
  3. Klikk "Lagre og fordel"

    Saken er da fordelt til saksbehandler, og søknaden/klagen blir sendt til arkivering.

Omfordele en sak til ny saksbehandler

For å omfordele saken, klikker du på linken i saksnavnet. I selve saken klikker du på Endre-knappen ved siden av navnet til saksbehandleren.

 

Omfordelingen fungerer ellers på samme måte som ordinær fordeling; du endrer feltet for sakseier til den som skal ha saken og setter ny frist, dersom det er behov for det. Arkivsystemet mottar også informasjon om at saksbehandleren er endret.

Selv om du setter ny frist, vil ny saksbehandler fremdeles få varsel dersom saken er eldre enn tre uker. Eventuelle ny frist endrer ikke søkerens rett til å få tilbakemelding i løpet av en måned. 

 

 

Publisert 16. feb. 2018 14:51 - Sist endret 5. juni 2019 09:37