5. Arkivering

Flyt lager og arkiverer dokumenter underveis i saksbehandlingen, slik at saksbehandleren slipper å gjøre dette selv. 

Hvilke arkivsystemer kan brukes

Foreløpig kan Flyt kun integreres med arkivsystemet Public 360.

Dersom Flyt ikke er integrert med et arkivsystem, opprettes likevel arkivdokumentene. Disse legger seg som pdf-filer i en zip-filmappe nederst på sakssiden når en sak er avsluttet. Derfra kan filene lastes ned og flyttes over til arkivet. 

Hvilke arkivdokumenter som lages

Underveis i saksbehandlingen lager Flyt de dokumentene som skal arkiveres. Dette er dokumentene som lages:

  • Søknads- eller klagedokumentet, inkludert eventuelle vedlegg
  • Ettersendinger
  • Meldinger mellom søker/klager og saksbehandler
  • Dokumenter fra deloppgaver

Når Flyt er integrert med et arkivsystem, vil dokumentene automatisk bli arkivert. Flyt sender også med nødvendig metadata til arkivet, slik at dokumentene blir arkivert med riktig avsender, saksbehandler, stedtilknytning, arkivnøkkel og dokumentkategori. 

Når arkiveringen gjøres
Det er satt opp en webservice mellom Flyt og arkivsystemet, som overfører informasjon mellom systemene hvert 10. minutt. I tabellen under ser du en oversikt over handlinger i en sak som trigger en overføring. Når handlingen er utført, vil arkiveringen skje i løpet av de neste 10. minuttene. 

Hva som overføres til arkiv Når det overføres til arkiv
Ny sak opprettes i P360 I løpet av 10 min. fra søknaden fordeles til en saksbehandler.
Søknaden med eventuelle vedlegg I løpet av 10 min. søknaden fordeles til en saksbehandler.
Student eller saksbehandler laster opp nye vedlegg til søknaden som ettersendinger
  • Ettersendinger lastet opp samme dag som søknaden ble sendt inn, arkiveres som vedlegg til søknaden.
  • Ettersendinger som er lastet opp før saken er fordelt til en saksbehandler, men senere enn dagen søknaden ble sendt inn, samles opp og sendes til arkiv en gang per dag. 
  • Ettersendinger som er lastet opp etter at en sak er fordelt til en saksbehandler, sendes til arkivering enkeltvis i løpet av 10. min fra ettersendingen har kommet over til Flyt. Det kan derfor sendes flere ettersendingsdokumenter til arkivet samme dag.
  •  

Meldinger som sendes mellom søker og saksbehandler I løpet av 10 min. fra saken avsluttes i Flyt
Informasjon, konklusjon og meldinger om deloppgaver I løpet av 10 min. fra saken avsluttes i Flyt

Titler på arkivdokumenter

Når dokumentene som lages i forbindelse med saksbehandlingen sendes til arkivering, får dokumentene titler som er fastsatt på forhånd. 

Tittelen genereres basert på sakstittelen i Flyt, som igjen består av informasjon i felter som overføres til Flyt fra fagsystemet. 

Godkjenningssaker

Type Format Eksempel Kategori
Sak [sakstittel]  Forhåndsgodkjenning av emner til utveksling – Bachelor i historie Sak
Søknad [sakstittel]  Forhåndsgodkjenning av emner til utveksling – Bachelor i historie Inngående dokument
Ettersending Ettersending – [sakstittel]  Ettersending – Forhåndsgodkjenning av emner til utveksling – Bachelor i historie Inngående dokument
Meldinger mellom søker og saksbehandler Meldinger om sak – [sakstittel]  Meldinger om sak – Forhåndsgodkjenning av emner til utveksling – Bachelor i historie

Inngående dokument

Deloppgaver  [tittelen som sakseier gir deloppgaven i Flyt når den opprettes] – [sakstittel]  "egendefinert tittet” – Godkjenning av forkunnskaper – Bachelor i historie Internt notat

Klage på formelle feil ved eksamen

Type Format Eksempel Kategori
Sak [sakstittel]  Klage på formelle feil ved eksamen - HIS1000 Sak
Klage [sakstittel]  Klage på formelle feil ved eksamen - HIS1000 Inngående dokument
Ettersending Ettersending – [sakstittel]  Ettersending – Klage på formelle feil ved eksamen - HIS1000 Inngående dokument
Meldinger mellom klager og saksbehandler Meldinger om sak – [sakstittel]  Melding om sak – Klage på formelle feil ved eksamen - HIS1000 Inngående dokument
Deloppgaver  [tittelen som sakseier gir deloppgaven i Flyt når den opprettes] – [sakstittel]  "egendefinert tittel" – Klage på formelle feil ved eksamen - HIS1000 Internt notat

Arkiveringsfeil

Visning av feilmeldinger

Dersom det oppstår feil ved arkiveringen av dokumenter, vil du som saksbehandler kunne se feilene på to ulike steder. Du får opp en rød varseltrekant på hovedsiden, ved siden av oppføringen av saken. 

Varsel om arkiveringsfeil

Når du går inn på en sak med arkiveringsfeil vil du få opp feilmeldingene ved å klikke på "Vis mer" under overskriften "Arkiveringsfeil". 

Arkiveringsfeil

Visningen av arkiveringsfeilene inneholder informasjon om følgende: 

  • Arkiveringstype: Flyt gjenomfører tre ulike arkiveringstyper, eller arkiveringsrunder:
    • Fordeling: Første arkiveringsforsøk, som skjer når saken blir fordelt til en saksbehandler
    • Ettersending: arkiveringsforsøk som skjer når det har kommet et nytt vedlegg i saken
    • Avslutning: arkiveringsforsøket som skjer når saken er avsluttet.  
  • Første arkiveringsforsøk: viser dato og klokkeslett for når den aktuelle arkiveringstypen først ble forsøkt gjennomført.
  • Siste arkiveringsforsøk: viser dato og klokkeslett for når den aktuelle arkiveringstypen sist ble forsøkt gjennomført.
  • Feilmelding: viser feilmeldingen Flyt får tilbake fra arkivsystemet Public 360. 

Oversikt over feilmeldinger fra Public 360

Feilmelding Hva er galt Hva skal du gjøre
Feilet med å opprette sak i Public360 : Problem setting responsible person. No contact found with email: <xxx@unit.no> E-postadressen til sakseier i Flyt kan ikke kobles til en saksbehandler i arkivsystemet. Rett opp i FS og/eller Public 360 slik at sakseier i Flyt kan kobles med en saksbehandler i Public 360. 
Kunne ikke opprette ny sak. Fant ingen student med ref : <personløpenummer> Systemet klarer ikke å koble avsender av sak med en personforekomst i Public 360. Sørg for at avsender av sak er opprettet som person i arkivsystemet. 

Dersom det oppstår andre feilmeldinger enn disse, eller dersom du ikke klarer å løse problemet selv, ta kontakt fs-support på egen institusjon. FS-support på egen institusjon tar kontakt med Unit hvis behov, på e-post support@fsat.no.  

Publisert 28. sep. 2018 11:27 - Sist endret 28. juni 2019 11:28