4. Generell beskrivelse av saksflyten

Flyt skal håndtere saksflyten mellom et fagsystem og et arkivsystem. I denne dokumentasjonen er FS fagsystem og Public 360 arkivsystem.

Overføring av saker som studenten sender inn via Studentweb blir automatisk overført til Flyt. Sakene går først fra Studentweb til FS, og deretter til Flyt.

Trinnene i saksflyten

Saksflyten går i hovedtrekk gjennom følgende trinn:

Trinn System/app.  Handling
1 Studentweb Student oppretter en søknad, eks. søknad om innpassing av ekstern utdanning
2 FS Søknaden lagres i FS ved at en godkjenningssak opprettes, og søknaden sendes videre til Flyt.
3 Flyt Søknaden opprettes som sak i Flyt og legges til fordeling
4 Flyt Saken blir fordelt til en sakseier. Hoveddokument sendes til P360.
FS henter oppdatert status for sak.  
5 Flyt Sakseier oppretter deloppgaver knyttet til saken som skal løses av fagperson eller annen saksbehandler.
6 Flyt Fagperson/annen saksbehandler løser deloppgaver.
7 Flyt Sakseier skriver konklusjon/vedtak og avslutter saken. Arkivdokumenter blir opprettet og sendt til P360.
8 P360 Saken avsluttes. Brev med vedtak skrives og sendes til søker fra P360.
9 FS Resultat av vedtak registreres manuelt i eksternstudium, utdanningsplan mm. 

 

 

Informasjon som overføres automatisk til FS

Informasjon om saker overføres mellom FS og Flyt via en webservice, som gjennomfører to typer overføringsjobber. En overføringsjobb går hver natt, og overfører informasjon om brukere og steder fra FS til Flyt. Den andre overføringsjobben går hvert 10. minutt og overfører informasjon om saker. I tabellen under ser du hva som overføres om saker.

Hva som overføres til FS Når det overføres
Informasjon om brukere og steder En gang i døgnet, på natten.
Ny godkjenningssak eller klagesak opprettes i FS Når søknaden er sendt fra Studentweb
Godkjenningssak blir oppdatert med saksbehandlers initialer, status "behandles" og Flyt-id Når søknaden er fordelt til saksbehandler. Statusoppdateringen blir også synlig for studenten i Studentweb
Godkjenningssak blir oppdatert med journalnummer Når saken i Flyt er arkivert i P360
Godkjenningssak blir oppdatert med status "behandlet" Når sak er avsluttet i Flyt. Statusoppdateringen blir også synlig for studenten i Studentweb
Merknadsfeltet i godkjenningssaken blir oppdatert med tekst fra merknadsfeltet i Flyt Når saken er avsluttet i Flyt
Publisert 16. feb. 2018 14:51 - Sist endret 26. mars 2019 12:28