05 Behandle en søknad om opptak til et kurs

Saksbehandling av søknader til kurs med opptakskrav gjør du enklest i kursdeltakelsesbildet. Du kan behandle generell studiekompetanse i dette bildet. Vurdering av andre opptakskrav og eventuell rangering av søkere kan du registrere i merknadsfeltet. 

Bildet har felt for å hake av for 'Vis kun fullførte søknader'. Pr default er denne aktivert. Dersom haken fjernes vil også søknader som ikke er fullført (og som ikke kan behandles enda) vises. Disse vil vises med grå tekst for id og navn, og med rød merknad IKKE FULLFØRT SØKNAD under Meldinger. Disse vil være filtrert bort alle andre steder hvor deltakere vises (rapporter og underbilder).

Saksbehandling i bildet Kursdeltagelse

 

Feltnavn Beskrivelse
Avbruddstatus Settes til TRUKKET hvis søknaden er trukket av søker før det ble gitt tilbud. Søknaden skal da ikke behandles.
Trukket Dato for når søknaden ble trukket.
Meldes til vurdering Hvorvidt søkeren skal meldes opp til vurdering i forbindelse med kurset. For kurs der vurdering er frivillig, kan det hende opptakskravene skal behandles forskjellig for søkere som skal ta vurdering og søkere som ikke skal ta vurdering.
Merknad deltakelse Fritekstfelt knyttet til kursdeltakelsen. Dette feltet kan brukes til å skrive inn opptaksrelevant informasjon som ikke passer inn i andre felter. 

Du kan også gjøre enkel saksbehandling i etterutdanningskursbildet - underbildet Deltakere, men merk at der har du ikke mulighet til å behandle GSK og studentgrunnlag, du har ikke overgangsmuligheter til Student samlebilde og du kan ikke se dokumenter som er lastet opp.

Saksbehandling i Etterutdanningskurs samlebilde - deltakere

Opprette søker som person

Dersom du skal behandle opptaksgrunnlag eller GSK for en søker, må hun være registrert med fødselsnummer. For eventuelle norske søkere som mangler fødselsnummer, må du etterlyse dette direkte fra søkeren. For mer informasjon, se dokumentasjonen for Person.
Du kan generere et fiktivt fødselsnummer i bildet Person / Student for utenlandske søkere. Fyll ut dette nummeret i bildet Kursdeltakelse eller i Etterutdanningskursbildet - underbilde Deltakere. Dersom søkeren skal gå opp til eksamen, bør du også bestille et SNR-nummer i bildet Person / Student.  

Behandle dokumentasjon

GSK/Studentgrunnlag

I rammen GSK/studentgrunnlag behandler du opptaksgrunnlaget til kurset. Disse feltene er bare tilgjengelige for søkere som er registrert med fødselsnummer. For utenlandske søkere som har registrert seg uten norsk fødselsnummer, må du opprette et fiktivt fødselsnummer i bildet Person / student for å kunne behandle GSK og studentgrunnlag. For søkere som skal gå opp til eksamen, bør du da også bestille SNR-nummer samme sted.

Hvis feltene for GSK/Studentgrunnlag ikke er utfylt, kan du forsøke å hente et eventuelt GSK-vedtak fra Samordna opptak ved å trykke på knappen Hent GSK fra SO. Dette gjøres automatisk for søkere som registrerer seg via EVUweb. Hvis søkeren ikke er registrert med GSK-vedtak hos SO, kan du fylle ut feltene selv. Feltene er de samme som brukes ved GSK-behandling i opptaksmodulen.

Se på tidligerere avlagt høyere utdanning

Hvis kurset har opptakskrav som forutsetter at søkeren har avlagt høyere utdanning, kan du bruke overgangsknappen til Student samlebilde for å se om søkeren har avlagt utdanning ved din institusjon, eller om det eventuelt er registrert resultater fra andre institusjoner.

Øverst i høyre hjørne i Student samlebilde ser du hvor mange interne studiepoeng studenten har oppnådd, og hvorvidt det finnes eksterne resultater registrert på vedkommende.

En fullstendig oversikt over interne studiepoeng kan du få ved å trykke på overgangsknappen til FS600.001 Kar.utskr. Du finner også oversikt over alle oppnådde resultater i underbildet Vurd.prot.

Eksterne resultater kan du få opp ved å velge Person eksternstudium i nedtrekksmenyen. For mer informasjon, se dokumentasjonen om bildet Person eksternstudium.

Behandle opplastede dokumenter

For å se på eventuelle dokumenter som studenten har lastet opp via EVUweb, kan du åpne underfanen Dok. Her ser du navn på alle dokumentene som er knyttet til søknaden. Du åpner dokumentene ved å trykke på dokumentikonet. Du kan sette J/N for om dokumentene er relevante for søknaden. Dersom det har kommet inn et nytt dokument som ikke er åpnet enda, vil dette markeres med en gul varseltrekant dersom dokumentet inngår i saken.

I øverste del av bildet er det et felt for Ubehandlet dokument, som kan ha status J eller N. Dette indikerer om det har kommet nye dokumenter i søknaden som enda ikke er sett på av en saksbehandler. Feltet settes automatisk til J når søker laster opp nytt dokument knyttet til kurset i EVUweb 3, eller når et dokument knyttet til kurset settes tilbake til ulest. Feltet settes til N når alle dokumenter er åpnet. Bildet er forberedt for visning av ubehandlede resultater fra høyere utdanning og videregående utdanning, men dette er ikke vist frem enda da det ikke er lagt på koblinger for å vise denne informasjonen enda. Dette feltet, samt varseltrekanter for nye dokumenter i dok-fanen er fortsatt under utvikling, og vil først fungere skikkelig når EVUweb 3 innføres.  

Kursdeltagelse - dokumentasjon

Dersom du har åpnet et dokument, men ønsker å markere det som uåpnet igjen, kan du trykke på "Nullstill dato åpnet". Da blir dokumentene markert som ubehandlet. 

Dersom du haker av for "Detaljer" får du opp flere felter under hvert dokument. Her kan du sperre dokumentet for sletting, skrive merknader, m.m. 

Kursdeltagelse - dokumentasjon - detaljer

Du kan også bruke overgangsknappen til dokumentarkivet på høyre side av bildet. Her kan du også laste opp eventuelle dokumenter som søkeren har sendt inn på annen måte. For mer informasjon se brukerdokumentasjonen for dokumentarkivet.

Oversikt over mottatt dokumentajson

Rapporten FS431.003 Mottatt dokumentasjon gir deg oversikt over dokumentasjon som er kommet inn i søknader om kursdeltagelse. Rapporten tar med både opplastede dokumenter og mottatte resultater fra videregående og høyere utdanning. Rapporten kjøres på kurs- og tidkode, og detter kan du velge en rekke utplukk, som kun ubehandlede dokumenter/resultater, hvilke dokumenter du vil ha med (dokumenter, resultater høyere utdanning, resultater vgs), hvilke perioder dokumentasjonen har kommet innpå og utplukk for kun dokumenter som inngår i søknaden. Rapporten viser kun fullførte søknader.

FS431.001 Mottatt dokumentasjon

Mangler

Dersom søkeren ikke har levert tilstrekkelig dokumentasjon til at søknaden kan behandles, registrerer du en mangel. Dette gjøres i underbildet Mangel.

Kursdeltagelse - mangel

Når mangelen er registrert, tar du kontakt med deltageren og gir beskjed om hva som mangler. Dette kan du gjøre ved å sende et mangelbrev til deltageren.  Ved å trykke på overgangsknappen "Mangelbrev" åpnes rapporten FS432.002 Mangelbrev til kurssøker. Herfra kan du generere mangelbrev og mangele-poster til kurssøkeren, basert på forhåndsdefinerte maler. Mer informasjon om hvordan mangelbrev opprettes, finner du i dokumentasjonen om brevmodulen

Selve mangelkodene finnes i bildet Kravelement i opptaksmodulen. Det er mulig å gjenbruke de samme manglene som brukes i opptaksmodulen, eller lage nye som passer bedre til EVU-opptak.

Eventuelle ettersendingsfrister må følges opp manuelt.

Registrere konklusjoner

GSK og studentgrunnlag

Søkere som skal opprettes som studenter, må ha enten et gyldig GSK-vedtak eller et studentgrunnlag. Dette setter du nederst i kursdeltakelsesbildet.

Feltnavn Beskrivelse
Skolebakgrunn Kode for skolebakgrunn for vurdering av generell studiekompetanse
Dato Dato vedtaket ble fattet (settes automatisk, men kan endres manuelt)
Studentgrunnlag Fylles ut i stedet for GSK-grunnlag hvis opptaksgrunnlaget er noe annet enn generell studiekompetanse
GSK-grl. Kode for GSK-grunnlag
Kvalifisert Hvorvidt personen har oppnådd generell studiekompetanse. Settes automatisk til N dersom du setter en avslagskode.
Avslag Hvis personen ikke har oppnådd generell studiekompetanse, settes en passende avslagskode her i stedet for GSK-grunnlag.
VgDoknr GSK Hvis GSK-vedtaket er gjennomført ved hjelp av et elektronisk vitnemål, er vitnemålsnummeret utfylt her.

Rangering av søkere

Etterutdanningsmodulen har ingen støtte for poengberegning av søkere. Dersom det ønskes en annen form for rangering av søkere enn påmeldingstidspunkt ("førstemann til mølla"), må denne informasjonen registreres i feltet Merknad kursdeltakelse.

Avslag for ikke-kvalifiserte søkere

For søkere som fortsatt ikke er kvalifiserte etter at dokumentasjon er etterlyst og ettersendingsfrister er utløpt, setter du tilbudsstatuskode AV (avslag).

Kvalifiserte søkere

Dersom opptakskravet til kurset er GSK, er det tilstrekkelig at GSK-vedtak er utfylt. Dersom det er andre opptakskrav, må du skrive en eventuell konklusjon i merknadsfeltet, dersom det er ønskelig at kvalifiserte søkere markeres eksplisitt. Dersom alle kvalifiserte skal få opptak, kan du eventuelt sette tilbudsstatus I (innvilget) direkte for alle kvalifiserte søkere.

Emneord: kursdeltakelse
Publisert 8. juni 2018 09:29 - Sist endret 29. mars 2022 21:53