Personvernerklæring

1) Kort om RUST

RUST – register for utestengte studenter er et felles register som muliggjør effektiv og trygg formidling av vedtak om sanksjoner jf. universitets- og høgskolelovens §§3-7(8), 4-8(1) til (3) eller 4-10(3), samt informasjon om sanksjoner, mellom utdanningsinstitusjoner.

Vedtak om sanksjon knyttes til en eller flere av følgende: bruk av falskt vitnemål, forstyrrende/plagsom atferd, farlig atferd, grove brudd på taushetsplikt, grov usømmelighet i praksis eller klinisk undervisning, fusk, forsøk på fusk, medvirkning til fusk, eller utestenging etter skikkethetsvurdering.

2) Om denne personvernerklæringen

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Unit – Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning håndterer dine personopplysninger i RUST. Formålet med denne personvernerklæringen er å informere deg om hvilke personopplysninger som behandles, hvordan de behandles, hvem som er ansvarlig for behandlingen, hvilke rettigheter du har og hvem du kan kontakte.

3) Hva er personopplysninger?

Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson, jf. GDPR artikkel 4 nr. 1. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysning er om opplysningene kan knyttes til en identifisert eller identifiserbar fysisk person.

Opplysninger som alene ikke kan knyttes til en enkeltperson, kan i tilfeller hvor de forekommer sammen med andre data utgjøre en personopplysning hvis de indirekte identifiserer en person.

4) Formålet med behandling av personopplysninger i RUST

Formål

Formålet med behandling av personopplysninger i RUST er å hindre at du, i tilfeller hvor du har mistet rettigheter som følge av vedtak, får slike rettigheter ved en annen institusjon. Personopplysningene skal sørge for sikker identifikasjon av registrerte personer.

Rettslig grunnlag

Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger i RUST finnes i Forskrift om register for utestengte studenter – RUST og Lov om universiteter og høyskoler (universitets- og høyskoleloven) § 4-12.

5) Hvilke personopplysninger blir behandlet i RUST og hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?

Det finnes ingen sensitive personopplysninger i RUST.

Hvis et universitet/en høgskole har fattet vedtak om sanksjoner for deg jf. universitets- og høgskolelovens §§3-7(8), 4-8(1) til (3) eller 4-10(3), og registrert dette i det studieadministrative systemet Felles studentsystem (FS), vil dette vedtaket i flere tilfeller bli sendt til RUST.  

Når det er relevant og nødvendig, kan RUST inneholde følgende opplysninger: ditt fødselsnummer, institusjonsnummer til institusjonen du er søker/student ved, vedtakstype, vedtakets periode, lovhjemmel, studieklassifikasjon, navn på saksbehandler ved institusjonen.

Når sanksjonsperioden er utløpt blir personopplysningene dine i RUST automatisk slettet.

Hvis du i sanksjonsperioden har søkt om opptak til et annet norsk universitet/høyskole, vil personopplysningene dine bli sendt til dette universitetet/høyskolen. Noen få utvalgte personer ved denne institusjonen vil da få tilgang til dine personopplysninger. I noen tilfeller gjelder dette også dersom du er meldt opp til eksamen. Personopplysningene dine blir automatisk slettet fra institusjonens database 12 måneder etter at sanksjonsperioden er utløpt.

6) Automatisk saksbehandling

Personopplysningene dine vil ikke være gjenstand for automatisert saksbehandling eller profilering.

7) Utlevering av dine personopplysninger til andre

Utlevering eller eksport av data defineres som enhver avgivelse av data foruten til eget system/behandling eller til den registrerte selv eller noen som mottar data på dennes vegne. Unit kan utlevere eller eksportere data som inneholder personopplysninger til andre systemer, det vil si ekstern databehandler i de tilfellene der det anses som nødvendig.

Personopplysningene blir ikke utlevert til land utenfor EU/EØS, eller noen internasjonale organisasjoner.

Personopplysningene dine i RUST kan bli utlevert til følgende parter/virksomheter:

  1. Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT) ved Universitetet i Oslo (UiO)

RUST driftes av USIT ved UiO. Ansatte ved USIT som har behov for det i sin jobb vil ha tilgang til dine personopplysninger. Dette for å kunne utføre brukerstøtte og eventuell feilretting i tjenesten.

  1. Andre universiteter og høgskoler

Norske universiteter og høyskoler får kun tilgang til personopplysningene dine i tilfeller hvor du har søkt om opptak til eller ønsker å avlegge eksamen ved deres institusjon. Dette for å hindre at du, i tilfeller hvor du har mistet rettigheter som følge av vedtak, får slike rettigheter ved en annen institusjon.

8) Sikkerheten rundt dine personopplysninger

For å sikre dine personopplysninger i RUST er alle overføringer til og fra RUST krypterte. Kun et fåtall utvalgte saksbehandlere som har behov for det i sitt arbeid har tilgang til personopplysninger i RUST. Videre gjennomfører Unit regelmessig risiko- og sårbarhetsanalyser, samt testing av sikkerheten i RUST, for å sikre dine personopplysninger i RUST.

9) Dine rettigheter

Rett til informasjon og innsyn

Du har krav på å få informasjon om hvordan Unit – Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning behandler dine personopplysninger. Denne personvernerklæringen er ment å inneholde den informasjonen du har rett til å få.

Du har også rett til å se/få innsyn i alle personopplysninger som er registrert om deg ved Unit. Du har også rett til å få utlevert en kopi av personopplysninger om deg, dersom du ønsker det.

Rett til korrigering

Du har rett til å få uriktige personopplysninger om deg korrigert. Du har også rett til å få ufullstendige personopplysninger om deg supplert. Dersom du mener vi har registrert feil eller mangelfulle personopplysninger om deg, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner og evt. dokumenterer hvorfor du mener personopplysningene er feil eller mangelfulle.

Rett til å begrense behandlingen

I enkelte tilfeller kan du har rett til å kreve behandlingen av dine personopplysninger blir begrenset. Begrensning av personopplysninger vil si at personopplysningene fortsatt blir lagret, men at mulighetene for videre behandling blir begrensede.

Dersom du mener at personopplysningene er feil eller mangelfulle, eller har fremmet en innsigelse mot behandlingen (se mer om dette under), har du rett til å kreve at behandlingen av dine personopplysninger midlertidig blir begrenset. Det vil si at behandlingen blir begrenset inntil vi evt. har rettet dine personopplysninger, eller har fått vurdert om innsigelsen din er berettiget.

I andre tilfeller kan du også kreve en mer permanent begrensning av dine personopplysninger. For å ha rett til å kreve begrensning av dine personopplysninger, må vilkårene i personopplysningsloven og GDPR artikkel 18 være oppfylte. Dersom vi mottar en henvendelse fra deg om begrensning av personopplysninger, vil vi vurdere om lovens vilkår er oppfylte.

Rett til sletting

I noen tilfeller har du rett til å kreve at vi sletter personopplysninger om deg. Retten til sletting er ikke en ubetinget rett, og hvorvidt du har rett til sletting må vurderes i lys av gjeldende lover om personvern, det vil si personopplysningsloven og GDPR. Dersom du ønsker å få slettet dine personopplysninger, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner hvorfor du ønsker at personopplysningene blir slettet, og om mulig også opplyser hvilke personopplysninger du ønsker å få slettet. Vi vil da vurdere om vilkårene for å kreve sletting i loven er oppfylt. Vær oppmerksom på at lovverket i enkelte tilfeller gir oss anledning til å gjøre unntak fra retten til sletting. For eksempel vil dette være tilfelle når vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser som arkivering, forskning og statistikk.

Rett til å fremme innsigelse

Du kan ha rett til å fremme en innsigelse mot behandlingen, det vil si protestere mot behandlingen, dersom du har et særskilt behov for å få stanset behandlingen. F.eks. hvis du har et beskyttelsesbehov, fortrolig adresse, eller lignende. Innsigelsesretten er ikke en ubetinget rett, og den avhenger av hva som er det rettslige grunnlaget for behandlingen, og om du har et særskilt behov. Vilkårene går frem av GDPR artikkel 21. Hvis du fremmer en innsigelse mot behandlingen, vil vi vurdere om vilkårene for å fremme en innsigelse er oppfylt. Dersom vi kommer til at du har rett til å protestere mot behandlingen, og at innsigelsen er berettiget, vil vi stanse behandlingen og du vil også kunne kreve sletting av opplysningene. Vær oppmerksom på at vi i enkelte tilfeller likevel kan gjøre unntak fra sletting, f.eks. hvis vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser.

Rett til å klage over behandlingen

Dersom du mener vi ikke har behandlet personopplysningene på en korrekt og lovlig måte, eller hvis du mener at vi ikke har klart å oppfylle dine rettigheter, har du mulighet til å klage over behandlingen. Du finner informasjon om hvordan du kan kontakte oss under pkt. 10.

Dersom vi ikke tar klagen din til følge, har du mulighet til å fremme klagen for Datatilsynet. Datatilsynet er ansvarlig for å kontrollere at norske virksomheter overholder bestemmelsene i personopplysningsloven og GDPR, ved behandling av personopplysninger.

10) Kontakt

Behandlingsansvarlig

Kunnskapsdepartementet er behandlingsansvarlig for personopplysninger i RUST, jf. GDPR artikkel 4 nr. 7. Det daglige behandleransvaret er av Kunnskapsdepartementet delegert til Unit – Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning. Unit forvalter RUST og behandler personopplysninger i RUST på vegne av behandlingsansvarlig.

Kontaktinformasjon til Unit: +47 22 84 18 50, fs-sekretariat@fsat.no

Publisert 19. juni 2018 09:33 - Sist endret 22. juni 2018 14:56