Spørsmål og svar fra webinaret 25. okt 2017

Spørsmål fra deltakerne på webinaret om godkjenning og innpassing. Svar legges ut fortløpende (Enkelte spørsmål tar litt lenger tid å sjekke ut).

 

1) Er det mulig for alle studenter å søke om forhåndsgodkjenning i Studentweb nå? Ja, det er mulig å søke om forhåndsgodkjenning i Studentweb ved institusjoner som har aktivert dette i FS. Tjenesten aktiveres ved å dobbeltklikke i feltet Type sak i bildet Godkjenningssak samlebilde. Koden ‘FORHÅND’ settes til ‘J’ i feltet  Kan utføres via Studentweb.
2) Hvordan får man ev. vite om studenter har søkt om forhåndsgokjenning? Må det kjøres en rapport? (Tenkte da på de som søker via Studentweb). Søk i godkjenningssak samlebilde med type sak «FORHÅND» og avgrensning i Periode innkommet vil gi treff på studenter som har søkt om forhåndsgodkjenning, uavhengig om dette er gjort via Studentweb eller opprettet automatisk som følge av generering av utvekslingsperson.
Rapporten FS800.003 med hake i ‘FORHÅND’ i Type sak og ‘UBEHANDLET’ eller ‘UFORDELT’ vil også gi treff. Videre kan man begrense søknadsperioden i Periode for søknad.
3 a) Hvordan registreres det at noen har søkt via Studentweb?
Må studentene sende doble søknader? Hvem fanger opp at de har søkt?
3 b) Betyr det at saksbehandler må ha rutine på å sjekke FS? Hvor ofte?

a) Institusjonene som har aktivert forhåndsgodkjenning i Studentweb kan la studentene søke der, søknaden overføres til FS og blir synlig i godkjenningssak samlebilde.  Saksbehandler må selv søke opp studenten(e) i dette bildet (se for øvrig svar på spørsmål over).

b) Institusjonen bør ha rutiner på dette. Forhåndsgodkjenninger begrenses gjerne til perioder der studentene søker/har søkt om utvekslingsopphold i utlandet.

4) Feltet Søknad i godkjenningssak samlebilde (der teksten hentes fra Studentweb): Om studenten skriver mye - er det mulig å se hele teksten? Ja, hele søknadsteksten vises i fanen Søknad til høyre i bildet (mellom fanen Dokumenter og Saker for person).
5) Kan man laste opp dokumentasjon i forbindelse med søknad om forhåndsgodkjenning, f.eks. emnebeskrivelser fra den eksterne institusjonen? ja, om ikke studenten har lastet opp dette i Studentweb da h*n søkte (eller sendt det til saksbehandler/enhet) er det er mulig for saksbehandler å laste opp dette i dokumentarkivet til studenten (Personmodulen -> Personbilder -> dokumentarkiv).

6) Hvordan knyttes en forhåndsgodkjenning til en utvekslingsperson i etterkant?

Dersom en student ikke er opprettet i utvekslingspersonbildet, men har søkt om forhåndsgodkjenning i Studentweb registreres  uansett søknaden i godkjenningssak-bildet, da uten kobling til utvekslingsperson.
Når utvekslingsperson deretter opprettes genereres det samtidig en forhåndsgodkjenning, og man vil da få to forekomster i godkjenningssak-bildet: én fra studenten og en som er generert via utvekslingsmodulen.

Forhåndsgodkjenningen som er generert fra utvekslingsmodulen er klar til å behandles ettersom den også inneholder en kobling til Person eksternstudium, med data om den eksterne institusjonen. 

Forhåndsgodkjenningen som er opprettet på bakgrunn av søknaden fra Studentweb inneholder søknadsteksten fra studenten og ev. vedlegg dersom dette er lastet opp. I godkjenningssakbildet er derimot feltet Eksternstudium tomt. Dette innebærer at det må registreres data i Person eksternstudium manuelt: 
- Åpne bildet Person eksternstudium, trykk på ctrl + r og n for å registrere data.
- tast inn studentens førdelsnummer
- klikk på den grå firkanten (rett under Fnr:) for å søke den eksterne institusjonen studenten har søkt om forhåndsgodkjenning ved.
Husk å velge riktig institusjon, flere institusjoner har ofte flere campus osv.
- Trykk enter for å lagre. Person eksternstudium er nå opprettet.
- Gå tilbake til godkjenningssak samlebilde og slå opp studenten på nytt. Feltet Eksternstudium er nå opprettet, med navn på ekstern institusjon (og hake i feltet Inngår).

Den ene forekomsten som ikke skal behandles kan settes til 'TRUKKET', den andre behandles på vanlig måte ved å registrere forventede studiepoeng i underbildet Omfang osv. 
7) Stemmer det at institusjonene selv kan lage innpassingsregler i FS? hvordan går vi i så fall frem? Ja, i godkjenningssaker hvor det ikke kreves noen administrativ eller faglig godkjenning er det mulig å innpasse emner på bakgrunn av egne definerte innpassingsregler. Vi har laget dokumentasjon om dette på godkjenningssidene
8) Et spørsmål om andre institusjoners praksis når studenter på egen hånd ordner studieplass ett semester eller to på et utenlandsk universitet: Registrerer dere slike studenter som utvekslingsstudenter i aktuelt semester (avtaletype INDIVID), eller registrerer dere bare at de har permisjon? Flere institusjoner svarte at studenter som reiser på utveksling utenom avtaler registreres med avtaletype 'INDIVID'. 
9) Kan det opprettes godkjenningssak i Studentweb (både forhåndsgodkjenning og innpassingssak) også når studenten har en utgått studierett? Ja, studenten trenger ikke ha aktiv studierett for å sende inn søknader.
Institusjonene styrer selv tilgangen til typen søknader i bildet Godkjenningssaktype (kodemodulen -> Godkjenning -> Godkjenningsaktype).
Dersom institusjonen har åpnet for søknader via Studentweb må saksbehandler selv sjekke studentens studierett ved behandling av søknaden, og vurdere hvilke konsekvenser dette vil ha.
Publisert 20. nov. 2017 09:32 - Sist endret 20. nov. 2017 09:32